Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở luôn là chủ đề được quan tâm, nhất là giao tiếp qua email của nhân viên đến sếp hoặc từ cấp trên đối với nhân viên.   

Ở vai trò là nhà quản lý, email là một trong những công cụ quan trọng nhất để bạn trao đổi với nhân viên về các quyết định quan trọng, các sáng kiến mới và tiến trình của doanh nghiệp. Email có thể giúp tranh thủ được sự ủng hộ của nhân viên cho tầm nhìn chiến lược của bạn, nâng cao tinh thần của cấp dưới, gắn kết họ lại với nhau để đối mặt với những thách thức lớn, khiến họ cảm thấy được tôn trọng, hoặc có thể khiến nhóm của bạn cảm thấy bối rối, nản lòng và khó chịu… tùy vào cách bạn xử lý.

Với tốc độ phát triển hiện nay của công nghệ, có quá nhiều thông tin từ nhiều kênh. Vì vậy, các email của bạn phải rõ ràng, có giá trị cao và thu hút nhân viên. Để tránh những cạm bẫy của giao tiếp kém qua email, có một số cách đơn giản để làm theo, bất kể email của bạn là gửi đến một cá nhân, một nhóm hay toàn bộ nhân viên.

Thu hút sự chú ý bằng tiêu đề cụ thể

Nhân viên của bạn luôn bận rộn và bị “tấn công” bởi vô số email hàng ngày. Do đó, điều quan trọng đầu tiên là viết một dòng tiêu đề cụ thể giúp họ nhanh chóng hiểu nội dung email của bạn và khiến họ đọc nó.

Một dòng tiêu đề chung chung như “Thông báo” hoặc “Bản tin” có thể khiến email của bạn không được mở và cuối cùng bị lãng quên. Tuy nhiên, một dòng chủ đề như “Báo cáo về tiến độ thực hiện dự án X” sẽ cho nhân viên biết về nội dung và liệu họ có cần đọc tin nhắn ngay lập tức hay không. Bạn càng cụ thể, phản hồi sẽ càng nhanh.

Bắt đầu với những gì quan trọng nhất

Ngày nay, các nhân viên đã quen với việc giao tiếp nhanh chóng qua tin nhắn. Họ không đủ kiên nhẫn để lướt qua những email dài dòng, không tập trung.

Đó là lý do tại sao thông điệp của bạn phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Bạn nên nêu phần thông tin hoặc yêu cầu quan trọng trong đoạn đầu tiên, sau đó có thể đề cập đến các thông tin phụ khác. Sử dụng các gạch đầu dòng sẽ giúp email của bạn được đọc nhanh và dễ hơn. Đây là một trong những yếu tố giúp nâng cao văn hóa giao tiếp qua email.

Điều chỉnh tông giọng phù hợp

Vui lòng nộp báo cáo trước 5 giờ hôm nay.

Hãy nộp báo cáo trước 5 giờ hôm nay!!

Bạn có thể thấy rằng mỗi câu trên đây có một giọng điệu khác nhau. Nếu câu đầu tiên thể hiện sự trung lập thì câu thứ hai cho thấy sự khó chịu và không thân thiện. Vì vậy, hãy cân nhắc cách người nhận có thể cảm nhận được từ câu chữ của bạn, thậm chí là cả dấu câu. Điều này sẽ giúp văn hóa giao tiếp qua email ngày càng trở nên hiệu quả hơn.

Khi liên lạc qua email, thông tin không đi kèm với biểu hiện khuôn mặt của bạn nên nhân viên phải diễn giải. Vì vậy, hãy đảm bảo những gì bạn đang truyền đạt không khiếm nhã hoặc thô lỗ – yếu tố không thể thiếu trong văn hóa giao tiếp. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về cách diễn đạt, đừng gửi email. Hãy đến gặp nhân viên của bạn và thảo luận trực tiếp về vấn đề đó hoặc ít nhất là gọi cho họ.

Rõ ràng và đơn giản trong phong cách

Khác với một bài báo học thuật hoặc báo cáo cho cổ đông, viết mail cho nhân viên có nghĩa là bạn đang trao đổi và bạn nên có mối quan hệ cá nhân với họ. Hãy viết như bạn đang viết cho một người bạn. Hãy bình thường nhất có thể và sử dụng các từ vựng đơn giản. Không ai muốn phải mất thời gian để suy đoán ý nghĩa của các từ ngữ hoặc thuật ngữ khó hiểu.

Tránh soạn mail trên điện thoại thông minh

Nếu bạn cố gắng soạn một email trên điện thoại, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đọc lại và chỉnh sửa khi cần thiết. Thay vào đó, bạn nên sử dụng máy tính bảng hoặc máy tính.

Cân nhắc khi nào email là phương tiện tốt nhất

Sử dụng email đúng hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết của văn hóa giao tiếp qua email. Mặc dù email có thể hữu ích nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Nếu bạn đang giao nhiệm vụ cho một nhóm nhân viên thì vẫn có nguy cơ nội dung của email không hiện ra hoàn toàn và họ đã bỏ lỡ thông tin đó. Trong trường hợp này, một công cụ quản lý dự án có thể là giải pháp tốt hơn bởi bạn có thể thêm thời hạn vào lịch và nhắc nhở họ khi thời hạn kết thúc.

Nếu bạn chỉ cần đáp án nhanh cho một câu hỏi thì một nền tảng trò chuyện là rất hiệu quả. Nhân viên sẽ nhận được thông báo bất cứ khi nào bạn gửi tin nhắn và họ có thể trả lời ngay lập tức. Nếu họ đang bận thực hiện một dự án, họ có thể đặt trạng thái “Không làm phiền” và trả lời bạn sau đó.

Ngoài ra, email cũng có thể khá khô khan. Vì vậy, khi bạn muốn chúc mừng và khen thưởng các thành viên trong nhóm đã hoàn thành tốt công việc, email có lẽ không phải là phương thức giao tiếp tốt nhất.

Và tất nhiên bạn luôn có các kênh liên lạc kiểu cũ là gọi điện hoặc nói chuyện trực tiếp! Đừng phụ thuộc vào công nghệ đến mức xa rời sự tương tác của con người, vì nó là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên.

Khi bạn có nhận thức về văn hóa giao tiếp và suy nghĩ trước một chút về cách sử dụng email để giao tiếp với nhân viên, bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn. Chỉ cần nhớ rằng email của bạn phải có mục đích và không bao giờ khiến người nhận phải khó chịu.

Hảo Đặng