Nếu có một chút ít thành tích trong nghề, chắc chắn bạn sẽ nhận được nhiều thư tuyển dụng mà dân trong ngành nhân sự gọi là cold email. Đây là từ dùng để chỉ các email được gửi đến các ứng viên tiềm năng không chủ động tìm việc, tức là họ đang có công việc ổn định. Tôi cũng nhận khá nhiều email như thế.

Tôi thường gọi đùa đó các email lạnh lùng theo đúng nghĩa đen của nó bởi rất nhiều thư tôi nhận được không thuyết phục lắm, nếu không muốn nói là nó khiến người đọc cực kỳ khó chịu và đôi khi còn “hờn” sang cả người gửi và công ty.

Không biết đã bao lần tôi nói đồng nghiệp, bạn bè về các email này như một câu chuyện phím, và hôm nay xin chia sẻ qua bài viết đồng thời cũng có một vài ý kiến về cách viết email tuyển dụng không chỉ khiến ứng viên mở ra mà còn đọc toàn bộ email, thậm chí xem xét nghiêm túc đề nghị của bạn và phản hồi nhanh chóng.

Trước khi đi sâu vào vấn đề, tôi cũng muốn nói rằng chuyên môn của tôi là viết lách, chứ không phải tuyển dụng. Tôi chỉ muốn chia sẻ kinh nghiệm của mình với tư cách là người thường xuyên nhận được các “email lạnh lùng” và có chút ít kiến thức về lĩnh vực này.

“Khi gửi thư tuyển dụng cho các ứng viên, bạn cần phải suy nghĩ về cách để nổi bật và thu hút sự chú ý của họ đủ lâu để xem qua bản mô tả công việc.”

Điều đầu tiên là cho tôi biết công việc cụ thể là gì và mức lương bao nhiêu

Có đến 70% các email tôi nhận được kiểu như “Chào anh, anh có muốn tìm việc mới không? Em xin chia sẻ với anh vị trí phù hợp tại một công ty uy tín với mức lương hết sức cạnh tranh. Anh vui lòng cho em biết thời gian phù hợp để em liên hệ lại!”

Tôi thường phớt lờ các email thế này và có thể nhiều người cũng sẽ như thế. Lí do là vì tôi không nhận được bất kỳ thông tin có giá trị nào cả. Hầu hết mọi người đều sẵn sàng đón nhận cơ hội mới nếu công việc đó thực sự phù hợp. Nhưng đọc những email mơ hồ thế này thì làm sao mà xác định có hợp hay không. Tôi cũng không muốn tìm hiểu thêm về công việc ngay cả khi có một chút hứng thú ban đầu.

Thú thật rằng, nhận các email như thế khiến tôi nghĩ ngay đến một trò lừa đảo. Có thể tôi quá đa nghi nhưng một bức thư tuyển dụng mơ hồ cùng với những lời khen ngợi nồng nhiệt dành cho một công ty không tên tuổi khiến tôi cảm thấy không tin tưởng cho lắm. Càng được mô tả bằng các từ hoa mỹ đến mức khó tin thì càng khiến tôi nghi ngờ rằng công việc đó không tuyệt vời như những gì đang được nói. Ngay cả khi không lừa đảo, thì sự mơ hồ cũng có thể báo hiệu rằng công ty đó không coi trọng thời gian của người khác và đây là một dấu hiệu của sự thiếu chuyên nghiệp. Mất 5 phút cuộc đời để đọc một email vô vị không là chuyện quá lớn nhưng nhiều email như thế sẽ tạo nên ấn tượng xấu khó phai. Cho đến giờ tôi vẫn chưa nghĩ đến chuyện sẽ mở bất kỳ email nào khác từ công ty đó.

Thế nên mới thấy, lời khuyên dành thời gian để tìm hiểu về người mà bạn gửi email là rất hữu ích. Hãy đặt mình vào vị trí của ứng viên, xác định vị trí của họ, biết điều họ mong muốn, tại sao họ nên tìm vai trò mới, đặc biệt là chấp nhận những gì bạn đang cung cấp… và cố gắng mô tả rõ ràng nhất có thể. Trong một số tình huống, chẳng hạn như khi bạn là headhunter, bạn có thể không thể tiết lộ mọi thứ nhưng tối thiểu cũng nên nói rõ về công việc và lý do tại sao ứng viên nên thử sức.

Chuẩn bị cẩn thận về mặt thông tin, cho thấy sự hiểu biết về ứng viên

Bạn có cho rằng hầu hết mọi người đều đoán biết được đâu là một email được viết cho cá nhân và đâu là email gửi hàng loạt không? Tôi tin rằng có và cũng chắc chắn là họ cũng đánh giá thấp các email rõ ràng là sao chép và ít có khả năng trả lời một email giống như một chiếc áo freesize: một kích cỡ phù hợp với tất cả.

Khi gia nhập vào công ty hiện tại, tôi đã được làm việc với công ty tuyển dụng và tôi rất hài lòng về trải nghiệm ứng tuyển của mình. Bạn headhunter khiến tôi nhớ mãi khi không chỉ biết về nơi tôi làm việc trước đây mà còn đọc qua các bài viết gần đây của tôi. Bạn ấy cũng đã bày tỏ quan điểm về kinh nghiệm trước đây của tôi đã khiến tôi phù hợp như thế nào ở vai trò tương tự trong công ty hiện tại.

Bạn cũng có thể tạo được cảm xúc tích cực như bạn headhunter trong câu chuyện của tôi. Trước hết, bạn nên tự giới thiệu bản thân và công ty của mình cũng như giải thích cách bạn tìm hiểu về ứng viên. Nếu bạn đang viết thư cho ứng viên được người quen giới thiệu, hãy đề cập đến mối quan hệ chung của bạn. Hay, nếu các bạn đã từng gặp nhau tại một sự kiện, hãy nhắc cho họ nhớ.

Nếu trước đây họ đã ứng tuyển vào một vị trí khác tại công ty của bạn, hãy đề cập đến việc vị trí mới có vẻ phù hợp hơn như thế nào. Hoặc, nếu bạn chưa từng gặp họ trước đây, nhưng những dòng trạng thái của họ đã lọt vào mắt bạn, hãy nói với họ đó là lý do bạn liên hệ với họ. Bạn càng nói chi tiết về cách bạn tìm thấy họ thì bạn càng nhận được sự quan tâm từ họ.

… nhưng đừng làm mọi người sởn gai óc

Tôi từng nhận được một “email lạnh lùng” từ nhà tuyển dụng tự nhận là người hâm mộ lớn nhất của tôi và muốn giúp tôi phát triển sự nghiệp. Tôi không biết người này là ai, tôi cũng không muốn họ giúp đỡ. Mặc dù hiểu rằng đây chỉ là cách để họ thể hiện rằng tôi có đủ tiêu chuẩn và đang khen ngợi mình, nhưng tôi cũng không thể không cho rằng đó là những lời xu nịnh khó ưa. Email này còn nói rằng tôi được chọn cho vai trò Giám đốc Marketing. “U là trời”, có cái gì đó sai sai ở đây rồi.

Không chỉ tôi mà phần lớn mọi người đều có thể nhận biết đâu là lời “mật ngọt chết ruồi” đâu là lời khen thật lòng. Vậy nên chỉ nên đưa ra những lời khen chân thành và liên quan đến công việc thôi nhé.

Trải nghiệm ứng tuyển tốt nhất của tôi là khi nhà tuyển dụng minh bạch ngay từ đầu và tôi cảm thấy họ thực sự đầu tư vào việc thuyết phục tôi nhận công việc mới. Tôi và các ứng viên khác cũng vậy, chỉ muốn cảm thấy mình có giá trị và được tôn trọng. Với một chút nỗ lực nữa, thư tuyển dụng của bạn có thể làm được cả hai điều này và mang về cho bạn những tài năng hạng A.

Huỳnh Trâm