Một ngày nọ, An Nguyên – Giám đốc công ty quyết định đến thăm văn phòng làm việc của doanh nghiệp mà anh đang hợp tác. Cho đến thời điểm đó, cả hai bên chỉ làm việc qua điện thoại và email, nhưng vì sắp ký một hợp đồng có giá trị lớn nên anh muốn xem hàng tỷ đồng của mình sẽ đi đâu.

Doanh nghiệp nằm trên tầng 5 của một tòa nhà văn phòng rộng lớn nhưng không có đủ chỗ đậu xe. Những tưởng loay hoay tìm được chỗ gửi xe giữa trung tâm thành phố là đã vượt qua kiếp nạn… nhưng không. Vừa bước vào cửa, anh mới biết cần phải có thẻ thang máy mới có thể đi lên các tầng trên. Vậy là anh gọi điện hỏi thăm đối tác, đầu dây bên kia bảo sẽ có người hỗ trợ. 10 phút sau, anh cũng đến được phòng họp. Rời cuộc trò chuyện kéo dài hơn nửa tiếng, điều đầu tiên An Nguyên làm là ra ngay quán nước gần đó và “tu” hết một chai nước khoáng 500ml.

Không cần phải nói, anh đã có một trải nghiệm đầu tiên khá tệ khi đến thăm văn phòng làm việc và chắc chắn sẽ suy nghĩ lại về việc có nên ký hợp đồng tiếp theo hay không.

Qua câu chuyện trên có thể thấy, những gì khách hàng trải nghiệm khi lần đầu tiên bước vào văn phòng của bạn rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp vì chúng trở thành “điểm dừng” trong tâm trí của họ và có thể ảnh hưởng đến các quyết định sau này.

Nếu bạn muốn tạo ấn tượng với những vị khách ghé thăm văn phòng, khiến họ tin tưởng và cuối cùng ký được các hợp đồng kinh doanh béo bở, bạn phải bắt đầu bằng trải nghiệm tích cực. Chia sẻ của các nhà quản lý sau đây sẽ cho biết bạn cần làm những gì.

Giúp khách dễ dàng đến văn phòng làm việc bằng cách gửi hướng dẫn rõ ràng

Cảm tình của khách hàng về công ty bạn sẽ ngay lập tức bị “lung lay” nếu họ không thể xác định được hướng đi đến văn phòng một cách dễ dàng. Đây là điều đơn giản, tuy nhiên nó lại tạo ra sự khác biệt lớn khi nói đến trải nghiệm mà khách hàng có được khi đến thăm văn phòng của bạn.

Một vài ngày trước khi khách đến, hãy gửi cho họ một email trong đó nên bao gồm những thông tin như hướng dẫn đường đi, khu vực gửi xe, người họ sẽ gặp… Điều này đặc biệt quan trọng nếu văn phòng của bạn nằm trong khu vực khó tìm hoặc có bất kỳ đặc điểm nào có thể gây ra nhầm lẫn.

Cung cấp cho khách những hướng dẫn chi tiết trước khi họ đến không chỉ giúp họ thoải mái ngay lập tức mà còn cho thấy rằng bạn đang mong đợi họ và họ quan trọng với bạn cũng như doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang chuẩn bị đón một vị khách VIP đến từ nước ngoài hoặc thành phố khác, bạn thậm chí có thể lo việc sắp xếp xe đón họ từ sân bay hoặc nhờ ai đó trong doanh nghiệp đích thân đón họ. Nếu họ có kế hoạch lưu lại một thời gian, bạn có thể gửi thêm các đề xuất về điểm du lịch và các quán ăn, nhà hàng thú vị.

Dương Minh Tú – Sales Manager

“Ấn tượng đầu tiên tích cực với bất kỳ ai đến thăm văn phòng làm việc có thể dẫn đến một khách hàng trung thành hoặc kinh doanh lặp lại.”

Giữ văn phòng sạch sẽ và thoải mái

Chỉ cần văn phòng làm việc tươm tất, gọn gàng, có mùi thơm thoang thoảng dễ chịu (chứ không phải nồng nàn mùi thức ăn) và thực sự sạch sẽ là bạn đã bước đầu tạo ấn tượng tốt rồi, bởi vì không ai muốn dành thời gian trong một không gian mất vệ sinh cả.

Để đảm bảo mọi thứ đều chỉn chu, mình sẽ nhìn mọi thứ dưới con mắt của khách đến thăm. Chắc chắn các lối ra vào, hành lang, thang máy, cầu thang, phòng vệ sinh… đều sạch sẽ và sáng bóng rồi. Kỹ hơn một chút, mình sẽ xem sơn tường có bị bong tróc không, thảm có bị mòn không, bóng đèn có mờ không, có phải những cuốn tạp chí rách nát hai năm tuổi nằm rải rác khắp sảnh đón khách không… Công ty mình sử dụng rất nhiều cây xanh xung quanh để mang lại mảng xanh cho không gian và mình luôn đảm bảo rằng chúng không có bất kỳ chiếc lá khô nào còn sót lại.

Cũng nhờ vậy mà khách hàng nào đến thăm công ty cũng đều cảm thấy sảng khoái, dễ chịu và luôn để lại những nhận xét tích cực.

Cao Ngọc Quỳnh – Chuyên viên Hành chính Nhân sự

Đào tạo nhân viên lễ tân trở nên chuyên nghiệp và thân thiện

Không chỉ có những thay đổi mang tính vật chất mới có thể thể hiện sự chào đón nồng nhiệt đối với khách hàng. Ngay cả hành động đơn giản như mỉm cười và chào khách bằng tên cũng là một cách tuyệt vời để khiến họ ấn tượng.

Một nụ cười đơn giản có thể khiến người khác cũng mỉm cười, giảm mức độ căng thẳng, thư giãn cơ thể và giúp cải thiện tâm trạng. Nếu chỉ một nụ cười thôi mà có thể giúp khách hàng cởi mở hơn, hãy tưởng tượng điều gì có thể xảy ra nếu bạn giao tiếp bằng mắt với khách và chào hỏi bằng tên của họ? Họ sẽ vui vẻ bởi biết rằng sự hiện diện của họ được mong đợi, được chào đón và cho thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm của họ ra sao. Điều này phần nào đó sẽ thúc đẩy họ lựa chọn hợp tác kinh doanh với bạn thay vì đối thủ cạnh tranh.

Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên lễ tân chu đáo và một quy trình chào đón khách cụ thể. Bạn nên cho nhân viên lễ tân biết những mong đợi của bạn khi chào đón một vị khách đến với công ty. Ví dụ như, khi khách đến, nhân viên lễ tân cần mỉm cười và giao tiếp bằng mắt rõ ràng, sau đó là lời chào tiêu chuẩn như “Chào buổi sáng/buổi chiều – chào mừng đến với công ty…, em có thể giúp gì cho anh/chị ạ?”

Nguyễn Thị Tuyết Mai – Trưởng phòng Hành chính

Đừng để khách đến thăm trở thành “cá mắc cạn”

Khách đến nhà không trà thì bánh. Đối với mình, không có lời lẽ chào mừng nào có tác dụng khiến khách hàng cảm thấy được đối xử tử tế và giúp họ thư giãn khi đến với doanh nghiệp bằng một thức uống nào đó. Bạn không cần phải phục vụ các thức uống pha chế phức tạp. Cà phê hoặc trà vào mùa lạnh hoặc nước mát vào mùa hè sẽ phát huy tác dụng. Đây là một trong những việc dễ thực hiện nhất nhưng vì lý do nào đó mà chưa được nhiều công ty chú ý.

Bạn đã bao giờ đến một văn phòng làm việc mà ở đó bạn được mời các thức uống giải khát trong lúc chờ đợi chưa? Nếu có, có thể bạn biết sức mạnh mà chúng mang lại trong việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên như thế nào phải không? Cũng giống như bạn cảm thấy hài lòng và ấn tượng, khách hàng tiềm năng của bạn sẽ rất vui vì sự đón tiếp nồng hậu này.

Thái Bảo Trân – HR Admin

Chắc chắn rằng bạn có tất cả các thiết bị phù hợp

Không có gì tệ hơn việc đang ở giữa cuộc họp và phát hiện ra rằng máy chiếu có vấn đề hay tài liệu chưa được in. Tôi đã rơi vào tình huống này và đến giờ vẫn còn nhớ như in tiếng thở dài của khách hàng.

Vậy nên giờ đây, trước bất kỳ cuộc gặp gỡ nào với khách, tôi luôn kiểm tra để đảm bảo rằng mọi thứ cần thiết cho một cuộc họp thành công đều sẵn sàng. Xem lại chương trình cuộc họp hoặc bài thuyết trình, đảm bảo laptop hoạt động tốt, có cổng USB phù hợp sẽ giúp tôi nhận ra nếu có bất kỳ vấn đề nào xuất hiện và sớm khắc phục để chúng không xuất hiện trong quá trình tương tác thực tế.

Chuẩn bị đầy đủ cho cuộc họp giúp thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và thời gian của họ. Khi bạn chủ động lên kế hoạch cho các cuộc họp của mình thay vì đợi “nước đến chân mới nhảy”, bạn đang đặt ra một tiêu chuẩn mà khách đến thăm sẽ chú ý, tiêu chuẩn này thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn.

Nguyễn Hoàng Minh – Account Manager

Làm cho văn phòng của bạn thân thiện hơn với khách đến thăm có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện hoạt động kinh doanh. Bằng cách áp dụng những chia sẻ trên đây vào đúng tình huống, khách hàng sẽ có trải nghiệm tích cực khi đến văn phòng làm việc của bạn. Điều này tạo ra ấn tượng tốt về công ty và có thể dẫn đến nhiều hoạt động kinh doanh hơn trong tương lai.

Pha Lê