3 kỹ năng giao tiếp giúp phỏng vấn ứng viên hiệu quả hơn

Làm chủ kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết với bất kỳ ai đang làm việc trong giới tuyển dụng, bởi nó không chỉ giúp buổi phỏng vấn diễn ra thành công mà còn tạo ra mối liên kết với ứng viên khiến họ dễ dàng gia nhập đội nhóm của bạn.

Nhưng cụ thể những kỹ năng giao tiếp nào sẽ mang lại tác động tích cực này? Chị Nguyễn Thị Ngọc Diễm, người có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng và đào tạo nhân sự sẽ cho chúng ta lời giải đáp ngay sau đây. 

kỹ năng giao tiếp hiệu quả
kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp giúp phỏng vấn ứng viên hiệu quả hơn

“Việc thành thạo các kỹ năng giao tiếp quan trọng này là chìa khóa để thực hiện phỏng vấn ứng viên và cải thiện hiệu quả tuyển dụng.”

Thêm lời dẫn dắt cho các câu hỏi bạn đặt ra

Nếu như mỗi quyển sách đều cần có lời nói đầu để giúp người đọc hiểu được ý đồ của tác giả, mục đích cũng như vấn đề quan trọng mà nội dung hướng đến, thì các câu hỏi bạn đặt ra nên có một câu dẫn dắt để giải thích lí do vì sao bạn muốn hỏi điều đó. “Đây là cách giao tiếp khá hay giúp ứng viên thoải mái vì họ thấy rằng bạn không có động cơ thầm kín nào. Một chút tinh tế này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm và xây dựng được lòng tin đối với ứng viên”, chị Ngọc Diễm giải thích.

Theo chị, một câu dẫn dắt còn có thể hạn chế việc ứng viên phản đối hoặc không muốn trả lời vì giờ đây họ đã biết lý do tại sao bạn lại đặt một số câu hỏi nhất định và việc cố gắng thu thập các thông tin đó là rất quan trọng.

Chị Diễm đưa ra ví dụ, thử tưởng tượng nếu bạn là ứng viên và nhà tuyển dụng A nói với bạn rằng: “Tôi muốn chuyển hướng cuộc trò chuyện của chúng ta một chút để hiểu rõ hơn mức lương kỳ vọng của bạn và xem nó phù hợp với ngân sách cho vai trò này như thế nào. Biết về yêu cầu mức lương, chúng tôi sẽ bàn bạc cân nhắc lại hoặc có thể giới thiệu cho bạn những vị trí thích hợp hơn để tránh lãng phí thời gian của bạn. Tôi có thể hỏi bạn một vài câu liên quan đến mức lương bạn mong muốn được không?”. Trong khi đó, nhà tuyển dụng B hỏi một cách thẳng thắn rằng “Bạn muốn mức lương bao nhiêu?”. Giữa hai cách tiếp cận này, bạn nghĩ cách nào hiệu quả nhất để tạo ra môi trường an toàn mà bạn cảm thấy thoải mái khi đưa ra câu trả lời cởi mở và trung thực?

Đồng điệu với ứng viên cả về tâm trạng, mức năng lượng, ngôn ngữ nói và ngôn ngữ cơ thể

Bạn càng khiến ứng viên cảm thấy thoải mái thì buổi phỏng vấn của bạn càng trở nên hiệu quả. Nhưng kỹ năng giao tiếp nào giúp bạn khiến ai đó cảm thấy thoải mái hơn? Chị Ngọc Diễm cho biết: “Những người phỏng vấn giỏi thực hiện điều đó bằng cách linh hoạt điều chỉnh để tương thích với ứng viên từ tâm trạng đến mức năng lượng, phong cách ngôn ngữ, thậm chí cả ngôn ngữ cơ thể của họ”.

Việc điều chỉnh tông giọng và mức năng lượng của bạn sẽ tạo tiền đề cho một cuộc trò chuyện cân bằng và giúp ứng viên cảm thấy thoải mái, trong khi việc phản ánh ngôn ngữ cơ thể của họ là tín hiệu cho thấy bạn hoàn toàn tập trung vào cuộc trò chuyện, luôn lắng nghe và luôn thấu hiểu.

Khi nhận thấy có sự tương đồng lẫn sự đồng cảm, ứng viên sẽ được khuyến khích để thể hiện nhiều hơn về bản thân họ. “Điều này có nghĩa là bạn đang tạo ra một cuộc trò chuyện có chủ đích, có ý nghĩa và cuối cùng là khai sáng: bạn sẽ biết nhiều hơn về các kỹ năng, khuynh hướng, suy nghĩ và phong cách làm việc của ứng viên để đánh giá liệu họ có phẩm chất cần thiết để thành công với vai trò ứng tuyển hay không”, chị Ngọc Diễm phân tích.

Kích hoạt sức mạnh của sự tạm dừng

Chắc hẳn mọi người chúng ta đều cảm thấy sợ hãi khi cuộc trò chuyện tại một bữa tiệc, sự kiện giao lưu hay thậm chí là buổi phỏng vấn đang sôi nổi bỗng dưng im ắng không tiếng động, phải không? Nhưng đôi khi (chỉ đôi khi thôi) đây có thể là một công cụ giao tiếp hữu ích.

“Xu hướng tự nhiên của chúng ta là muốn lấp đầy khoảng lặng nên khi sự im lặng kéo dài hơn 2-3 giây chúng ta sẽ cảm thấy không thoải mái. Theo bản năng, chúng ta sẽ nói nhiều hơn để phá tan bầu không khí yên tĩnh đáng sợ đó. Ứng viên của bạn cũng không ngoại lệ. Thế nên, nếu cảm thấy họ đang giữ lại điều gì đó, bạn có thể sử dụng sức mạnh của sự im lặng ở cuối câu trả lời để khai thác thêm thông tin”, chị Ngọc Diễm gợi ý.

Bằng cách dừng lại một lúc sau khi ứng viên kết thúc câu nói, chúng ta sẽ khuyến khích họ kể cho chúng ta nhiều hơn. Điều này có nghĩa là chúng ta có thêm thông tin chất lượng hơn để có sự hiểu biết toàn diện về mọi mặt.

Không chỉ vậy, việc tạm dừng còn giúp tâm trí bạn kiểm soát lời nói của mình. Nhiều người trong chúng ta có thói quen nói ra những điều mà chưa hình dung được cách diễn đạt, dẫn đến việc nói lan man, thừa thãi và thường là vô nghĩa. Việc tạm dừng sẽ giúp đảo ngược thứ tự đó để tâm trí bạn có thời gian suy nghĩ, sắp xếp từ ngữ và ý tưởng một cách logic trước khi được nói ra. Nhờ vậy lời nói của bạn, với tư cách là đại diện của công ty, sẽ được diễn đạt tốt hơn, có sức mạnh hơn, nhận được nhiều sự chú ý hơn và nâng tầm uy tín với các ứng viên tiềm năng.

Kỹ năng giao tiếp trong buổi phỏng vấn không chỉ là nói chuyện lưu loát, đặt những câu hỏi hay, biết lắng nghe mà còn thể hiện ở những điều tưởng chừng nhỏ bé nhưng lại tác động rất lớn đến hiệu quả tuyển dụng. Bạn đã bao giờ áp dụng những bí quyết giao tiếp được chia sẻ trên đây hoặc bạn có tuyệt chiêu giao tiếp nào đã hỗ trợ đắc lực cho bạn trong quá trình phỏng vấn ứng viên, hãy chia sẻ cùng CareerLink trong phần bình luận nhé.

Huỳnh Trâm

Sao chép thành công