Từ nhân viên sang quản lý, tư duy cần thay đổi như thế nào để không “làm thay” mà vẫn giúp đội ngũ tiến bộ?

Được đề bạt từ nhân viên lên quản lý thường là một cột mốc đáng tự hào. Sau nhiều năm nỗ lực, cuối cùng bạn cũng có một chức danh mới, một đội ngũ để dẫn dắt và nhiều quyền quyết định hơn. Có thể bạn từng nghĩ: “Mình đã làm tốt công việc của mình, giờ chỉ cần tiếp tục làm tốt hơn ở một vị trí cao hơn.

Thế nhưng khi trở thành quản lý, cách tạo ra giá trị bắt đầu thay đổi. Bạn không còn chỉ chịu trách nhiệm cho phần việc của riêng mình. Kết quả của cả đội, sự tiến bộ của nhân viên, cách mọi người phối hợp và thậm chí cả những vấn đề phát sinh trong đội ngũ cũng dần trở thành một phần trách nhiệm của bạn. Và đôi khi, điều khó nhất không phải là học cách quản lý người khác mà là học cách thay đổi chính mình.

Dưới đây là 5 kiểu tư duy mà một người mới bước lên vị trí quản lý có thể cần thay đổi, hãy cùng tham khảo nhé.

Tư duy cần thay đổi khi chuyển từ nhân viên sang quản lý – quản lý hướng dẫn nhân viên

“Từ nhân viên lên quản lý, tư duy cần thay đổi để thích nghi với một vai trò không còn chỉ xoay quanh chính mình.”

Từ “Tôi làm tốt” sang “Tôi giúp đội ngũ làm tốt”

Một trong những điều khó nhất với một nhân viên giỏi khi trở thành quản lý là không còn được tự mình làm mọi thứ. Trước đây, bạn có thể xử lý một công việc rất nhanh. Bạn biết cách giải quyết vấn đề, có kinh nghiệm và thường là người mà đồng nghiệp tìm đến khi gặp tình huống khó.

Vì vậy, khi nhân viên làm chưa đúng, phản xạ đầu tiên rất dễ là“Thôi, để tôi làm cho nhanh.”

Một lần, hai lần, có thể mọi chuyện sẽ hiệu quả hơn thật nhưng nếu lần nào bạn cũng làm thay, một vấn đề khác sẽ xuất hiện. Nhân viên gặp khó khăn thì tìm bạn. Không biết quyết định thì hỏi bạn. Công việc chậm thì chờ bạn hỗ trợ. Còn bạn thì ngày càng bận rộn hơn và bạn dần trở thành người làm việc nhiều nhất trong đội thay vì người giúp đội làm việc tốt hơn.

Đó là lúc tư duy cần thay đổi. Thay vì chỉ hỏi: “Làm thế nào để tôi hoàn thành việc này tốt nhất?”, hãy bắt đầu hỏi: “Làm thế nào để nhân viên có thể tự hoàn thành việc này tốt hơn vào lần sau?”

Có thể hôm nay bạn mất thêm thời gian để hướng dẫn một nhân viên. Có thể bạn phải kiên nhẫn giải thích một vấn đề mà nếu tự làm, bạn chỉ mất 10 phút nhưng đó không phải thời gian bị lãng phí. Bạn đang dùng thời gian của hôm nay để xây dựng năng lực cho đội ngũ của ngày mai.

Từ “Tôi thành công” sang “Đội ngũ thành công”

Khi còn là nhân viên, chúng ta thường quen với việc xây dựng thành tích cá nhân: hoàn thành một dự án tốt, đạt KPI cao, được khách hàng khen ngợi, được sếp ghi nhận, được tăng lương hoặc thăng chức. Những thành quả ấy rất rõ ràng và bạn có thể nhìn thấy dấu ấn của mình trong đó.

Nhưng khi trở thành quản lý, mọi thứ bắt đầu khác đi. Bạn có thể dành rất nhiều thời gian để giao việc, hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc, giải quyết xung đột, theo dõi tiến độ và phát triển nhân viên. Trong khi đó, người trực tiếp tạo ra kết quả có thể không phải là bạn và đôi khi, bạn cần học cách vui với những thành công mà tên mình không xuất hiện ở đó. Bởi đó mới là một trong những thay đổi lớn nhất khi bước vào vai trò quản lý.

Thành công của bạn không nhất thiết phải được thể hiện bằng việc bạn làm tốt điều gì mà nằm ở đội ngũ đã làm tốt hơn như thế nào nhờ sự dẫn dắt của bạn.

Từ “Đưa ra đáp án” sang “Giúp nhân viên tự tìm ra câu trả lời”

Người mới làm quản lý thường có một lợi thế rất lớn, đó là kinh nghiệm nhưng đôi khi chính thứ từng giúp bạn trở nên giỏi lại có thể khiến nhân viên khó trưởng thành. Khi nhân viên hỏi, bạn trả lời ngay. Mọi việc được giải quyết rất nhanh và bạn thấy nhẹ đầu vì vấn đề đã được xử lý. Nhân viên cũng thấy yên tâm vì luôn có người đứng phía sau. Nhưng vài tháng sau, những câu hỏi tương tự lại xuất hiện.

Lúc này, có lẽ vấn đề không hoàn toàn nằm ở việc nhân viên thiếu năng lực mà do cách chúng ta quản lý đã vô tình khiến họ quen với việc chờ câu trả lời thay vì tự tìm kiếm câu trả lời.

Một nhà quản lý tốt không nhất thiết phải là người có câu trả lời nhanh nhất. Đôi khi, họ là người biết đặt đúng câu hỏi: Theo em thì có những phương án nào? Nếu tự quyết định, em sẽ chọn phương án nào? Vì sao? Rủi ro của lựa chọn đó là gì? Nếu lần sau gặp tình huống tương tự, em nghĩ mình có thể xử lý thế nào?.

Những câu hỏi ấy có thể khiến một vấn đề mất thêm vài phút để giải quyết hôm nay nhưng đổi lại, nhân viên có thêm một lần được suy nghĩ, được tự quyết định, được học từ chính lựa chọn của mình. Và sau nhiều lần như thế, bạn sẽ nhận ra một điều rất đáng giá: Bạn đang tạo ra những người ngày càng đủ năng lực để không cần mình trong mọi quyết định.

Quản lý lắng nghe đội ngũ – được tin tưởng và tôn trọng

Từ “Được yêu quý” sang “Được tin tưởng và tôn trọng”

Khi còn là đồng nghiệp, mọi thứ có thể khá đơn giản. Bạn có thể cùng nhau ăn trưa, trò chuyện, chia sẻ chuyện công việc, giúp đỡ nhau và đôi khi than thở về những chuyện xảy ra trong công ty. Nhưng khi bạn trở thành quản lý của chính những người từng làm việc ngang hàng với mình. Mối quan hệ lúc đó bắt đầu thay đổi.

Bạn sẽ phải giao những công việc mà họ không thích. Bạn sẽ phải góp ý khi họ làm chưa tốt. Bạn có thể phải từ chối một đề xuất. Có những quyết định bạn đưa ra mà không phải ai cũng đồng tình. Và đây là lúc bạn sợ làm mất lòng mọi người.

Thế nhưng quản lý không phải là một cuộc thi xem ai được yêu thích nhất. Bạn có thể là một người quản lý dễ gần, cởi mở và được nhân viên quý mến nhưng bên cạnh đó, điều quan trọng hơn vẫn là sự tin tưởng và tôn trọng.

Nhân viên có thể không thích một quyết định của bạn, nhưng họ hiểu vì sao bạn đưa ra quyết định đó. Họ có thể không đồng ý với bạn, nhưng vẫn tin rằng bạn lắng nghe và đối xử công bằng. Họ có thể thất vọng khi nhận một lời góp ý, nhưng vẫn biết rằng bạn đang góp ý vì muốn họ tốt hơn chứ không phải để hạ thấp họ. Đôi khi, trách nhiệm của bạn là nói điều cần nói, làm điều cần làm và đưa ra quyết định phù hợp, ngay cả khi điều đó không khiến bạn trở thành người được yêu thích nhất trong phòng.

Từ “Hoàn thành phần việc” sang “Chịu trách nhiệm về kết quả”

Đây có lẽ là thay đổi lớn nhất khi bước từ vai trò nhân viên sang quản lý.

Khi còn là nhân viên, bạn có thể chỉ cần hoàn thành phần việc của mình là xong nhưng khi trở thành quản lý, câu chuyện không còn dừng ở việc ai đã làm phần việc của mình hay chưa. Nếu nhân viên không hoàn thành, bạn cần tìm hiểu tại sao. Nếu KPI không đạt, bạn cần nhìn lại mục tiêu, nguồn lực, năng lực và cách triển khai. Nếu một lỗi liên tục lặp lại, thay vì chỉ hỏi ai làm sai, bạn cần nhìn rộng hơn điiều gì đang khiến kết quả chưa đạt.

Đó là lúc tư duy của người thực thi bắt đầu chuyển sang tư duy của người chịu trách nhiệm về kết quả. Điều này không có nghĩa là quản lý phải nhận mọi lỗi về mình mà là khi đứng ở vị trí quản lý, bạn cần hiểu rằng mình có trách nhiệm tạo ra những điều kiện đủ tốt để đội ngũ có thể hoàn thành công việc.

Tư duy cần thay đổi khi chức danh thay đổi. Đó là bước đầu tiên để bạn chuyển từ một người hoàn thành công việc thành một người biết tạo ra ảnh hưởng tích cực cho cả đội ngũ. Nếu một ngày nào đó, khi nhân viên có thể tự quyết định, tự giải quyết vấn đề và tiến về phía trước ngay cả khi không có bạn bên cạnh, đó chính là lúc bạn biết mình đang làm tốt vai trò của một người quản lý.

Oanh Trần