Trải qua quãng thời gian cống hiến tận tâm, bất kì nhân viên nào cũng muốn mở rộng cơ hội sự nghiệp thông qua đề nghị thăng chức. Tuy nhiên, ước muốn này sẽ bị hoãn lại bởi vài “cái khó” tiêu biểu như: chưa đủ kinh nghiệm, cơ chế nhân sự đã đầy hoặc vị trí mới chỉ được triển khai trong tương lai.

Tất nhiên, từ chối với lý do chính đáng là chuyện hiển nhiên. Nhưng nếu cấp trên thiếu tinh tế trong hồi đáp thì sẽ dễ khiến nhân viên dưới trướng có cái nghĩ tiêu cực về chuyện tế nhị này. Từ đó dẫn đến nhiều rắc rối như sụt giảm tinh thần làm việc, sứt mẻ quan hệ thậm chí là “dứt áo ra đi” không thể cứu vãn.

Vì vậy, đưa ra lời từ chối khéo léo là điều quan trọng với bất kỳ người cấp trên nào và bạn sẽ làm được với 5 bước gợi ý sau đây.

Tìm hiểu rõ về căn nguyên của đề xuất thăng chức

Thăng chức là một vấn đề nhạy cảm và không phải ai cũng tùy tiện có đề xuất này. Nên ở cương vị sếp thì bạn không nên võ đoán một cách tiêu cực về chuyện thăng chức của cấp dưới. Thay vào đó, bạn nên đặt bản thân vào vị trí của nhân viên nhằm tìm hiểu về căn nguyên thực sự.

Từ đó, lời từ chối của bạn mới có đủ “sức mạnh” thuyết phục. Bởi vì không phải nhân viên nào cũng chỉ chăm chăm vào lương bổng mà biết đâu họ còn có những khúc mắc khác. Việc tìm hiểu thì không quá khó khăn khi bạn chủ động dành nhiều thời gian để tâm quan sát nhân viên trong công việc/cuộc họp/tiệc offline cũng như khéo léo “moi” thông tin từ tập thể.

Chuẩn bị kỹ càng về cuộc trao đổi với cấp dưới

Sau khi bạn đã nắm chắc được đâu là “ngọn ngành” dẫn đến đề xuất thăng chức thì điều tiếp theo là sự chuẩn bị kỹ càng về cuộc trao đổi “tế nhị” với cấp dưới. Bởi bạn không thể nào chỉ bâng quơ đôi câu về lý do, sau đó vỗ vai, bắt tay và đưa ra lời hứa hẹn trong tương lai. Tệ nhất là bạn chỉ gửi kết quả phản hồi qua email – một hành động vô cùng thiếu tôn trọng.

Đặt bản thân vào quan điểm của cấp dưới thì họ sẽ cần một lời giải thích rõ ràng, chi tiết về chuyện “tại sao không”. Giả sử như trường hợp cấp dưới yêu cầu thăng chức vì “so bì” vị trí với nhân viên mới (hoặc nhỏ tuổi hơn), thì bạn phải tinh tế nói về điểm khác nhau giữa hai người. Vì thế, sự chuẩn bị chu đáo sẽ đem giúp cho bạn thỏa đáp được vấn đề mà không sợ “vạ miệng” hoặc mất kiểm soát với các câu hỏi hóc búa bất ngờ từ cấp dưới.

Sắp xếp cuộc nói chuyện minh bạch và kín kẽ

Bất kì ai cũng đặt danh dự lên đầu và muốn nhận sự quý mến từ mọi người. Do vậy, với vấn đề “tế nhị” này thì bạn cũng nên có cách giải quyết vô cùng “tôn trọng”. Sẽ thật không hay nếu bạn nói “không” về thăng chức của cấp dưới trong cuộc họp đông người hoặc mời nhân viên vào phòng riêng nhưng vô ý để cửa mở.

“Tốt khoe xấu che” nên bạn hãy hẹn nhân viên vào một thời gian xác định, và địa điểm tốt nhất là phòng làm việc riêng. Từ đó, cả hai sẽ cảm thấy thoải mái khi trao đổi về những điều xoay quanh câu hỏi “tại sao”. Ngoài ra, bạn cũng cần minh bạch và chi tiết những thông tin cần thiết để nhân viên hiểu về quyết định “không như ý”. Bởi sự úp mở sẽ để lại nhiều nghi hoặc và dễ làm người khác hiểu sai lý do của bạn.

Từ chối nhưng không quên “lời hứa hẹn”

Sau cuộc trao đổi tích cực và nhân viên cũng thông hiểu rõ về lý do cái “lắc đầu” thì bạn đừng quên nói những “lời hứa hẹn” về sự thăng tiến. Bởi nếu nhân sự có năng lực thật sự và trường hợp lần này là dạng “đúng người – sai thời điểm” thì trước sau bạn cũng phải chấp nhận đề xuất thăng chức.

Thêm nữa, việc nhắc khéo về tương lai phát triển sẽ là “một mũi tên trúng hai nhạn”. Một mặt thì điều này sẽ giúp bạn giữ được cái tiếng “thơm” về sự ân cần quan tâm nhân viên, mặt còn lại thì khiến cho đối phương cảm thấy rằng “con đường” vẫn còn tươi sáng. Tuy nhiên bạn nên lưu ý kiểm soát “lời nói” trong phạm vi để tránh trường hợp “lời nói gió bay”.

Quan sát tình hình sau khi nói “không”

Dù nhân viên có hiểu rõ lí do và chấp nhận quyết định nhưng không đồng nghĩa rằng họ hoàn toàn hài lòng. Thực tế, việc bị khước từ cơ hội là chuyện “khó chấp nhận” trong nhất thời và sẽ làm giảm phần nào nhiệt huyết trong công việc.

Do vậy, bạn cần đề phòng sự bất ngờ “rời bến” hoặc giảm chất lượng công việc vì yếu tố tâm lý bằng cách theo dõi sát sao tình hình. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng “chữa lành” mối quan hệ cũng như bảo đảm tiến độ công việc của nhân viên và tập thể. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu tâm về phương án thay thế hợp lý nếu mọi chuyện thật sự không thể hàn gắn.    

Trung Thành