Điều khoản tham chiếu là gì trong quản lý dự án?

By CareerLinkĐăng ngày:

Điều khoản tham chiếu là gì? Điều khoản tham chiếu là một tài liệu cấp chiến lược xác định các nhiệm vụ và công việc cần thiết của một nhà thầu dự án, đồng thời nêu bật nền tảng và mục tiêu của dự án ở cấp cao.

Điều khoản tham chiếu cũng nêu rõ các hoạt động đã lên kế hoạch, đầu vào và đầu ra dự kiến, ngân sách dự án, lịch trình làm việc và mô tả công việc. Nó được sử dụng để đánh giá về hiệu quả hoạt động của các nhà thầu, nhà tư vấn, chuyên gia và các bên liên quan khác của dự án.

Điều khoản của một dự án cung cấp mô tả rõ ràng về các thông tin quan trọng sau:

  • Cơ sở lý luận của việc thực hiện dự án;
  • Phương pháp đề xuất của quản lý dự án cùng với các kế hoạch làm việc và lịch trình hoạt động;
  • Các yêu cầu về nguồn lực dự kiến, chủ yếu liên quan đến nhân sự;
  • Các quy tắc và yêu cầu báo cáo.

“Điều khoản tham chiếu là một mô tả về công việc kỹ thuật liên quan đến một dự án, hoặc một phần của dự án.”

Các yếu tố nên có trong điều khoản tham chiếu là gì?

Cơ sở

Bối cảnh của một dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan về lý do tại sao thực hiện dự án. Mục đích là cung cấp cho người đọc một lời giải thích ngắn gọn về sự cần thiết đằng sau dự án.

Phần cơ sở của điều khoản tham chiếu thường bao gồm các vấn đề sau:

  • Mô tả dự án trong bối cảnh kinh doanh liên quan;
  • Nêu vai trò chung của các bên liên quan trong việc thực hiện các hoạt động của dự án;
  • Làm nổi bật tổng quan ngắn gọn về dự án.

Mục tiêu

Mục tiêu của điều khoản tham chiếu là gì? Mục này cần đề cập đến thành tựu mong muốn ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời dự án. Nó cũng phải nêu rõ các mục tiêu chính của dự án, những mục tiêu này phải đạt được khi hoàn thành dự án thành công.

Các khó khăn có thể gặp phải

Bất kỳ dự án nào cũng liên quan đến một số vấn đề và các lĩnh vực có vấn đề phải được giải quyết để dự án được thực hiện suôn sẻ. Các vấn đề là các điểm thảo luận hoặc tranh chấp trong suốt vòng đời của dự án. Chúng bao gồm bất kỳ mối quan tâm, truy vấn, yêu cầu thay đổi hoặc bất kỳ điều gì khác yêu cầu giải quyết trong quá trình thực hiện dự án. Các vấn đề chưa được giải quyết có thể khiến dự án thất bại.

Phương pháp thực hiện

Phương pháp thực hiện mô tả cách chính để thực hiện dự án, bao gồm các mục:

  • Các giai đoạn chính của quá trình thực hiện dự án;
  • Mức độ cần thiết của sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo việc thực hiện suôn sẻ;
  • Nội dung và thời hạn của các hoạt động và nhiệm vụ của dự án;
  • Các công cụ thu thập thông tin được sử dụng trong suốt dự án cho mục đích giám sát.

Chuyên môn

Mục chuyên môn ghi lại các yêu cầu chuyên môn đối với các cá nhân và nhóm liên quan đến việc thực hiện dự án. Nó sẽ là cơ sở để xây dựng đội ngũ, bao gồm đào tạo và đánh giá kỹ năng, bao gồm những điều sau:

  • Loại công việc liên quan đến dự án;
  • Loại kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc dự án;
  • Số lượng các cá nhân liên quan, bao gồm mô tả về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các thuộc tính nghề nghiệp khác của họ;
  • Số năm kinh nghiệm của mỗi thành viên trong nhóm;

Báo cáo

Mục báo cáo cung cấp thông tin có giá trị về hiệu suất dự án trong một thời hạn nhất định. Báo cáo là một quá trình bắt đầu sau khi một dự án được khởi chạy và tiếp tục cho đến khi dự án hoàn thành và sản phẩm được bàn giao. Các yêu cầu về báo cáo sẽ xác định cách viết và gửi báo cáo dự án và những thông tin cần đưa vào.

Phần báo cáo trong điều khoản tham chiếu phải chỉ rõ các yêu cầu đối với quy trình báo cáo và có thể bao gồm các chi tiết về:

  • Mục lục cho báo cáo dự án;
  • Quy tắc soạn phụ lục;
  • Báo cáo mẫu;
  • Ngôn ngữ được sử dụng trong báo cáo;
  • Các chương trình phần mềm máy tính được sử dụng;
  • Ngày nộp báo cáo;
  • Người chịu trách nhiệm báo cáo và phê duyệt;
  • Các thông tin khác, chẳng hạn như số lượng bản sao sẽ được tạo, trách nhiệm tạo và trình bày báo cáo…

Kế hoạch làm việc

Kế hoạch làm việc là một loại chiến lược nhằm giúp giải quyết các vấn đề trong suốt một dự án và thúc đẩy sự tập trung và động lực của nhân viên. Nó xác định những hành động cần được thực hiện để bắt đầu, thực hiện và hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định với ngân sách xác định. Nó thường được sử dụng như một hướng dẫn chung để phát triển một kế hoạch thực hiện dự án.

Phần kế hoạch làm việc của điều khoản tham chiếu phải đưa ra các hoạt động và các nguồn lực cần thiết cần thiết để đạt được kết quả và mục đích của dự án. Do đó, nó nên bao gồm một bản tóm tắt về công việc dự kiến và lịch trình thời gian, dựa trên những điều sau:

  • Phân tích các vấn đề;
  • Phương pháp thực hiện đề xuất;
  • Các yêu cầu báo cáo;
  • Nguồn tài chính được cấp cho dự án.

Trên đây là chia sẻ về điều khoản tham chiếu là gì? Bạn có sử dụng điều khoản tham chiếu cho các dự án của mình không? Bạn bao gồm các mục nào trong điều khoản tham chiếu, hãy chia sẻ cùng CareerLink nhé.

Trâm Nguyễn

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công