Onboard là gì? Quy trình Onboard hiệu quả cho nhân viên mới

By CareerLinkĐăng ngày:

Bạn có bao giờ tự hỏi, tại sao một số nhân viên mới lại nhanh chóng được giao những dự án quan trọng và thăng tiến vượt trội? Bí quyết nằm ở quá trình onboard. Để hiểu onboard là gì và có vai trò gì với nhân viên mới, hãy đọc ngay nội dung sau đây nhé. 

Onboard là gì? Quy trình và tầm quan trọng Onboarding đối với nhân viên mới

Onboard là gì?

Onboard (Onboarding) là quá trình giới thiệu cơ bản về công việc và đào tạo giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường, văn hóa và các quy trình nội bộ của công ty. 

Onboard bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng, kéo dài từ một tuần đến ba tháng, bao gồm hướng dẫn công việc, gặp gỡ đồng nghiệp, đào tạo kỹ năng và sử dụng hệ thống hỗ trợ. Mục tiêu là tạo môi trường thân thiện, giúp nhân viên tự tin, gắn kết và đóng góp hiệu quả ngay từ đầu.

Quy trình Onboard cho nhân viên mới

Quy trình onboard hiệu quả gồm các bước chặt chẽ, đảm bảo rằng mỗi nhân viên mới đều có khởi đầu thuận lợi như:

Chuẩn bị trước khi nhân viên mới gia nhập

  • Thông báo và chia sẻ thông tin: Trước ngày làm việc đầu tiên, doanh nghiệp cần gửi các tài liệu giới thiệu về công ty, văn hóa, quy trình làm việc và thông tin liên quan đến nhân viên mới. Việc này giúp họ giảm bớt sự lo lắng và tạo ra cảm giác chào đón.
  • Cài đặt hệ thống và tài liệu hướng dẫn: Đảm bảo các công cụ làm việc như email, phần mềm quản lý và tài liệu hướng dẫn đều được chuẩn bị sẵn sàng, giúp nhân viên mới bắt đầu công việc một cách suôn sẻ.

Giai đoạn tiếp đón và giới thiệu văn hóa doanh nghiệp

  • Chào đón nhân viên: công ty sẽ tổ chức các buổi gặp mặt, lễ đón tiếp hoặc họp giới thiệu chung để nhân viên cảm nhận được sự chào đón và gặp gỡ các thành viên chủ chốt của công ty.
  • Giới thiệu văn hóa và giá trị cốt lõi: Nhân viên nhân sự sẽ trình bày về sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của doanh nghiệp, giúp nhân viên hiểu được định hướng phát triển và cách thức làm việc chung.
  • Tham quan và làm quen với môi trường làm việc: Nếu có thể, doanh nghiệp nên tổ chức tham quan các khu vực làm việc, giới thiệu cơ sở vật chất và các tiện ích hỗ trợ để nhân viên mới cảm thấy thoải mái và nhanh chóng hòa nhập.

Quá trình đào tạo và hướng dẫn công việc ban đầu

  • Đào tạo chuyên sâu: Bộ phận nhân sự sẽ tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, tổ chức workshop, các buổi hướng dẫn trực tiếp hoặc đào tạo online nhằm giúp nhân viên nắm vững quy trình và nhiệm vụ cụ thể.
  • Giao nhiệm vụ ban đầu: Đưa ra các nhiệm vụ thực tế để nhân viên mới có cơ hội thực hành và làm quen với công việc, đồng thời giúp họ xác định vai trò của mình trong tổ chức.
  • Hỗ trợ và phản hồi: Doanh nghiệp sẽ thiết lập kênh giao tiếp mở giữa nhân viên và người hướng dẫn hoặc quản lý trực tiếp để giải đáp thắc mắc và cung cấp phản hồi kịp thời.

Theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục

  • Đánh giá định kỳ: Sau một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 30, 60, 90 ngày), bộ phận liên quan sẽ tổ chức các buổi đánh giá để xem xét tiến trình hội nhập và thu thập phản hồi từ nhân viên.
  • Phản hồi và cải tiến: Dựa trên đánh giá, bộ phận nhân sự sẽ điều chỉnh quy trình onboarding nhằm tối ưu hóa trải nghiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Vai trò của các bên liên quan trong quy trình Onboarding

Quy trình onboarding không phải là nhiệm vụ riêng của bộ phận nhân sự mà đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên liên quan trong doanh nghiệp.

  • Lãnh đạo cấp cao: Họ đóng vai trò định hướng và tạo ra tầm nhìn cho toàn bộ tổ chức. Việc thể hiện sự quan tâm từ lãnh đạo giúp nhân viên mới cảm nhận được sự cam kết và khích lệ ngay từ những ngày đầu tiên.
  • Phòng nhân sự: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức, quản lý và giám sát toàn bộ quy trình onboarding. Họ cần chuẩn bị các tài liệu, công cụ và kế hoạch đào tạo để đảm bảo quá trình hội nhập diễn ra suôn sẻ.
  • Đồng nghiệp và quản lý trực tiếp: Họ góp phần tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ nhân viên mới thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, hướng dẫn công việc và giải đáp các thắc mắc. Sự hỗ trợ từ đồng nghiệp giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi với văn hóa doanh nghiệp.

Lợi ích quy trình Onboarding với doanh nghiệp

Một quy trình onboarding được xây dựng bài bản mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Hãy tìm hiểu sâu hơn để biết lợi ích của onboard là gì nhé.  

Đối với doanh nghiệp:

  • Tăng cường sự gắn kết của nhân viên, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
  • Giúp xây dựng thương hiệu nội bộ mạnh mẽ, khi nhân viên hiểu rõ và đồng lòng với giá trị của tổ chức.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo về lâu dài thông qua việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ những ngày đầu.

Đối với nhân viên:

  • Giúp họ nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc mới, giảm căng thẳng và lo lắng khi bắt đầu công việc.
  • Tạo động lực phát triển bản thân thông qua việc được đào tạo chuyên sâu và hỗ trợ kịp thời.
  • Tăng cường sự tự tin và khả năng hòa nhập, từ đó cống hiến hiệu quả hơn cho tổ chức.

Thách thức và giải pháp trong triển khai Onboarding

Mặc dù quy trình onboar mang lại nhiều lợi ích, nhưng đồng thời cũng có nhiều thách thức khi thực hiện. 

Thách thức:

  • Thiếu nguồn lực và thời gian: Đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, việc xây dựng một quy trình toàn diện đòi hỏi nguồn lực tài chính và thời gian đáng kể.
  • Kháng cự thay đổi: Một số nhân viên hoặc bộ phận có thể không sẵn lòng thay đổi hoặc thích nghi với quy trình mới.
  • Thiếu sự nhất quán trong đào tạo: Nếu không được chuẩn hóa, thông tin và cách thức đào tạo có thể bị sai lệch, gây khó khăn cho việc hội nhập của nhân viên.

Giải pháp:

  • Đầu tư vào công nghệ và các công cụ quản lý onboarding hiện đại (ví dụ: phần mềm quản lý nhân sự, nền tảng đào tạo online) nhằm tối ưu hóa quy trình.
  • Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng cho các quản lý trực tiếp, giúp họ trở thành những người hướng dẫn hiệu quả.
  • Thu thập phản hồi định kỳ từ nhân viên mới để điều chỉnh quy trình một cách kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức.

Onboard thường được triển khai ở một số ngành nghề nào

Onboarding trong từng lĩnh vực có đặc thù riêng nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả.

Ngành bán lẻ và dịch vụ khách hàng

Nhân viên sẽ được đào tạo về quy trình phục vụ, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, nắm rõ sản phẩm và chương trình khuyến mãi, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng doanh số.

Lĩnh vực khách sạn và du lịch

Trong quá trình onboard, nhân viên sẽ được đào tạo về tiêu chuẩn dịch vụ cao cấp, an ninh, an toàn, kỹ năng tiếp đón và xử lý tình huống khẩn cấp, đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách lưu trú.

Ngành công nghệ thông tin (IT)

Quá trình onboard trong ngành IT nhấn mạnh việc làm quen với hệ thống, phần mềm, bảo mật dữ liệu, quản lý dự án, giúp nhân viên thích ứng với môi trường sáng tạo và đóng góp hiệu quả.

Ngành y tế và dược phẩm

Onboard trong ngành y tế và dược phẩm giúp đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn an toàn, hướng dẫn sử dụng thiết bị y tế, quy định pháp lý và xử lý tình huống khẩn cấp, góp phần bảo vệ sức khỏe bệnh nhân.

Lĩnh vực giáo dục và đào tạo

Nhân viên trong ngành này sẽ được làm quen với văn hóa tổ chức, phương pháp giảng dạy hiện đại và kỹ năng quản lý, giúp nâng cao hiệu quả đào tạo và hỗ trợ học viên tốt hơn trong quá trình onboard. 

Câu hỏi thường gặp về Onboard

Onboarding có giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc không?
Có, một quy trình onboarding bài bản giúp nhân viên có cảm giác được chào đón và hỗ trợ, từ đó giảm khả năng họ nghỉ việc sớm.

Đánh giá hiệu quả onboarding như thế nào?

Hiệu quả của onboarding sẽ được đánh giá dựa vào khảo sát từ nhân viên mới, hiệu suất làm việc, tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hợp tác với đồng nghiệp và phản hồi từ cấp quản lý.

Vai trò của phòng nhân sự trong quá trình onboarding là gì?
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý quá trình onboarding và hỗ trợ nhân viên mới thông qua các chương trình đào tạo và định hướng.

Onboardlà bước đệm quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn, làm việc hiệu quả hơn và chứng tỏ giá trị bản thân cũng như đóng góp cho doanh nghiệp tốt hơn và nhanh chóng hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ Onboard là gì và cách thực hiện tốt để tận dụng các lợi ích này một cách hiệu quả. 

Trí Nhân

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công