Ở chốn công sở, có không ít lý do khiến ai đó không được sếp yêu, đồng nghiệp quý. Một trong số những lý do có thể kể đến là cách sử dụng email thiếu tinh tế và khéo léo. Vậy khi nào việc gửi email được coi là thiếu chuyên nghiệp? Đó là khi bạn mắc những điều được xem là “đáng ghét” sau đây.

Các lỗi sử dụng email nên tránh để được sếp yêu, đồng nghiệp quý

“Sử dụng email là cách nhanh chóng và dễ dàng để kết nối với các thành viên trong nhóm, khách hàng, đối tác… nhưng chúng ta rất dễ gửi những email không hiệu quả.”

Dòng tiêu đề mơ hồ, thậm chí là chẳng có

Nhiều người cho rằng dòng tiêu đề chỉ là chi tiết nhỏ vì dù sao người đọc cũng phải mở email ra để xem nội dung. Đó là lí do mà các email với tiêu đề “Chúng ta cần nói chuyện”, “Cấp bách”, “Gấp”… cứ liên tục được gửi đi. Nhưng bạn biết không, những dòng tiêu đề email siêu ngắn gọn không có tính thông tin như vậy sẽ khiến người đọc hoang mang, lo lắng, thậm chí là cực kỳ khó chịu.

Dù có bận rộn đến đâu, hãy cố gắng dành chút thời gian để viết dòng tiêu đề rõ ràng. Việc này cũng không hề khó khăn như bạn vẫn tưởng, chỉ cần một vài từ khóa phù hợp với thông điệp của bạn là được. Email của bạn nói về điều gì, việc đó khẩn cấp hay không, có thời hạn nào quan trọng không… Hãy trả lời những câu hỏi này và tạo ra dòng tiêu đề chỉn chu để người nhận có thể dành cho email mức độ ưu tiên cùng với sự chú ý phù hợp, đồng thời họ cũng dễ dàng sắp xếp hộp thư đến để nhanh chóng tìm lại khi cần thiết.

Lạm dụng “cờ khẩn cấp” để thu hút sự chú ý của người nhận

Các cờ email như “khẩn cấp” hoặc “quan trọng” khi bị lạm dụng quá mức có thể gây phản tác dụng. Điều này chẳng làm người nhận thực hiện yêu cầu của bạn ngay lập tức đâu mà ngược lại, nó sẽ tạo cảm giác cấp bách giả tạo, gây thất vọng và khó chịu.

Đừng để mình trở thành cậu bé chăn cừu nói dối trong câu chuyện ngụ ngôn nhé. Thay vì dựa vào những lá cờ này, sao bạn không chọn cách liên lạc trực tiếp và đưa ra mong muốn rõ ràng về thời gian phản hồi? Bằng cách này, những yêu cầu khẩn cấp của bạn sẽ được thực hiện một cách nghiêm túc mà không tỏ ra đòi hỏi hay thúc ép khiến người khác dễ “nổi quạu”.

Gửi email khi đang có cảm xúc tiêu cực

Sau tình huống hoặc sự cố khó chịu, chúng ta rất dễ bị cuốn vào cơn nóng giận nhất thời và gửi đi một email đầy giận dữ. Dù bạn không có ý định xấu, chỉ đơn giản là trút bầu tâm sự mà thôi nhưng điều này có thể gây hậu quả khó lường. Giận quá mất khôn, chúng ta có thể lỡ lời viết ra những điều quá đáng, xúc phạm, đổ lỗi hoặc vô tình công kích người nhận. Một khi nhấn “Gửi” thì email không thể thu hồi, thậm chí nó còn dễ dàng được chuyển tiếp và chia sẻ. Cách sử dụng email này có thể khiến bạn phải xin lỗi về hành động thiếu suy nghĩ và đánh mất uy tín của bản thân.

Cách đây vài năm, trong lần làm chung dự án với đồng nghiệp, mình đã gửi cho anh ấy một email dài dằng dặc với đầy đủ bằng chứng cho thấy anh ấy đã có cách nghĩ sai về việc đăng video trên YouTube. Bạn có thấy các nhân vật hoạt hình khi nổi giận với ngọn lửa bùng cháy trong mắt không? Mình lúc đó cũng y như vậy đấy. Mình gửi email với suy nghĩ tự mãn trong đầu: “Đó anh thấy chưa. Anh sai rồi”.

Mình háo hức chờ đợi phản hồi nhưng 1 ngày, rồi 2 ngày trôi qua vẫn không nghe được một lời nào. Thế là mình đọc lại email và cảm thấy xấu hổ ghê gớm. Phản ứng của mình có phần quá trớn. Mặc dù mình đã đúng về mặt kỹ thuật nhưng lại sai về mặt quan hệ. Nếu mình không gửi bức thư đó thì giờ đây chắc không phải tự ngượng ngùng vì hành động trẻ con như vậy.

Thế nên, thay vì để cảm xúc lấn át, hãy giận một cách “khôn ngoan”. Tốt nhất bạn nên lùi lại một bước, lấy lại bình tĩnh và suy nghĩ thấu đáo trước khi phản ứng. Nếu phải giải quyết một vấn đề nhạy cảm, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ trung lập và cẩn thận xem xét tác động tiềm tàng từ những gì được viết trong email.

Không cho người nhận biết họ cần làm gì tiếp theo

Mỗi email được gửi đi đều có một giá trị hay nhiệm vụ nhất định. Điều đó có nghĩa là người nhận phải hiểu được email này được gửi với mục đích gì và họ cần phải làm gì sau khi nhận được. Đừng để sau khi đọc email, họ lại quay qua hỏi nhau “Bây giờ mình phải làm gì đây?” hoặc gửi nhiều email khác đến bạn để được làm rõ. Điều này chỉ gây thêm phiền phức, lãng phí thời gian của cả đôi bên.

Dù email bạn gửi đi chỉ có ý muốn chia sẻ thông tin đến người nhận thì cũng nên cho họ biết họ có cần phản hồi email của bạn hay không và có cần làm gì tiếp theo không. Ngay cả email gửi phiếu lương cũng có dòng chữ: “Nếu có thắc mắc, anh/chị vui lòng phản hồi email này trước 16 giờ cùng ngày” đấy thôi.

“Trả lời tất cả” bất chấp tình huống

“Trả lời tất cả” là công cụ hữu ích để cập nhật thông tin cho nhiều thành viên trong nhóm hoặc để ghi lại các quyết định của nhóm, nhưng nhiều người sử dụng công cụ này mà quên cân nhắc xem ai thực sự nên nhận được email của họ như trường hợp sau đây.  

A nhận được email thông báo về chương trình du lịch công ty từ nhân viên nhân sự và người này cũng là bạn thân của A. Sẽ chẳng có gì đáng nói nếu email A không chọn “Trả lời tất cả” trong đó có cả lãnh đạo công ty với dòng chữ “Vui quá. Sắp được chill chill cùng nhau rồi nha bà”. Người dễ tính sẽ xem đây là một điều dễ thương, nhưng những ai khó tính hơn hay đang cần sự tập trung sẽ phàn nàn ngay. A đã bị nhắc nhở nhẹ vì sự thiếu suy nghĩ, vội vàng và không chuyên nghiệp.

Đây chỉ là việc nhỏ trong nội bộ thôi. Nếu là những việc lớn hơn, quan trọng hơn như trao đổi thông tin cùng đối tác, khách hàng thì việc “trả lời tất cả” bất chấp có thể tiết lộ những thông tin nhạy cảm, ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm và doanh nghiệp. Cô bạn làm sales của mình đã kể về một câu chuyện kinh điển thế này: Một ngày nọ, cô ấy gửi email để hỏi cấp trên về thắc mắc của khách hàng và cc cho cả khách hàng đó. Ngay lập tức cô nhận được email trả lời có câu rằng: “Chúng ta có thể dễ dàng thuyết phục khách hàng mua hàng ngay cả khi họ không cần nó”. Mặt cô như tái đi khi phát hiện ra email được gửi cho tất cả. Bạn biết kết quả là gì rồi đấy. Từ đó về sau không thấy khách hàng này liên lạc lại.

Một việc nhỏ cũng có thể giúp bạn làm nên thành công lớn. Hãy chỉn chu từ những chi tiết nhỏ nhất như sử dụng email đúng cách để luôn sống trong ánh sáng của tình yêu thương từ sếp và đồng nghiệp nhé.

Trang Đoàn

Về Tác Giả

CareerLink

Bài Mới Nhất

• Kiến thức kinh tếMay 16, 2025Kế hoạch tài chính cá nhân là gì? 6 bước xây dựng tài chính vững chắc
• Kiến thức kinh tếMay 16, 2025Chief customer officer là gì? Chân dung người kết nối khách hàng với doanh nghiệp
• Kiến thức kinh tếMay 16, 2025Liên ngân hàng là gì? Cách thức hoạt động và ảnh hưởng đến giao dịch tài chính
• Kiến thức kinh tếMay 16, 2025Nợ nhóm 5 là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp phòng tránh