Tất cả chúng ta đều đã từng được mời tham gia các buổi tiệc quảng bá thương hiệu như khai trương, tổng kết cuối năm, ra mắt sản phẩm mới… để rồi bị thất vọng toàn tập bởi sự kiện tẻ nhạt, thiếu sức sống và khô khan. Thức ăn không có gì đặc biệt, các bài hát giống nhau cứ lặp đi lặp lại phát chán đến mức bạn đang đếm ngược từng phút để chào tạm biệt. Đó là kiểu sự kiện đáng quên không ai muốn tham dự lần thứ hai.

Bây giờ đến lượt bạn là người tổ chức và bạn hy vọng rằng mình có thể tránh đi vào vết xe đổ đó. Bạn muốn làm cho khách tham dự phải ồ lên kinh ngạc và khi được hỏi về sự kiện vào ngày hôm sau hay thậm chí tháng sau, mắt của họ sẽ sáng lên và khen ngợi không tiếc lời? Một sự kiện thương hiệu ấn tượng không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn trở nên khác biệt hơn mà còn cải thiện khả năng nhận diện, xây dựng niềm tin và thu hút khách hàng mới cũng như đối tác tiềm năng. Nếu bạn quan tâm đến việc tạo thương hiệu sự kiện đáng nhớ, đây là những bí kíp gối đầu giường chắc chắn bạn cần biết.

Những yếu tố giúp sự kiện quảng bá thương hiệu ấn tượng và khó quên

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của món ăn ngon

“Nếu thực đơn bạn chọn không đủ ngon, toàn bộ sự kiện sẽ bị hủy hoại! Mình không có ý làm bạn sợ đâu, mình chỉ nói sự thật để đảm bảo bạn lên kế hoạch chính xác cho sự kiện bằng cách chọn đúng menu”, chị Nguyễn Thị Ngọc Linh, Event Manager chia sẻ.

Nhắc đến đồ ăn, người ta thường nói đường đến trái tim của con người là qua dạ dày. Khách của bạn sẽ không bao giờ quên món ăn họ đã thưởng thức tại sự kiện, do đó bạn không thể phạm sai lầm với thực đơn. Hãy tưởng tượng bạn tham gia một sự kiện chỉ có chai nước lọc và khoai tây chiên. Dù có phải là người sành ăn hay không thì bạn vẫn sẽ không mấy ấn tượng.

Phục vụ đồ ăn tại một sự kiện không chỉ là cho khách tham dự thưởng thức mà còn là chiêu đãi họ và khiến họ cảm thấy được chào đón nồng nhiệt. Nói cách khác, nó phản ánh chân thực về sự kiện. Do đó, hãy xem xét danh sách khách mời, tìm hiểu xem ai có chế độ ăn kiêng nào không và tính đến việc dị ứng thực phẩm để chọn một thực đơn ngon nhưng không kém phần tinh tế.  

“Có rất nhiều chỗ cho sự sáng tạo khi nói đến đồ ăn, vì vậy hãy bước ra khỏi lối mòn. Nhưng cần nhớ, menu phải phù hợp với người tham dự, cân bằng các món mặn với món ngọt, phù hợp với đồ uống và nhất là phù hợp với ngân sách!”, chị Ngọc Linh đưa ra lời khuyên.

“Tổ chức các sự kiện quảng bá thương hiệu khó quên vừa là nghệ thuật vừa mang tính khoa học. Với cách làm đúng, ngay cả sự kiện bình thường nhất cũng có thể trở thành trải nghiệm phi thường cho tất cả người tham dự.”

Tạo yếu tố ngạc nhiên

Mặc dù sự kiện này có thể khiến bạn mất ăn mất ngủ, lên kế hoạch trong 6 tháng và thực hiện ròng rã 3 ngày 3 đêm nhưng đây chỉ là một trong rất nhiều sự kiện kinh doanh mà mọi người tham dự. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải bỏ ra một chút công sức để phá vỡ khuôn mẫu và khiến sự kiện của mình trở nên khác biệt so với những sự kiện còn lại.

“Có vô số cách để thực hiện điều này”, chị Ngọc Linh gợi ý “Chẳng hạn như mời một vị khách nổi tiếng đặc biệt và giữ bí mật danh tính của họ cho đến khi họ lên sân khấu hoặc tạo các thử thách, câu đố hoặc truy tìm từ khóa nhằm khuyến khích người tham dự khám phá sự kiện. Hay bạn cũng có thể in các thông điệp ý nghĩa ở đáy cốc. Và khi ai đó nhấp một ngụm cà phê, người khác sẽ nhìn thấy. Đây là một cách thân mật và nhẹ nhàng để khuyến khích mọi người tương tác với nhau…”

Để biết nên chọn các yếu tố gây ngạc nhiên nào, bạn cần ngồi lại với nhóm và xem xét giá trị thương hiệu, cố gắng nghĩ về những hoạt động khiến người tham dự cảm thấy mới lạ, thích thú và phải phù hợp với sự kiện quảng bá thương hiệu. Như với ví dụ chiếc cốc ở ​​trên, nó có hiệu quả tại một sự kiện trong nhà nhưng sẽ “vô tích sự” tại một lễ hội ngoài trời.

Tặng các món quà mang đậm dấu ấn cá nhân

Một cách tuyệt vời khác để khiến sự kiện của bạn trở nên khó quên là gửi những món quà đặc biệt cho người tham dự.

Chị Ngọc Linh giải thích: “Việc nỗ lực hết mình để chọn món quà hoàn hảo cho những người tham dự sự kiện thường có thể tạo ra ấn tượng tích cực lâu dài nhờ việc họ sử dụng đi sử dụng lại món quà đó ở nhà hoặc tại nơi làm việc. Đó sẽ là lời nhắc nhở thường xuyên về bạn là ai cũng như sự tận tình và thân thiện bạn đã mang đến. Ngược lại, một món quà “tặng cho có” thường bị bỏ vào góc nào đó, mệt mỏi hơn là khách tham dự kể với người khác rằng nó tệ đến mức nào”.

Khách tham dự có mặt trong sự kiện chứng tỏ họ rất nhiệt tình với thương hiệu của bạn, vì vậy đừng ngại giới thiệu các sản phẩm chất lượng của mình. Nếu là các mặt hàng có giá trị lớn, bạn có thể tổ chức một cuộc thi nhỏ hoặc bốc thăm để tìm ra người được giải.

Nếu muốn chọn quà tặng mua ngoài, bạn cần đảm bảo chúng phù hợp với người nhận, có sự trang nhã và thẩm mỹ, không quá cồng kềnh và quan trọng là thêm vào đó dấu ấn cá nhân. Một vật lưu niệm có thông tin người tham dự được khắc trên đó sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng mối quan hệ. Hoặc bạn có thể chỉ cần đính kèm một ghi chú viết tay có tên của khách hoặc tên công ty của họ để thể hiện mức độ quan tâm và khiến khách hàng cảm thấy thực sự có giá trị.

“Làm gì thì làm cũng nên dành một chỗ nhỏ để in tên hoặc logo công ty của bạn để họ còn biết người tặng là ai, chứ đừng làm diễn viên chính của bộ phim kẻ giấu mặt nhé. Đây là một cách quảng bá thương hiệu hoàn toàn miễn phí nên không thể dễ dàng bỏ qua được”, chị Ngọc Linh nhắc nhở.

Hướng dẫn cho khách tham dự một kỹ năng mới

Nếu bạn muốn tạo ấn tượng lâu dài với khách tham dự, hãy thử thêm yếu tố giáo dục vào sự kiện của mình xem sao. “Nhiều năm làm sự kiện, mình nhận thấy rằng đây là cách khiến hầu hết các khách tham dự hào hứng và nhiệt tình”, chị Ngọc Linh đúc kết. “Việc hướng dẫn một kỹ năng mới sẽ mang lại cho người tham dự những điều họ có thể ghi nhớ và áp dụng vào thực tế đồng thời định vị thương hiệu của bạn là hữu ích và sâu sắc”.

Việc học có nhiều loại hình và quy mô khác nhau, vì vậy đừng nghĩ rằng bạn phải tổ chức các buổi hội thảo hoặc buổi đào tạo để việc học này có hiệu quả. Chẳng hạn, nếu đang tổ chức sự kiện quảng bá các loại syrup bạn có thể để barista hướng dẫn khách cách pha chế loại cocktail yêu thích của họ. Mỗi khi họ làm điều đó ở nhà hoặc trong một bữa tiệc với bạn bè, họ sẽ nhớ đến sự kiện quảng bá thương hiệu của bạn.

Lưu giữ ký ức

Khi tham gia tiệc tùng, hội nghị dường như ai cũng muốn lưu giữ lại vài khoảnh khắc vui vẻ và thú vị. Đây là lúc rèm trần, phông nền, ánh sáng đẹp và các công cụ quan trọng khác như hastag cầm tay phát huy tác dụng. Bạn có thể sử dụng những vật dụng này để tạo một “trạm chụp ảnh tự sướng” lung linh. Cảnh đẹp, người đẹp, ảnh xịn xò thì chắc rằng khách nào cũng muốn đăng lên các tài khoản xã hội của họ. Một lần nữa, đây là cơ hội để giúp bạn PR thương hiệu miễn phí.

Đôi khi vì trang trí quá đẹp mà khách hàng chỉ tập trung vào việc tự sướng mà quên đi sự kiện. “Thuê một nhiếp ảnh gia sẽ giúp giảm thiểu vấn đề này”, chị Ngọc Linh tiết lộ “Bằng cách này, khách tham dự không phải mất nhiều thời gian để có ảnh đẹp và tất cả những khoảnh khắc quan trọng sẽ được giữ lại. Sau đó, bạn có thể tạo sổ lưu niệm online về sự kiện và gửi đến những người tham dự như một món quà cảm ơn. Đây có thể chỉ là một hành động nhỏ nhưng nó sẽ nhắc nhở họ về niềm vui mà họ đã có và khiến sự kiện quảng bá thương hiệu của bạn thực sự đáng nhớ”.

Vân Phạm