Bạn đã có một đội ngũ chất lượng, xác định được những mục tiêu thực tế và triển khai các quy trình hiệu quả… nhưng tại sao nhân viên của bạn vẫn chưa phát huy hết tiềm năng? “Có thể họ sợ mắc lỗi hoặc sợ đóng góp ý tưởng mới. Giờ là lúc bạn cần tạo môi trường an toàn tâm lý để khai mở tiềm năng của nhóm và tạo cơ hội tốt nhất để đạt được hiệu suất đột phá”, chị Nguyễn Thị Ngọc Như – HR Manager chia sẻ.

Áp dụng cách tạo môi trường làm việc an toàn tâm lý giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên và xây dựng một doanh nghiệp linh hoạt, năng suất và thân thiện hơn.

An toàn tâm lý ở nơi làm việc là gì?

“An toàn tâm lý là niềm tin rằng bạn sẽ không bị phạt hoặc làm cho xấu hổ khi chia sẻ ý tưởng, đưa ra thắc mắc hay phạm phải thiếu sót nào đó.”

Điều này không có nghĩa là mọi người luôn tử tế với nhau mà là cảm thấy thoải mái khi nói lên suy nghĩ chưa hoàn thiện, đặt những câu hỏi táo bạo, nhờ trợ giúp hoặc nói sự thật mà không sợ bị trả đũa.

“Hãy nghĩ về sự an toàn tâm lý khi leo núi, dây thừng hay đai an toàn không đảm bảo 100% không té ngã nhưng chúng tạo cảm giác an toàn giúp bạn vượt qua các tuyến đường đầy thử thách. Giống như vậy, an toàn tâm lý ở nơi làm việc không đảm bảo các nhóm sẽ thành công nhưng nó giúp đổi mới và phát triển, tăng cường sự gắn kết của nhân viên, cải thiện văn hóa và sức khỏe tinh thần”, chị Ngọc Như so sánh.

Nhận biết môi trường làm việc thiếu an toàn về mặt tâm lý

Chị Ngọc Như cho biết nếu bạn không chắc liệu công ty của mình có tạo ra môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý hay không thì có một số dấu hiệu cảnh báo mà bạn cần chú ý sau đây.

Nhân viên không đặt câu hỏi hoặc chia sẻ ý tưởng

Trong một môi trường không an toàn về mặt tâm lý, nhân viên thường không dám lên tiếng hoặc đóng góp vì sợ ý kiến của mình bị bác bỏ hoặc bị chế giễu là ngớ ngẩn. Các ý tưởng đều từ cấp trên đưa xuống và có rất ít cơ hội để đặt câu hỏi về các quyết định hoặc nêu lên mối quan tâm. Bầu không khí này sẽ kìm hãm sự cởi mở dẫn đến cảm giác cô lập, thất vọng và bất lực.

Họ không tìm kiếm sự giúp đỡ

Nếu bạn nhận thấy các thành viên trong nhóm của mình không yêu cầu giúp đỡ hoặc điều chỉnh khối lượng công việc ngay cả khi rõ ràng là họ đang phải vật lộn để đáp ứng thời hạn và hoàn thành nhiệm vụ, thì đó cũng là dấu hiệu cho thấy họ thiếu sự an toàn về mặt tâm lý.

“Họ làm điều này vì có thể cảm thấy không thoải mái khi nhờ giúp đỡ hoặc lí do khác là sợ bị đánh giá hay nhận được những bình luận tiêu cực về hiệu suất và năng lực của bản thân”, chị Ngọc Như giải thích.

Công việc mất quá nhiều thời gian để triển khai

Dấu hiệu khác của nơi làm việc không an toàn về mặt tâm lý là công việc được triển khai một cách chậm chạp. Điều này là do nhân viên không tin tưởng vào các quy trình và thủ tục với, thậm chí là tặc lưỡi cho qua khi phát hiện ra vấn đề thay vì mạnh dạn phản hồi để được trợ giúp hoặc làm rõ. Họ vẫn im lặng và tiếp tục làm việc trong sự thiếu chắc chắn.

Xuất hiện những lời phê bình gay gắt hoặc không mang tính xây dựng

Một nơi làm việc không an toàn về mặt tâm lý thường có những lời phản hồi gay gắt và không hữu ích. Thay vì tập trung vào cách cải thiện, những phản hồi đó giống như một cuộc tấn công vào tính cách cá nhân, khiến mọi người cảm thấy không xứng đáng và bị coi thường.

Nuôi dưỡng sự an toàn tâm lý tại nơi làm việc

Bằng cách thực hiện các hoạt động này, bạn có thể mở đường cho sự gắn kết của nhân viên tăng lên, sự hài lòng trong công việc cao hơn, môi trường làm việc sáng tạo và hợp tác hơn.

Làm cho mọi người trở thành người trong cuộc

Nếu bạn muốn thúc đẩy an toàn tâm lý, hãy bắt đầu bằng cách đối xử với nhân viên của bạn như những người trong cuộc. Nhiều công ty tiết lộ cho nhân viên về việc niêm yết trước khi thông báo với báo chí hay cho phép nhân viên đọc ghi chú từ các cuộc họp lãnh đạo hàng tuần hoặc tham khảo ý kiến của họ khi đưa ra quyết định. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần của nhóm mà còn tạo sự an toàn về mặt tâm lý và dẫn đến kết quả tốt hơn như chị Ngọc Như chia sẻ: “Khi được xem là người trong cuộc, các thành viên sẽ dễ dàng lên tiếng hoặc chia sẻ ý tưởng của mình hơn và cũng không có nỗi sợ nào vì họ làm việc trong môi trường “Chúng ta là đồng minh””.

Thay thế đổ lỗi bằng sự tò mò

Khi có chuyện gì đó không ổn, chúng ta dễ dàng tìm người để đổ lỗi. Nhưng để xây dựng và duy trì sự an toàn về mặt tâm lý tại nơi làm việc, hãy tập trung vào các giải pháp.

Chị Ngọc Như đề xuất “Thay vì hỏi chuyện gì đã xảy ra và tại sao, hãy hỏi “Làm sao chúng ta có thể đảm bảo lần sau mọi việc diễn ra tốt hơn?”’ “Chúng ta có thể làm tốt hơn bằng cách nào?”, “Chúng ta có thể làm gì trong tương lai để cải thiện quá trình này?”… Làm như vậy, bạn vừa biến trách nhiệm thành nỗ lực chung, thay vì chỉ trích một cá nhân nào đó vừa chuyển trọng tâm sang việc học hỏi và khắc phục trong tương lai thay vì đổ lỗi và phòng thủ.

Áp dụng triết lý “Không có ý tưởng nào là ngớ ngẩn”

Khi những ý tưởng mới được đề xuất, cần tạm gác lại việc phán đoán mà hãy công khai thừa nhận và cảm ơn những người đóng góp, ngay cả khi những đề xuất đó không khả thi ngay lập tức. Việc công nhận tư duy sáng tạo sẽ xây dựng sự tự tin và có thể thúc đẩy những người khác – đặc biệt là các thành viên ít nói cần thêm động lực để lên tiếng – mạnh dạn chia sẻ ý tưởng.

“Hãy nhớ rằng, bạn không cần phải hành động theo mọi ý tưởng, tuy nhiên, việc cảm ơn mọi người vì những đóng góp của họ và thể hiện sự trân trọng đối với những hiểu biết sâu sắc của họ sẽ giúp tạo nên môi trường an toàn về mặt tâm lý”, chị Ngọc Như khẳng định.

Lãnh đạo bằng sự đồng cảm và lòng trắc ẩn

Lòng trắc ẩn và đồng cảm có sự gắn bó chặt chẽ với nhau nhưng chúng không phải là một. Trong khi sự đồng cảm là đặt mình vào vị trí hoặc trải nghiệm cảm xúc khó khăn của người khác như thể họ là của bạn thì lòng trắc ẩn tiến xa hơn một bước nữa trong việc hành động để giải quyết những khó khăn đó.

“Để tăng cường sự đồng cảm tại nơi làm việc, hãy bắt đầu bằng cách lắng nghe, tránh giả định và tóm tắt những gì bạn đã nghe khi giao tiếp. Hành động đơn giản này báo hiệu cam kết của bạn trong việc hiểu và làm đúng mọi việc. Ngoài ra, hãy hỏi xem nhân viên cần hỗ trợ gì để thành công và cung cấp hỗ trợ, chú ý đến những dấu hiệu phi ngôn ngữ về tâm trạng hoặc trải nghiệm của họ để sớm nhận biết điều không ổn, song song đó cũng cần thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống…”, chị Ngọc Như gợi ý.

Khi các ngành công nghiệp phát triển, sự cạnh tranh ngày càng tăng và nhu cầu của thị trường việc làm thay đổi, chỉ những doanh nghiệp ưu tiên an toàn tâm lý của nhân viên mới có thể phát triển mạnh. Bằng cách áp dụng những thói quen này, bạn không chỉ góp phần cải thiện hiệu suất của cá nhân và nhóm mà còn giúp xây dựng một doanh nghiệp linh hoạt, năng suất và có môi trường làm việc thân thiện hơn.

Huỳnh Trâm