Trễ hẹn hay trễ deadline là chuyện thường xảy ra trong môi trường công sở. Tuy nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất cũng như thành công của đội nhóm. Nếu nhân viên thường xuyên bỏ lỡ thời hạn thì với vai trò nhà quản lý bạn cần thực hiện các hành động để bảo vệ công ty và nâng cao tinh thần làm việc trong nhóm.

Tại sao bạn cần phải xử lý tình trạng trễ hẹn?

Hầu hết các nhà quản lý đều không thể chấp nhận tình trạng một nhân viên liên tục trễ hẹn, đơn giản vì sự chấp nhận này sẽ chỉ làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn. Nếu nhận thấy một nhân viên liên tục trễ deadline, bạn nên có cách xử lý phù hợp. Nếu không, họ sẽ nghĩ rằng đây không phải là vấn đề lớn và bắt đầu trễ hẹn nhiều hơn. Hơn nữa, các nhân viên khác cũng sẽ không quan tâm đến việc đáp ứng đúng thời hạn.

Và vấn đề có thể không dừng lại ở đó. Nếu bạn chấp nhận việc trễ hẹn dai dẳng của một nhân viên có thể khiến họ trở nên thoải mái hơn với các chính sách khác của công ty và bạn có thể thấy rằng chất lượng công việc nói chung cũng như tinh thần làm việc của cả nhóm sẽ giảm sút.

Ngoài ra, việc nhân viên trễ hẹn liên tục có thể gây căng thẳng cho các đồng nghiệp khác vì họ phải làm việc nhiều hơn để bù đắp, gây ra cảm giác bực bội và khó chịu. Các nhóm chỉ làm việc hiệu quả nhất khi họ làm việc chặt chẽ với nhau và giao tiếp tốt. Nếu họ gặp khó khăn trong việc hợp tác, hiệu quả chung của cả nhóm có thể bị ảnh hưởng.

Bạn nên làm gì khi nhân viên trễ hẹn?

Ngồi xuống với nhân viên và hỏi chuyện gì đang xảy ra, đồng thời lắng nghe với tinh thần cởi mở

Bắt đầu bằng cách đặt vấn đề với nhân viên “Gần đây, bạn liên tục trễ hẹn, chuyện gì đang xảy ra vậy?”. Sau đó, lắng nghe họ trình bày. Bạn có thể nhận ra rằng thời hạn không rõ ràng như bạn nghĩ hoặc ai đó đang gây trở ngại cho công việc của họ hoặc rằng họ đang quá tải. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiểu điều gì đang gây ra sự cố, hãy thử tìm hiểu sâu một chút bằng cách đặt những câu hỏi như “Điều gì liên quan đến việc khiến vấn đề X xảy ra?” hoặc “Có điều gì đang cản trở bạn?”

Nói về tác động của việc bỏ lỡ thời hạn

Ý tưởng ở đây là chứng minh rằng việc trễ hẹn này đã gây ra hậu quả trong thực tế. Chẳng hạn, bạn có thể nói “Vì bạn đưa số liệu quá muộn nên X đã phải làm việc vào cuối tuần để báo cáo đúng hạn”. Hoặc “Chúng ta đã đồng ý rằng tôi có thể xem tài liệu quảng cáo trước khi được in 3 ngày, nhưng tôi nhận nó quá gần thời hạn in nên không thể đưa ra phản hồi cụ thể.”

Hỏi nhân viên về các công cụ họ dùng để theo dõi công việc và thời hạn

Nhân viên có hệ thống theo dõi công việc hay dựa vào trí nhớ? Họ có đang sử dụng các công cụ không phù hợp, chẳng hạn như dùng bảng tính thay vì một công cụ khác hiệu quả hơn? Ngoài ra, họ có dành đủ thời gian để thực hiện công việc hay chỉ bắt tay vào làm khi thời hạn đã đến gần? Với những công việc phức tạp, họ có chia thành từng phần nhỏ để tránh việc bỏ sót hoặc đi lạc hướng hay không? Tìm hiểu những vấn đề này, bạn có thể biết nhân viên cần các công cụ tốt hơn hoặc nên cải thiện thói quen quản lý dự án.

Nêu rõ kỳ vọng của bạn về những gì cần thay đổi trong tương lai

Thường thì điều này không chỉ có nghĩa là nhân viên phải đáp ứng tất cả các thời hạn. Trong một số môi trường, đặc biệt là những môi trường có khối lượng công việc lớn và các ưu tiên có thể thay đổi thường xuyên, điều đó còn có nghĩa là “Hãy nói với tôi nếu có điều gì đó cản trở bạn đáp ứng thời hạn”. Tóm lại, điều bạn mong chờ ở họ là báo trước các khó khăn để kịp thời thay đổi.

Nói về các bước tiếp theo

Nếu cuộc trò chuyện chưa đưa ra rõ ràng những điều nhân viên cần thay đổi, hãy hỏi trực tiếp “Bạn sẽ làm gì để đáp ứng thời hạn trong tương lai?”. Bạn muốn nhân viên hiểu rõ về những bước cụ thể mà họ sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề, chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng nhiều hơn. Lý tưởng nhất là họ nên tự mình đưa ra những điều này, nhưng nếu họ đang gặp khó khăn, bạn nên chỉ dẫn rõ ràng về những gì bạn muốn họ thay đổi. Ví dụ như nhập thời hạn tạm thời trong bản theo dõi dự án chung hoặc liệt kê những việc cần làm để hoàn thành một nhiệm vụ sắp đến hạn trước khi giải quyết các công việc khác.

Làm thế nào để ngăn chặn việc nhân viên trễ hẹn?

Bạn không thể mong đợi mọi nhân viên đều đáp ứng mọi thời hạn, nhưng nếu việc trễ hẹn đang trở thành vấn đề trong đội nhóm của bạn, hãy thực hiện các bước sau.

Ủy quyền hiệu quả

Điều đó có nghĩa là phân chia công việc đồng đều, giao thời hạn thực tế và đảm bảo rằng nhân viên có kỹ năng và kiến thức phù hợp để thực hiện công việc. Giao quá nhiều công việc cho ai đó hoặc mong đợi sự thay đổi quá nhanh, có nghĩa là bạn đang tạo điều kiện thuận lợi để trễ hẹn xảy ra.

Đặt thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của nhân viên

Một trong những tác nhân ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất là để các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp làm gián đoạn công việc. Khi bạn thực hiện các nhiệm vụ, hãy đặt thứ tự ưu tiên cho chúng đồng thời cho nhân viên biết mức độ quan trọng và hoặc cấp bách. Đặt ra thời hạn cụ thể cho mọi nhiệm vụ bạn giao là rất quan trọng để nhân viên có thể ưu tiên công việc của họ.

Chiến đấu với sự trì hoãn

Có nhiều nguyên nhân khiến nhân viên trì hoãn công việc, có thể là họ sẽ có động lực mạnh hơn khi thực hiện nhiệm vụ vào phút cuối, họ sợ sai hoặc không dự đoán được chính xác thời gian mà một nhiệm vụ có thể cần. Bạn có thể ngăn chặn thói quen trì hoãn này bằng cách theo dõi tiến độ của nhân viên, đặc biệt là trong các dự án lớn hoặc dài hạn. Ngoài ra, hãy nói về lượng thời gian bạn nghĩ là cần thiết để nhân viên có thể hình dung rõ ràng về những gì mà mỗi nhiệm vụ đòi hỏi. Đồng thời hãy chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với thời hạn cụ thể. Điều này sẽ giúp công việc được thực hiện theo đúng tiến độ, thay vì để mọi thứ đến phút cuối cùng và dẫn đến việc trễ hẹn.

Huỳnh Trâm