Khi được thăng chức một thời gian, tôi nhận ra rằng không chỉ mức độ hiệu quả của quyết định mà cách ra quyết định quản trị cũng ảnh hưởng ghê gớm đến hình ảnh của người quản lý trong mắt nhân viên. Nếu không tham khảo ý kiến của họ khi đưa ra quyết định quan trọng, họ sẽ cảm thấy thất vọng và không nhiệt tình thực hiện quyết định đó. Ngược lại, nếu quá phụ thuộc vào trưng cầu ý kiến và cố gắng tạo ra sự đồng thuận, tôi cảm giác dường như mình không có chút giá trị nào.
Không còn cách nào khác, để đưa ra quyết định hiệu quả, tôi cần phải cân bằng giữa hai thái cực: không quá phụ thuộc vào ý kiến của các thành viên trong nhóm và tôn trọng mọi phản hồi mà họ đưa ra. Lúc này một vấn đề khác lại nảy sinh, trong vô số quyết định phải đối mặt hàng ngày, làm sao để biết khi nào thì nên “lôi kéo” người khác tham gia và khi nào thì không? Dưới đây là những điều tôi đúc kết được.
Tự tin ra quyết định quản trị vào những khoảnh khắc then chốt…
Công việc luôn có nhiều điều bất ngờ, một số điều khiến chúng ta vui mừng như bắt được vàng nhưng cũng có nhiều thứ khiến chúng ta “méo mặt”. Không ai muốn khách hàng đột nhiên hủy hợp đồng hay cúp điện đột ngột làm mất dữ liệu cả nhưng nó vẫn cứ ít nhiều xảy ra.
Rơi vào tình huống cần hành động gấp thế này, người quản lý cần ngay lập tức đưa ra quyết định. Đó có thể là thông báo cho ngưng ngay việc sản xuất hoặc gọi cho bộ phận IT, nếu cần thiết thì chạy ngay đến trung tâm cấp cứu dữ liệu… Sẽ không có thời gian để hỏi ý kiến từng người xem nên xử lý ra sao bởi càng dây dưa thì việc sản xuất sẽ tiếp tục diễn ra và gây lãng phí hay dữ liệu quan trọng sẽ không phục hồi được. Đôi khi thời gian còn quý hơn vàng bạc là như vậy.
Một thời điểm khác mà tôi chắc chắn sẽ tự thân vận động, đó là khi đưa ra quyết định quản trị nhạy cảm. Cho ai đó nghỉ việc, cắt giảm nhân sự… là việc mà bất cứ nhà quản lý nào cũng e ngại, muốn tránh càng xa càng tốt, thậm chí nó khiến tôi đôi khi cảm thấy ghét vai trò này của mình nhưng buộc phải làm vì tương lai của tập thể. Khi đã là tình huống bắt buộc thì đó không phải là thời điểm để lấy ý kiến, mà là lúc để hành động quyết đoán và làm những gì cần phải làm. Mặt khác, đây còn là quyết định mang tính bí mật nên không được chia sẻ rộng rãi và một mình tôi sẽ gánh vác.
Ai từng làm quản lý rồi cũng đã trải qua tình huống 9 người nhưng tới 12 ý, và khi nhóm không đạt được sự đồng thuận thì cũng là lúc người quản lý nên đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn đã trải qua tình huống một nhóm mất hơn 3 ngày chỉ để tranh cãi giải pháp nào tốt hơn và người đứng đầu phải ra mặt giảng hòa “Cứ làm theo hướng ABC, anh sẽ chịu trách nhiệm”? Đây có lẽ là cách duy nhất để ngưng bất đồng và nhóm có thể tiếp tục làm việc. Đưa ra quyết định này không khó mà cái khó ở đây là đảm bảo giải pháp đưa ra là chính xác. Khó nhưng vẫn phải làm vì làm quản lý mà.
Nhưng cũng có thời điểm cần lắng nghe ý kiến của nhân viên
Thành thật mà nói, đôi khi ở vị trí quản lý nhưng có nhiều vấn đề tôi không phải là chuyên gia.
Thế nên khi cần đưa ra quyết định mang tính chuyên môn nhưng mình không chắc chắn, tôi luôn liên hệ với người hiểu rõ về khía cạnh đó hoặc người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi quyết định. Họ sẽ có rất nhiều điều quan trọng để nói.
Ví dụ, nếu muốn đổi mới quy trình sản xuất, hỏi nhân viên trực tiếp thực hiện quy trình đó là lựa chọn sáng suốt. Không có ai ngoài họ có thể cho bạn thấy trước kết quả về quyết định thay đổi. Điều này dẫn đến tình huống thứ 2, đó là khi muốn nhận về những ý tưởng mới không “đụng hàng”.
“Khi nói về việc để nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị, không có nghĩa là cho họ toàn quyền quyết định mà là lắng nghe ý kiến của họ và cân nhắc chúng khi quyết định.”
Các thành viên trong nhóm là những nguồn tài nguyên tuyệt vời, đôi khi chưa được khai thác và chỉ chờ cơ hội bùng nổ. Tôi từng làm việc với một nhân viên thường rất ít nói trong các cuộc họp và chỉ phát biểu khi được “chỉ mặt đặt tên” nhưng nói câu nào là “phát ngất” câu đó. Có nhiều người nhút nhát, không dám nói ra suy nghĩ và chờ được hỏi, hãy lôi họ ra khỏi vỏ bọc và bạn sẽ nhận được nhiều ý tưởng mà chính bạn cũng chưa bao giờ nghĩ đến.
Nhiều nhà quản lý cho rằng nếu muốn nhân viên có cảm giác được đánh giá cao và tôn trọng, hãy để họ tham gia vào quá trình ra quyết định. Nghe có vẻ lý thuyết phải không? Nhưng thực tế là vậy đấy. Tôi nhớ khi còn là lính mới, khi được sếp hỏi ý kiến mà đã cảm kích lắm, rồi có khi vui cả ngày vì ý kiến được khen là độc lạ.
Dù bạn đang quản lý một nhóm có quy mô nhỏ hơn lớn, thì biết được khi nào nên tự ra quyết định quản trị và khi nào nên nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên là điều rất cần thiết. Giữ được sự cân bằng này, bạn không chỉ cho nhân viên cơ hội để chứng tỏ bản thân mà còn nâng cao năng lực quản lý và trở nên đáng ngưỡng mộ hơn trong ánh nhìn của cấp dưới.
Huỳnh Trâm
Author Profile
Latest entries
Bí quyết tuyển dụngFebruary 10, 2025Ngôn ngữ hình thể của ứng viên nói gì về họ?
Nghệ thuật quản lýFebruary 3, 20255 điều nên thường hỏi nhân viên để nâng cao năng suất làm việc
Bí quyết tuyển dụngJanuary 20, 20255 cái bẫy cần tránh khi phỏng vấn tuyển dụng ứng viên
Bí quyết tuyển dụngJanuary 13, 2025Offer letter nên tránh lỗi nào để tăng cơ hội ứng viên đồng ý?