Bồi thường chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước hạn quy định thế nào

Nhiều người ký cam kết làm việc sau khoá đào tạo do công ty chi trả, tới lúc nghỉ mới băn khoăn có phải trả lại tiền hay không. Quy định về bồi thường chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước hạn nằm ở Điều 62 và Điều 40 Bộ luật Lao động 2019. Bài viết phân tích căn cứ, cách tính tiền và hướng xử lý tranh chấp.

1. Bồi thường chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước hạn được hiểu thế nào

Khi doanh nghiệp bỏ tiền cho nhân sự đi học nghề hoặc tu nghiệp ở nước ngoài, hai bên thường ký thêm văn bản cam kết thời gian làm việc sau đào tạo. Người lao động nghỉ khi chưa hết thời gian cam kết đó thì câu chuyện hoàn trả tiền học phát sinh. Đây là nội dung nhiều người quen gọi là bồi thường chi phí đào tạo, dù thuật ngữ trong Bộ luật Lao động 2019 là hoàn trả chi phí đào tạo, và cần phân biệt với trợ cấp thôi việc hay tiền bồi thường do chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

– Nghĩa vụ hoàn trả phát sinh từ hợp đồng đào tạo nghề, không từ hợp đồng lao động thông thường.

– Người lao động chưa từng ký cam kết đào tạo thì doanh nghiệp thiếu cơ sở đòi lại khoản chi.

Việc đầu tiên bạn nên làm là tìm lại bản cam kết đã ký và đọc kỹ điều khoản về thời gian phục vụ.

2. Hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62 Bộ luật Lao động 2019

Điều 62 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) quy định hai bên phải ký hợp đồng đào tạo nghề khi người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề bằng kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ. Hợp đồng lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, và là căn cứ xác định trách nhiệm tài chính của mỗi bên với các nội dung bắt buộc sau đây.

– Nghề đào tạo, địa điểm, thời gian đào tạo và tiền lương trong thời gian đi học.

– Thời hạn người lao động cam kết làm việc cho doanh nghiệp sau khi được đào tạo.

– Chi phí đào tạo cụ thể và trách nhiệm hoàn trả khoản chi phí đó khi vi phạm cam kết.

– Trách nhiệm của người sử dụng lao động và của người lao động trong quá trình đào tạo.

Thiếu thời hạn cam kết hoặc mức chi phí, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh yêu cầu của mình trước cơ quan giải quyết tranh chấp.

3. Chi phí đào tạo gồm những khoản nào

Khoản 3 Điều 62 liệt kê rõ phạm vi chi phí đào tạo, và điểm mấu chốt là mọi khoản đều phải có chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp không thể tự đưa ra một con số rồi yêu cầu người lao động thanh toán, mà phải xuất trình hoá đơn, phiếu chi hoặc hợp đồng với đơn vị đào tạo khi có tranh chấp.

– Khoản chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường lớp, máy móc thiết bị và vật liệu thực hành.

– Các chi phí hỗ trợ khác dành cho người học trong thời gian tham gia khoá đào tạo.

– Tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp thời gian đi học.

– Chi phí đi lại và sinh hoạt nếu người lao động được cử đi đào tạo ở nước ngoài.

Như vậy, tiền lương trả cho nhân sự trong thời gian đi học cũng tính vào chi phí đào tạo, khiến tổng số tiền thường lớn hơn học phí đơn thuần. Ngược lại, tiền thưởng hay chi phí cơ hội của doanh nghiệp nằm ngoài phạm vi luật liệt kê. Các vị trí việc làm Pháp lý / Luật đăng tuyển trên CareerLink cho thấy doanh nghiệp ngày càng cần người rành quy trình rà soát hợp đồng lao động.

4. Nghỉ đúng luật và nghỉ trái luật: nghĩa vụ hoàn trả khác nhau ra sao

Đây là phần gây tranh cãi nhiều nhất trong thực tiễn. Trục phân định nằm ở chỗ người lao động có tuân thủ quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng hay không, cụ thể là thời hạn báo trước tại Điều 35.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng trái pháp luật

Khoản 3 Điều 40 quy định người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật phải hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62. Cùng điều luật này, họ còn mất trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng tiền lương cộng khoản tiền tương ứng những ngày không báo trước.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng đúng quy định

Khi người lao động báo trước đủ hạn hoặc thuộc nhóm không phải báo trước, việc chấm dứt hợp đồng là hợp pháp nên Điều 40 không áp dụng. Lúc này tồn tại hai luồng quan điểm: một bên xem cam kết đào tạo là thoả thuận tự nguyện nên nghỉ trước thời hạn vẫn phải hoàn trả đúng những gì đã ký, bên còn lại cho rằng nghỉ đúng luật là quyền được pháp luật ghi nhận nên không kèm nghĩa vụ hoàn tiền. Bộ luật Lao động 2019 không giải quyết dứt điểm mâu thuẫn này, nên kết quả từng vụ việc phụ thuộc rất nhiều vào câu chữ cụ thể trong hợp đồng đào tạo nghề đã ký, do đó bạn nên đọc kỹ điều khoản hoàn trả trước khi quyết định thời điểm nghỉ việc.

Tình huống nghỉ việc	Nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo	Căn cứ pháp lý
Nghỉ trái luật, báo trước thiếu ngày	Hoàn trả chi phí đào tạo, mất trợ cấp thôi việc, bồi thường tiền lương	Điều 40 và Điều 62 Bộ luật Lao động 2019
Nghỉ đúng luật, chưa hết thời gian cam kết	Chưa có quy định thống nhất, tuỳ điều khoản đã ký trong hợp đồng đào tạo nghề	Điều 62 và thoả thuận giữa hai bên
Đã làm đủ thời gian cam kết	Không phát sinh nghĩa vụ hoàn trả	Hợp đồng đào tạo đã hoàn thành
Hai bên thoả thuận chấm dứt	Theo biên bản thoả thuận, nên ghi rõ nghĩa vụ hoàn trả	Văn bản thoả thuận chấm dứt

Thời hạn báo trước theo Điều 35 là 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng và 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng; một số ngành nghề đặc thù theo Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có thời hạn dài hơn. Bạn có thể xem thêm bài nghỉ việc không báo trước có sao không để rõ hậu quả của việc rời công ty đột ngột.

5. Cách tính mức hoàn trả chi phí đào tạo

Bộ luật Lao động 2019 không ấn định công thức tính cứng, nên mức hoàn trả trước hết dựa vào thoả thuận trong hợp đồng đào tạo nghề. Cách phổ biến là tính theo tỷ lệ thời gian phục vụ còn thiếu so với thời gian cam kết, phản ánh phần lợi ích doanh nghiệp chưa nhận được.

Mức hoàn trả theo tỷ lệ thường bằng tổng chi phí đào tạo có chứng từ nhân với thời gian cam kết còn lại, chia cho tổng thời gian cam kết ghi trong hợp đồng đào tạo nghề.

Một ví dụ giúp hình dung rõ hơn. Nhân sự được cử đi học với tổng chi phí có chứng từ là 60 triệu đồng, cam kết làm việc 36 tháng, nhưng xin nghỉ sau 24 tháng. Thời gian còn thiếu là 12 tháng, tức một phần ba thời gian cam kết, nên mức hoàn trả vào khoảng 20 triệu đồng. Nếu hợp đồng buộc trả lại trọn 60 triệu đồng bất kể đã làm bao lâu, điều khoản đó vẫn có thể bị xem xét lại khi ra toà.

– Bạn nên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bảng kê chi tiết từng khoản chi kèm chứng từ.

– Người lao động có quyền thương lượng chia nhỏ khoản hoàn trả thành nhiều đợt thanh toán.

Nhiều vụ việc kết thúc bằng phương án trả góp hoặc giảm trừ mà không cần tới thủ tục tố tụng.

6. Chứng từ và hướng xử lý khi phát sinh tranh chấp

Vướng mắc thường bắt đầu khi doanh nghiệp giữ lương tháng cuối hoặc chậm chốt sổ bảo hiểm xã hội để gây sức ép buộc người lao động nộp tiền. Cần lưu ý nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo và nghĩa vụ trả lương, chốt sổ bảo hiểm là hai quan hệ riêng biệt, nên việc tự ý cấn trừ hay giữ giấy tờ của người lao động không được pháp luật cho phép.

Khi hai bên không tự thoả thuận được, tranh chấp lao động cá nhân có thể đưa ra hoà giải viên lao động hoặc khởi kiện tại Toà án nhân dân có thẩm quyền. Nhóm tranh chấp về bồi thường thiệt hại và trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động không bắt buộc qua hoà giải trước khi khởi kiện, theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành. Thời hiệu yêu cầu Toà án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm kể từ ngày phát hiện hành vi bị cho là xâm phạm quyền lợi.

– Hãy lưu giữ hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo nghề và quyết định cử đi học.

– Bạn nên tham vấn luật sư hoặc công đoàn cơ sở trước khi ký bất kỳ giấy nhận nợ nào.

Trao đổi với bộ phận nhân sự bằng văn bản giúp bạn chủ động, dù chọn hướng thương lượng hay khởi kiện.

7. Người lao động nên chuẩn bị gì trước khi ký cam kết đào tạo

Cách xử lý hợp lý cho cả hai phía là làm rõ mọi điều khoản ngay lúc đặt bút ký, thay vì chờ tới khi muốn nghỉ mới đọc lại. Nhiều nhân sự chỉ quan tâm nội dung khoá học mà bỏ qua phần ràng buộc tài chính, tới lúc chuyển việc mới thấy khó xử.

Doanh nghiệp từ chối ghi rõ những nội dung trên là dấu hiệu bạn nên cân nhắc kỹ trước khi tham gia khoá đào tạo.

8. Câu hỏi thường gặp

1. Không ký hợp đồng đào tạo nghề thì có phải hoàn trả chi phí đào tạo không?

Nghĩa vụ hoàn trả gắn với hợp đồng đào tạo nghề theo Điều 62, nên khi chưa ký văn bản này, doanh nghiệp thiếu căn cứ yêu cầu bạn trả lại khoản chi. Tuy vậy, một số nơi ghi cam kết ngay trong phụ lục hợp đồng lao động, bạn hãy đọc lại giấy tờ đã ký.

2. Nghỉ việc đúng thời hạn báo trước có phải trả lại tiền đào tạo không?

Khi bạn báo trước đủ ngày theo Điều 35, việc chấm dứt hợp đồng là hợp pháp nên khoản 3 Điều 40 không áp dụng. Dù vậy, nếu hợp đồng đào tạo nghề có điều khoản hoàn trả khi chưa đủ thời gian cam kết, doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu thực hiện.

3. Doanh nghiệp có được giữ lương và sổ bảo hiểm để ép hoàn trả không?

Trả lương và chốt sổ bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ độc lập của người sử dụng lao động, nên giữ lại các khoản này để gây sức ép là không phù hợp quy định. Bạn có thể gửi văn bản yêu cầu, sau đó khiếu nại hoặc khởi kiện.

Nhìn chung, bồi thường chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước hạn xoay quanh ba yếu tố: hợp đồng đào tạo nghề đã ký, cách chấm dứt hợp đồng lao động và chứng từ mà doanh nghiệp xuất trình được. Nắm rõ Điều 62, Điều 40 và thời hạn báo trước tại Điều 35 giúp bạn thương lượng chủ động hơn. Khi số tiền tranh chấp lớn, hãy tham vấn luật sư hoặc công đoàn cơ sở.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian, vì vậy bạn nên đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành và hồ sơ thực tế của mình trước khi quyết định.

Minh An