Hàng ngày, bạn có thể nhận được rất nhiều câu hỏi. Một số câu hỏi có kết thúc mở yêu cầu giải thích tỉ mỉ trong khi các câu hỏi đóng chỉ cần trả lời có hoặc không. Kỹ năng trả lời câu hỏi giúp nâng cao niềm tin của người nghe vào khả năng, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Là một người chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững các kỹ năng trả lời bất cứ câu hỏi nào một cách hiệu quả.
Lắng nghe toàn bộ câu hỏi
Nhiều người sẽ đặt những câu hỏi ngoài lề trước khi đi vào vấn đề chính, do đó bạn cần trì hoãn việc hình thành câu trả lời ngay khi ai đó bắt đầu câu hỏi của họ. Thay vào đó, hãy lắng nghe cho đến khi kết thúc để nâng cao khả năng trả lời chính xác đồng thời thể hiện sự tự tin và quan tâm dành cho người hỏi và thắc mắc của họ. Hãy nhìn vào người đặt câu hỏi, giao tiếp bằng mắt để cho thấy bạn đang lắng nghe và cố gắng hiểu những gì họ đang nói.
Tập trung vào các từ khóa
Trong khi nghe câu hỏi, hãy tập trung vào các từ khóa quan trọng. Giả sử bạn đang đối mặt với ý kiến: Chưa có đủ bằng chứng cho thấy những lợi ích mà bạn vừa đề cập. Từ khóa ở đây là “bằng chứng”. Nếu không lắng nghe cẩn thận, bạn có thể dễ dàng đi lạc hướng và bắt đầu lặp lại những “lợi ích”.
Tập trung vào từ khóa sẽ nhắc bạn nói về các nghiên cứu, lời chứng thực và bất kỳ bằng chứng nào khác hỗ trợ quan điểm của bạn. Nó cho người nghe thấy rằng bạn đã hiểu được mối quan tâm của họ và đang giải quyết vấn đề đó một cách trực tiếp mà không cần vòng vo, lảng tránh.
“Chúng ta hỏi và trả lời câu hỏi để thể hiện sự lịch sự và xây dựng cũng như duy trì các mối quan hệ.”
Chỉ trả lời những gì được hỏi và dừng lại
Chỉ nên đưa ra câu trả lời tập trung vào nhu cầu của người nghe, bởi quá nhiều thông tin sẽ gây nhầm lẫn và nhàm chán. Nếu người nghe muốn biết nhiều hơn, họ sẽ hỏi thêm. Câu hỏi đào sâu của họ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và phản hồi lại những gì quan trọng đối với họ.
Đừng lặp lại câu hỏi với sự tiêu cực hoặc chỉ trích
Có thể bạn đã biết cần lặp lại câu hỏi khi bạn có nhiều người nghe để đảm bảo rằng mọi người đều nghe thấy hoặc diễn đạt lại nếu câu hỏi dài và lan man. Tuy nhiên, kỹ năng trả lời câu hỏi ở đây là không lặp lại từng từ một hoặc với sự tiêu cực. Ví dụ, thay vì nói “Bạn thắc mắc về sự xáo trộn mà chúng tôi đã gây ra với chương trình phần mềm mới?” hãy nói “Bạn muốn hỏi về các vấn đề xảy ra với hệ thống phần mềm của chúng tôi?”.
Khi trả lời câu hỏi, bạn cũng không nên thể hiện thái độ chỉ trích. Đừng bao giờ trả lời câu hỏi với một nhận xét trịch thượng như “Bạn không biết điều đó ư?”
Đặt câu hỏi ngược
Đôi khi, bạn sẽ nhận được các câu hỏi mà bạn khó có thể tiết lộ câu trả lời. Trong trường hợp này, sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu được quan điểm và động cơ của người hỏi trước khi bắt đầu cuộc trao đổi có khả năng dẫn đến bất hòa với các câu hỏi như “Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn như vậy?”, “Vì sao bạn cảm thấy như thế?” hay “Tại sao bạn muốn biết câu trả lời này?”.
Đồng cảm với người hỏi
Người hỏi đương nhiên sẽ được an ủi khi bạn thể hiện sự đồng cảm với họ, đặc biệt nếu họ cảm thấy thất vọng với các vấn đề đang phải đối mặt. Đồng cảm sẽ giúp bạn biến trải nghiệm của họ trở nên tích cực hơn và đó cũng là kỹ năng trả lời câu hỏi quan trọng.
Hãy cho họ biết rằng cảm xúc của họ là có cơ sở và bạn muốn giải quyết vấn đề đang gây ra cảm giác khó chịu cho họ như “Tôi có thể thấy rằng bạn đang buồn và tôi hiểu điều đó” hoặc “Tôi cũng cảm thấy thất vọng trước tình huống này”.
Dành nhiều thời gian hơn nếu cần
Nếu bạn không có câu trả lời chính xác cho một câu hỏi hóc búa ngay lập tức, hãy cân nhắc việc không trả lời tại thời điểm đó hoặc chỉ trả lời một phần câu hỏi. Bạn cần dành thời gian để thu thập các dữ kiện liên quan và đưa ra câu trả lời chính xác, thấu đáo hơn là đưa ra một câu trả lời ngay tức thì nhưng không chính xác.
Bạn có thể trả lời bằng cách “Tôi cần tìm hiểu kỹ hơn trước khi trả lời điều đó” hoặc “Tôi không muốn cung cấp cho bạn thông tin sai, vì vậy hãy để tôi nói chuyện với [tên đồng nghiệp/bộ phận] trước”.
Dừng lại khi thích hợp
Nếu bạn cảm thấy như ai đó đang cố tình làm bạn khó chịu với các câu hỏi không phù hợp, tốt nhất bạn nên rút lui khỏi cuộc trò chuyện một cách lịch sự như “Vấn đề đó quá phức tạp để thảo luận vào lúc này”.
Kỹ năng trả lời câu hỏi rất quan trọng để thiết lập uy tín của bạn. Cân nhắc kỹ lưỡng về 8 yếu tố trên đây sẽ giúp bạn xây dựng bản thân như một người có thẩm quyền trong vai trò của mình và để tài năng của bạn tỏa sáng.
Nguyễn Lý
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Reconcile trong kế toán là gì và có tầm quan trọng ra sao?
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- CBM là gì? Ví dụ dễ hiểu về cách tính CBM
- Kinh nghiệm tìm việc: 7 sai lầm không nên mắc phải
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)