Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa người quản lý thời gian thông minh và người luôn bận rộn nhưng kết quả lại chẳng hoàn thành được bất cứ việc gì?
Những sai lầm trong quản lý thời gian gây ra nhiều vấn đề hơn là chỉ làm mất thời gian, chẳng hạn như làm tăng mức độ căng thẳng, không tập trung hiệu quả và cuối cùng dẫn đến thất bại trong việc đạt được mục tiêu.
Nếu bạn cảm thấy quá tải và thường xuyên phải làm việc muộn để kịp thời hạn hoặc một ngày của bạn trôi qua với nhiều “sóng gió” khiến bạn mất tinh thần, thì có thể bạn mắc phải các sai lầm mà người quản lý thời gian thông minh luôn tránh sau đây.
Đảm nhận quá nhiều
Khó từ chối hoặc muốn tự mình thực hiện tất cả công việc vì không tin tưởng bất kỳ ai khác có thể làm tốt hơn là nguyên nhân khiến bạn có quá nhiều việc phải làm. Dù là gì, đảm nhận quá nhiều việc là cách sử dụng thời gian kém hiệu quả. Nó khiến bạn bị đánh giá là làm việc vội vàng, cẩu thả bởi chất lượng đạt được không như mong đợi.
Chần chừ
Sự chần chừ có lẽ là kẻ thù tồi tệ nhất của bạn. Không có gì gây bất lợi cho sự tập trung và năng suất của bạn bằng việc đi loanh quanh và viện lý do để không bắt tay vào việc. Nó không chỉ tạo ra một lượng lớn công việc tồn đọng mà còn khiến bạn cảm thấy dằn vặt vì cứ “khoanh tay thúc thủ”, nhất là khi đó là việc cấp bách.
Cách tốt nhất để tránh trường hợp này là dành một lượng thời gian cụ thể để khởi động. Điều này sẽ kích hoạt trí tưởng tượng, thu hút sự chú ý của bạn và chẳng bao lâu bạn sẽ tham gia hoàn toàn vào công việc. Nếu cách này không hiệu quả, hãy thử chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ có thể dễ dàng xử lý để làm cho nhiệm vụ có vẻ ít khó khăn hơn.
Chú ý đến việc nhỏ trước tiên
Một trong những lỗi mà người quản lý thời gian thông minh luôn tránh, đó là băn khoăn về các nhiệm vụ nhỏ và gác lại những việc thực sự cần phải hoàn thành.
Kiểm tra email, gọi điện thoại hoặc kiểm tra số liệu thống kê dễ dàng hơn nhiều so với việc cúi xuống và tập trung. Mặc dù bạn cảm thấy như mình đang chăm chỉ làm việc (vì không lướt mạng, không đọc báo) nhưng bạn thực sự không hoàn thành bất cứ việc gì. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước khi xử lý các nhiệm vụ nhỏ khác.
“Quản lý thời gian thông minh giúp bạn vượt qua sự bận rộn, có ngày làm việc hiệu quả hơn và có ý nghĩa hơn cũng như biến thời gian trở thành người bạn tốt nhất của bạn.”
Đoán sai thời gian để hoàn thành công việc
Chúng ta có xu hướng tính toán sai thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Đôi khi bạn ước tính việc gì đó chỉ mất một giờ, nhưng thực tế nó lại mất gần 2 giờ hoặc ngược lại. Dù điều gì xảy ra thì nó cũng gây ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình của bạn và điều đáng lẽ phải hoàn thành ngày hôm nay phải đợi đến ngày mai.
Không phải lúc nào cũng dễ dàng biết được bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc nhưng thường thì sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Ý tưởng tốt nhất để quản lý thời gian thông minh là theo dõi cách bạn sử dụng thời gian cho từng nhiệm vụ trong ít nhất một tuần. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công trong sổ tay hoặc sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian.
Lên lịch làm việc không hiệu quả
Mức năng suất của chúng ta không chỉ thay đổi theo từng ngày mà còn thay đổi theo từng người. Trong khi một số người đạt năng suất cao nhất vào buổi sáng, những người khác có xu hướng thể hiện tiềm năng tối đa vào buổi chiều.
Cách dễ nhất để cân bằng thời gian của bạn là tìm hiểu thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bạn là khi nào và sử dụng thời gian đó để thực hiện các công việc ưu tiên thay vì dàn trải để hoàn thành các nhiệm vụ mang tính lặp đi lặp lại, ít quan trọng hơn.
Thay đổi công nghệ liên tục
Các công cụ và ứng dụng quản lý thời gian giúp cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn nhưng vấn đề là nhiều người chỉ chạy theo số lượng hơn chất lượng. Họ tải nhiều ứng dụng trên điện thoại, máy tính nhưng cuối cùng lại khiến mọi việc rối tung lên.
Bí quyết là chỉ chọn một vài ứng dụng có các tính năng bổ sung cho nhau để cung cấp những gì bạn thực sự cần. Đừng tải xuống một công cụ mới vài ngày một lần. Nếu bạn thấy điều gì phù hợp với mình, hãy kiên trì sử dụng. Thực tế là các ứng dụng đều tương đối giống nhau và chỉ có sự khác biệt nhỏ, hãy nghiên cứu và chọn những ứng dụng đáp ứng nhu cầu của bạn và dừng lại.
Quản lý thời gian mà quên đi kết quả
Đôi khi chúng ta sa lầy vào việc quản lý thời gian đến nỗi quên mất lý do tại sao chúng ta lại cố gắng làm điều này ngay từ đầu, đó là để đạt được hiệu quả tốt nhất. Việc đánh dấu danh sách việc cần làm bằng mọi màu sắc hay theo dõi các cuộc hẹn chỉ đáng giá nếu bạn luôn chú ý đến kết quả cuối cùng.
Quản lý thời gian hiệu quả là một phần của bức tranh lớn chứ không phải là mục tiêu cuối cùng. Toàn bộ quy trình được xây dựng dựa trên việc thúc đẩy công việc đạt được chất lượng cao nhất, chứ không phải bạn đã dành bao nhiêu thời gian ở bàn làm việc.
Bạn sẽ làm gì với 86.400 giây bạn có mỗi ngày? Bạn sẽ quản lý thời gian thông minh hay lãng phí chúng cho những việc không mang lại nhiều giá trị? 7 điều trên đây chắc chắn không phải là một danh sách đầy đủ về các sai lầm khi sử dụng thời gian nhưng chúng sẽ giúp làm sáng tỏ về cách làm việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Việc sử dụng thời gian do chính bạn quyết định chứ không ai khác, vậy đâu là cách bạn sử dụng “lượng vàng bạc” này một cách hợp lý, hãy chia sẻ cùng CareerLink nhé.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Reconcile trong kế toán là gì và có tầm quan trọng ra sao?
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- CBM là gì? Ví dụ dễ hiểu về cách tính CBM
- Kinh nghiệm tìm việc: 7 sai lầm không nên mắc phải
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- 7 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí thực tập
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)