Cách để làm việc thông minh hơn trong năm 2020

Một năm làm việc cũ đã qua và bạn có cảm giác như mình hoàn thành rất ít, luôn lo lắng về deadline, ao ước rằng mình có thêm nhiều thời gian và là một trong những người làm việc thông minh và hiệu quả? Nếu vậy, bài viết này sẽ dành cho bạn. Năm 2020, bạn có thể cần ít thời gian trong khi vẫn hoàn thành nhiều việc hơn thông qua các chiến lược sau.

Tránh đa nhiệm bằng mọi giá

Đa nhiệm từng được xem là bí quyết để đạt năng suất cao nhất, nhưng giờ đây bạn cần phải từ bỏ niềm tin rằng thực hiện nhiều hoạt động cùng lúc là cách làm việc thông minh nhất. Các nghiên cứu khoa học cho thấy rằng “tung hứng” giữa hai hay nhiều nhiệm vụ cùng lúc sẽ làm chậm hoạt động của não và gây ra sự nhầm lẫn. Thay vì đa nhiệm, hãy đặt giới hạn thời gian để hoàn thành từng mục tiêu và tập trung vào đó mà không dừng lại để trả lời email hoặc tin nhắn. Khi một nhiệm vụ được thực hiện, hãy dành vài phút để nghỉ ngơi trước khi bắt đầu rời đi và chuyển sang một trọng tâm mới.

Đừng để bản thân rơi vào thế bị động

Bởi vì bạn không bao giờ biết mỗi ngày sẽ trôi qua như thế nào và ai sẽ liên lạc với bạn, nên bạn có thể dễ dàng bị cuốn vào các cuộc gọi hoặc phân tâm bởi các nhiệm vụ đột xuất. Do đó, hãy lên sẵn lịch trình cho mỗi ngày làm việc và từ chối một cách lịch sự những người muốn “chen ngang” vào trật tự bạn đã sắp xếp hoặc đề xuất những thời điểm thích hợp khác. Biết nói “không” là điều hết sức cần thiết để làm việc thông minh và hiệu quả.

Tự động hóa bất cứ khi nào có thể

Tại sao phải làm mọi thứ bằng tay khi bạn có thể tự động hóa? Người có năng suất làm việc cao luôn tự động hóa bất cứ khi nào có thể. Điều này giúp bạn có nhiều thời gian và công sức hơn cho các nhiệm vụ không thể tự động hóa. Ví dụ, tại sao bạn sắp xếp từng email một khi đã có bộ lọc thông minh? Hãy bắt đầu làm việc một các khôn ngoan hơn. Nếu công nghệ tồn tại, hãy tận dụng nó để “giải phóng” thời gian quý báu của bạn.

Ngoài ra, cũng đừng quên các công cụ làm việc hữu ích giúp tiết kiệm thời gian cũng như tạo sự thoải mái cho bạn trong công việc như bàn làm việc thông minh, các ứng dụng to do list hay lê kế hoạch và cài đặt lời nhắc… 

Nói chuyện trực tiếp

Thay vì viết email, đôi khi, bạn nên nhấc điện thoại lên và nói chuyện với người chịu trách nhiệm. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt đó là các cuộc thảo luận quan trọng và khẩn cấp.

Nếu cần bàn bạc với các đồng nghiệp làm việc trong cùng một văn phòng, thậm chí bạn có thể đi đến và nói chuyện trực tiếp với họ. Ngoài việc vấn đề sẽ được giải quyết ngay thì điều này cũng giúp bạn có cơ hội vận động và bạn đã thực sự tạo ra mối tương tác giữa con người với nhau– một điều đang trở nên khá hiếm trong thế giới công nghệ số hiện nay.

Đặt câu hỏi đúng

Làm thế nào để nhận được thông tin bạn cần đề đưa ra quyết định? Bí quyết là đặt câu hỏi chính xác. Điều này không chỉ giúp bạn có đúng thông tin cần thiết mà còn giúp tiết kiệm thời gian và bạn có thể cắt giảm các cuộc họp đến mức tối thiểu.

Sao lưu công việc

Bạn đã bao giờ làm việc chăm chỉ trong một dự án nhưng đột nhiên tất cả tài liệu đột nhiên biến mất chỉ sau một đêm? Đó là một trong những điều gây khó chịu nhất có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến năng suất của bạn. May mắn thay, nhiều phần mềm và các công vụ có chức năng tự sao lưu giúp bạn tránh được “thảm họa” này. Vì vậy, hãy tập thói quen sao lưu tài liệu của bạn vào ổ cứng một cách thường xuyên, mỗi ngày nếu có thể. Chắc chắn, điều này sẽ khiến bạn mất thêm một vài phút nhưng nó sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối và cảm giác mệt mỏi nếu điều tồi tệ nhất xảy ra.

Không ngừng học hỏi

Hãy nhìn vào những kỹ năng nghề nghiệp của bạn và xác định đâu là điểm cần phải cải thiện cũng như luôn cập nhật về xu hướng và sự phát triển trong ngành nghề. Điều này có thể làm thay đổi mọi thứ. Khi cơ hội đến, bạn sẽ là người có sự chuẩn bị tốt nhất vì bạn chưa bao giờ ngừng học hỏi. Đây cũng được xem là một cách để b hơn.

Tập nói “không”

Nhận lời giúp đỡ bất cứ ai nhờ vả thường làm bạn sa lầy, làm giảm năng suất và khiến bạn trở thành một nhân viên “ngốc ngếch”. Vì vậy, nếu bạn thực sự muốn làm việc thông minh hơn, hãy học cách từ chối.

Mẹo này có thể được xem như một phần mở rộng của quy tắc cuối cùng, quy tắc 80/20. Bằng cách nói không với các loại công việc, khách hàng và cơ hội dường như không bao giờ phù hợp với bạn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những dự án đang làm và có nhiều khả năng đạt được năng suất cao hơn.

Ngừng suy nghĩ về công việc sau giờ làm

Khi ở công ty, bạn nên tập trung vào công việc. Nhưng một khi đã tan sở, hãy để tâm trí được thư giãn. Tập trung vào gia đình, sở thích, khu vườn rau của bạn ở sân sau hay bất cứ thứ gì bạn thích. Các nghiên cứu cho thấy rằng, sự tập trung, năng suất và hài lòng trong công việc tăng lên khi bạn để đầu óc nghỉ ngơi đúng cách. Hãy sử dụng thời gian nghỉ phép trong năm để thực hiện một chuyến đi mơ ước. Khi quay trở lại, bạn sẽ có thể làm việc tốt hơn và tận hưởng bản thân nhiều hơn.

Chăm sóc tài sản lớn nhất của bạn

Tài sản lớn nhất của bạn không phải là thời gian, mà đó là chính bạn. Nếu bạn không ngủ đủ giấc, tập thể dục và thư giãn, bạn sẽ thấy rằng mình ngày càng trở nên kém năng suất. Khi đó, bạn bắt đầu làm việc nhiều giờ hơn và lâu hơn, điều này trái ngược hoàn toàn với những gì bạn muốn.

Những gì bạn nên làm là đảm bảo bản thân luôn ở trong trạng thái tốt nhất. Sẽ rất hữu ích khi nhớ rằng bạn cần nghỉ 15 phút sau mỗi 2 giờ làm việc. Nghỉ ngơi, hít thở không khí trong lành và tập thể dục là một trong những cách tốt nhất để làm việc thông minh hơn.

Nếu bạn có ước mơ và mục tiêu lớn, việc thực hiện các thói quen làm việc thông minh sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích hơn những gì bạn có thể tưởng tượng. Bạn sẽ làm được nhiều việc hơn, cảm thấy bản thân có năng suất đồng thời tiết kiệm được thời gian và năng lượng quý giá cho những điều thực sự quan trọng: mục tiêu cuộc sống, sự phát triển cá nhân, sức khỏe và các mối quan hệ của bạn. Vậy nên, để nâng cao năng suất, đừng chỉ làm việc chăm chỉ mà hãy bắt đầu làm việc thông minh hơn trong năm 2020 này nhé.

 

Pha Lê