Xử lý kỷ luật lao động khi người lao động vắng mặt được tiến hành ra sao

Một nhân viên không đến dự họp kỷ luật, thậm chí biến mất khỏi công ty nhiều ngày, khiến bộ phận nhân sự lúng túng. Quy định về xử lý kỷ luật lao động khi người lao động vắng mặt đã có lời giải trong Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Bài viết tóm tắt trình tự, thời hạn thông báo và giới hạn pháp lý.

1. Vắng mặt trong kỷ luật lao động được hiểu theo nghĩa nào

Cụm từ vắng mặt ở đây hay bị hiểu lẫn giữa hai tình huống. Thứ nhất là người lao động không dự cuộc họp xét kỷ luật dù đã nhận thông báo, tức vấn đề trình tự. Thứ hai là người lao động tự ý bỏ việc, khi đó việc nghỉ mới là hành vi bị xem xét. Hai tình huống có thể xảy ra cùng lúc, khiến nhiều hồ sơ kỷ luật bị tuyên trái luật.

Chứng minh được lỗi và làm đúng trình tự là hai việc tách rời, thiếu một trong hai thì quyết định kỷ luật dễ bị vô hiệu.

2. Bốn nguyên tắc bắt buộc trong cuộc họp kỷ luật

Bộ luật Lao động 2019 (45/2019/QH14) đặt ra nhóm nguyên tắc mà cả nhân sự lẫn người lao động nên nắm trước cuộc họp. Đây cũng là phần thanh tra lao động soi kỹ khi có khiếu nại. Chuyên viên nhân sự (HR Executive) phụ trách quan hệ lao động cần thuộc các nguyên tắc này.

– Người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi bằng chứng cứ.

– Người lao động có mặt và được tự bào chữa hoặc nhờ luật sư bào chữa.

– Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải tham gia.

– Nội dung xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.

Nếu bạn quan tâm mảng quan hệ lao động, hãy xem các tin tuyển dụng việc làm Nhân sự trên CareerLink để hình dung yêu cầu chuyên môn thực tế.

3. Thông báo trước 05 ngày làm việc và hướng xử lý khi vắng mặt

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết trình tự họp xét kỷ luật, trong đó mốc quan trọng nhất là thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc. Thông báo nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm bị xem xét. Bằng chứng đã gửi thông báo rất có giá trị khi phát sinh tranh chấp.

Khi nhận thông báo, các thành phần này có nghĩa vụ xác nhận tham dự. Nếu một bên không dự được, hai bên thỏa thuận đổi lịch, không thỏa thuận được thì doanh nghiệp quyết định. Điểm mấu chốt nằm ở bước cuối: khi một thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp.

4. Tình huống vắng mặt, cách xử lý và rủi ro pháp lý

Thực tế phong phú hơn văn bản, nên bộ phận nhân sự cần phân loại tình huống trước khi mở cuộc họp. Bảng dưới tóm tắt các dạng vắng mặt thường gặp và mức rủi ro kèm theo. Rủi ro ở đây là khả năng quyết định kỷ luật bị tuyên trái pháp luật.

Tình huống vắng mặt	Doanh nghiệp làm gì	Rủi ro pháp lý
Nhận thông báo, không xác nhận tham dự	Họp đúng thời gian, địa điểm đã báo	Thấp nếu lưu đủ chứng từ gửi
Xin đổi lịch vì lý do cá nhân	Thỏa thuận lịch mới hoặc doanh nghiệp ấn định	Trung bình nếu không lập văn bản
Tự ý bỏ việc, không liên lạc được	Gửi thông báo tới địa chỉ đã đăng ký	Cao nếu thông báo không tới nơi
Đang nghỉ ốm đau, thai sản, bị tạm giam	Tạm dừng, chờ hết thời gian đó	Rất cao, dễ bị coi là trái luật

Nhóm rủi ro cao thường rơi vào lao động thời vụ hoặc người làm không giấy tờ ràng buộc, tương tự vướng mắc nêu trong bài làm việc không ký hợp đồng lao động và những rủi ro.

5. Bốn hình thức kỷ luật và những việc không được làm

Dù người lao động có mặt hay vắng, cuộc họp chỉ dẫn tới một trong bốn hình thức mà pháp luật liệt kê. Doanh nghiệp không được đặt thêm hình thức ngoài danh sách này, kể cả khi nội quy lao động đã đăng ký ghi khác. Đây là điểm người lao động nên đối chiếu khi nhận quyết định.

– Khiển trách là mức nhẹ, dùng cho vi phạm ít nghiêm trọng.

– Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.

– Cách chức áp dụng cho người giữ chức vụ quản lý.

– Sa thải là hình thức nghiêm khắc nhất, chỉ dùng cho hành vi luật liệt kê.

Pháp luật cũng cấm ba nhóm hành vi khi xử lý kỷ luật: xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động; phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật; xử lý kỷ luật với hành vi không có trong nội quy lao động, không thỏa thuận trong hợp đồng và không có quy định pháp luật.

6. Các trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động

Có những giai đoạn pháp luật khóa quyền xử lý kỷ luật của doanh nghiệp, dù hành vi vi phạm đã rõ. Trong các giai đoạn này, thời hiệu được kéo dài tương ứng chứ hành vi không bị bỏ qua. Doanh nghiệp phải chờ, người lao động cũng không thoát trách nhiệm.

– Người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được đồng ý.

– Người lao động đang bị tạm giữ hoặc tạm giam theo quyết định.

– Đang chờ kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền.

– Lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Bỏ qua các mốc này, quyết định ban hành sau đó dễ bị vô hiệu khi tranh chấp đưa tới hòa giải viên lao động.

7. Câu hỏi thường gặp

1. Người lao động cố tình không dự họp thì có bị sa thải không?

Chỉ khi hành vi vi phạm thuộc nhóm bị sa thải theo luật và doanh nghiệp đã thông báo hợp lệ. Vắng mặt tự nó không phải căn cứ.

2. Doanh nghiệp gửi thông báo họp bằng hình thức nào thì hợp lệ?

Pháp luật không giới hạn hình thức, nhưng người dự họp cần nhận được thông báo trước. Nên chọn cách lưu được bằng chứng như thư có hồi báo hoặc email.

3. Quyết định kỷ luật ban hành khi vắng mặt có hiệu lực không?

Có, nếu trình tự theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP được tuân thủ và chứng cứ về lỗi đủ thuyết phục. Ngược lại, người lao động có quyền khiếu nại.

Tóm lại, xử lý kỷ luật lao động khi người lao động vắng mặt vẫn được phép tiến hành, với điều kiện thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc, chứng minh được lỗi và lập biên bản đầy đủ. Vắng mặt không phải cách né trách nhiệm, nhưng cũng không cho phép doanh nghiệp rút gọn thủ tục. Nắm rõ ranh giới này giúp cả hai phía tránh tranh chấp kéo dài.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể. Bạn nên đối chiếu với Bộ luật Lao động, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.

Minh An