5s-la-gi-loi-ich-cua-mo-hinh-tieu-chuan-5s

Tiêu chuẩn 5S là gì? Đây là một phương pháp tổ chức không gian làm việc sao cho an toàn, hiệu quả và có năng suất. Mục tiêu của 5S là tạo ra một môi trường sạch sẽ, gọn gàng cho phép mọi người làm công việc của họ mà không mất nhiều thời gian đồng thời giảm nguy cơ thương tích.

 

Ý nghĩa của mô hình 5S là gì?

 

Năm từ trong 5S đại diện cho năm bước để hoàn thành mục tiêu này, dựa trên các từ gốc trong tiếng Nhật là seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke, tương đương với tiếng Anh là Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain.

 

Sort – sàng lọc

 

Bước đầu tiên của 5S – Sàng lọc - liên quan đến việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị… trong không gian làm việc để xác định những gì cần phải có và những gì có thể được loại bỏ. Một số điều cần hỏi trong giai đoạn này bao gồm:

 

-       Vật liệu/thiết bị này dùng để làm gì?

-       Dụng cụ này được sử dụng lần cuối là khi nào?

-       Nó được sử dụng thường xuyên thế nào?

-       Ai sử dụng nó?

-       Dụng cụ này có thực sự cần phải ở đây không?

 

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

 

Hãy nhớ rằng những người đánh giá giỏi nhất các vật dụng trong một không gian là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời những câu hỏi trên.

 

Khi đã xác định rằng một số vật dụng không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau:

 

-       Chuyển sang bộ phận khác;

-       Tái chế / vứt bỏ / bán các mặt hàng;

-       Đưa vào kho.

 

Đối với các vật dụng bạn không chắc chắn, ví dụ có một công cụ không được sử dụng gần đây, nhưng ai đó cho rằng nó có thể cần thiết trong tương lai — hãy dán nhãn lưu ý.

 

Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) mà vật dụng đó không được sử dụng, thì đã đến lúc xóa nó khỏi không gian làm việc. Thật không đáng để đưa vào những thứ không bao giờ được sử dụng vì chúng chỉ chiếm không gian.

 

Sắp xếp thứ tự - Set in Order

 

Khi đã xác định những vật dụng cần thiết, giờ đây bạn cần có chiến lược để phân loại chúng một cách khoa học. Hãy cân nhắc những điều sau:

 

-       Ai sử dụng những vật dụng nào?

-       Các vật dụng được sử dụng khi nào?

-       Những vật dụng nào được sử dụng thường xuyên nhất?

-       Các vật dụng có nên được phân nhóm theo loại không?

-       Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các vật phẩm?

-       Nơi nào phù hợp với người lao động hơn?

-       Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ mọi thứ ngăn nắp không?

 

Trong giai đoạn này, bạn nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi suy nghĩ thông qua các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, lối đi mà mọi người đến được không gian đó…

 

Sạch sẽ - Shine

 

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết dọn dẹp là gì, nhưng đó là một trong những việc dễ dàng bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Sạch sẽ của 5S là gì? Điều này có nghĩa là tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, quét bụi, lau bề mặt, cất công cụ và vật liệu…

 

Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố, tránh lãng phí thời gian và giảm lợi nhuận cho gián đoạn sản xuất.

 

Sạch sẽ ở nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và nó không chỉ là công việc dành cho nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày.

 

Làm như vậy khiến họ có trách nhiệm về không gian làm việc, về lâu dài có nghĩa là họ sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc và công ty.

 

Standardize - Săn sóc

 

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, không gian được dọn dẹp và thiết bị hoạt động tốt.

 

Vấn đề là, sau khi sắp xếp mọi thứ có thể trở lại lộn xộn như cũ. Do đó phải làm cho điều này trở thành thói quen. Tùy thuộc vào không gian làm việc, hãy tạo lịch trình thực hiện nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và đề ra người chịu trách nhiệm về chúng.

 

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Có thể cần phải dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các công việc này sẽ trở thành thông lệ và việc sắp xếp sạch sẽ không gian làm việc sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

 

Sustain – Sẵn sàng

 

Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Tất cả mọi người cần phải tham gia, từ nhà quản lý đến nhân viên sản xuất, từ nhân viên kho đến văn phòng.

 

Sustain là làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S nên trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực liên tục.

 

“Mục tiêu của 5S là tạo ra một môi trường sạch sẽ, gọn gàng giúp tăng năng suất đồng thời giảm nguy cơ thương tích”.

 

Lợi ích của mô hình 5S

 

Lí do để doanh nghiệp áp dụng mô hình tiêu chẩn 5S là gì? Dưới đây là một số lợi ích.

 

Tăng năng suất

 

Mọi doanh nghiệp đều hướng tới việc tăng năng suất, xét cho cùng, năng suất làm tăng lợi tức đầu tư tổng thể. Nghiên cứu cho thấy rằng việc thực hiện hiệu quả 5S mang lại sự cải thiện này.

 

5S loại bỏ các vật dụng không cần thiết cùng với việc tối đa hóa nơi làm việc hiệu quả giúp năng suất được cải thiện với mức lãng phí thời gian tối thiểu. Ít thời gian hơn để tìm kiếm các mục không cần thiết có nghĩa là thời gian làm việc nhiều hơn.

 

Nâng cao sự an toàn

 

Cải thiện an toàn là một lợi ích khác của việc thực hiện 5S. Một môi trường làm việc sạch sẽ, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất có thể làm giảm đáng kể số lượng rủi ro đáng tiếc.

 

Điều này sẽ giúp nâng cao tinh thần của nhân viên, vì giảm sự cố thương tích thể hiện mối quan tâm của doanh nghiệp đối với sự an toàn của người lao động.

 

Giảm chất thải

 

Việc thực hiện 5S cũng sẽ giúp giảm đáng kể các vật dụng bị mất và hư hỏng tại nơi làm việc.

Nơi làm việc được tổ chức sắp xếp tốt với nhãn mác phù hợp giúp người lao động linh hoạt trong việc thay thế các vật dụng bị hư hỏng ở những nơi quy định, do đó giảm thiểu tổng số dụng cụ và thiết bị thất lạc và mất mát.

 

Hơn nữa, việc quản lý thiết bị phù hợp cũng giảm thiểu các thiệt hại thường gây ra cho các bộ phận khác nhau của sản phẩm trong quá trình sản xuất.

 

Tăng cường sự gắn bó

 

Nhân viên gắn bó hơn với doanh nghiệp là một trong những mục tiêu chính của việc thực hiện đào tạo sản xuất tinh gọn 5S.

 

Điều này là do nhân viên sẽ chịu trách nhiệm phần lớn trong việc thực hiện. 5S nhấn mạnh sự tham gia của nhân viên bằng cách sắp xếp hợp lý công việc của họ và cho phép họ cung cấp ý tưởng để thực hiện các thay đổi hiệu quả trong thiết kế tổng thể và cũng để thực hiện các nhiệm vụ giữ gìn không gian làm việc.

 

Vậy là bạn đã hiểu 5S là gì cũng như tầm quan trọng của nó rồi phải không? Hi vọng bạn sẽ áp dụng mô hình này vào doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả nhất.

 

Huỳnh Trâm

  •  
     

Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác