Thư cảm ơn khách hàng ý nghĩa được viết thế nào?

Vì sao thư cảm ơn khách hàng lại quan trọng và một lá thư cảm ơn ý nghĩa bao gồm các yếu tố nào?

Tất cả chúng ta đều đã được học về giá trị của lời cảm ơn. Sau khi được tặng một món quà, được tạo một cơ hội tốt, được giúp đỡ hỗ trợ… bạn cần nói lời cảm ơn sớm nhất có thể. Điều này cho thấy bạn đánh giá cao và trân trọng thời gian cũng như sự hào phóng của đối phương.

Một tình cảm tương tự cũng nên được áp dụng để cảm ơn khách hàng của bạn. Họ đã dành thời gian và nguồn lực để hỗ trợ doanh nghiệp và nếu bạn bày tỏ sự tri ân qua một lá thư, họ sẽ rất vui lòng.

Tại sao thư cảm ơn khách hàng lại quan trọng?

Được nghe lời cảm ơn luôn mang lại cảm giác vui vẻ. Nhưng khi bạn nói điều đó với khách hàng đúng cách, nó có thể có ý nghĩa hơn rất nhiều. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, chúng ta gần như không có đủ thời gian gặp gỡ trực tiếp khách hàng của mình. Gửi lời cảm ơn chân thành qua email hoặc qua thư là một cách để xây dựng thương hiệu tích cực, cho thấy bạn coi trọng mối quan hệ với khách hàng, khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tăng khả năng giới thiệu các khách hàng mới.

Khi nào bạn nên gửi thư cảm ơn?

Khi có khách hàng mới

Sự tiếp đón đầu tiên sẽ quyết định tương lai mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp. Vì vậy bạn chắc chắn nên gửi thư cảm ơn đến khách hàng mới qua thư hoặc email. Sự chào đóng nồng nhiệt đó sẽ khiến họ quay trở lại thêm nhiều lần nữa.

Khi đó là khách hàng thân thiết

Nếu một khách hàng được phục vụ tốt, họ sẽ luôn nhớ và quay lại với dịch vụ yêu thích. Họ sẽ có niềm tin với doanh nghiệp và từ đó trở thành khách hàng thân thiết. Đổi lại, ở vai trò người bán bạn cũng cần đáp lại tình cảm đó bằng cách thể hiện sự tôn trọng qua các email cảm ơn chỉn chu.

Những dịp đặc biệt

Vào những ngày đặc biệt như dịp cuối năm, ngày lễ và sinh nhật, hãy dành thời gian để gửi email tri ân đến tất cả khách hàng của bạn.

Khi khách hàng mua với số lượng lớn

Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn hơn bình thường, bạn nên gửi email cảm ơn và chúc họ những điều ý nghĩa nhất.

Khi có các chương trình khuyến mãi

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có chương trình khuyến mãi về một số sản phẩm nhất định, bạn nên gửi email cảm ơn đến những người mua lần đầu tiên và điều này có thể khiến họ quay trở lại.

Điều gì làm cho lá thư cảm ơn khách hàng trở nên tuyệt vời?

Càng sớm càng tốt

Nếu bạn đang viết thư cảm ơn khách hàng liên quan đến một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như lần giao dịch đầu tiên của khách hàng, hãy đảm bảo gửi email càng sớm càng tốt, trong vòng 24 giờ nếu có thể, vì chờ đợi sẽ làm giảm tác động tích cực mà lời cảm ơn có thể mang lại.

“Làm theo đúng định dạng và duy trì một giọng điệu tích cực từ đầu đến cuối sẽ làm tăng thêm tính hiệu quả cho bức thư cảm ơn khách hàng của bạn.”

Bắt đầu một cách ấn tượng

Cho dù bạn đang gửi thư tay hay email, hãy đảm bảo rằng nó mang lại một sự rung cảm tích cực ngay từ khi xuất hiện ở hộp thư đến của khách hàng. Đối với email cảm ơn, điều này đặc biệt quan trọng. Cá nhân hóa dòng tiêu đề có thể làm tăng tỉ lệ mở email lên 50%, vì vậy hãy thử những câu như “Cảm ơn [tên khách hàng] vì đã là một khách hàng tuyệt vời”.

Một nguyên tắc chung là bao gồm các từ như “cảm ơn”, “có giá trị” hoặc “đánh giá cao” (hoặc từ đồng nghĩa) trong phần đầu của lời cảm ơn.

Sử dụng chi tiết để làm cho bức thư trở nên độc đáo

Cách chắc chắn nhất để làm rõ với khách hàng rằng bạn không sử dụng các mẫu thư có sẵn là bao gồm các chi tiết chỉ áp dụng cho họ. Điều này có thêm lợi ích là làm cho bức thư trở nên chân thực hơn. Chẳng hạn, nếu khách hàng là công ty đã tung ra một sản phẩm mới hoặc đạt được danh hiệu hay giải thưởng, hãy đề cập điều đó trong thư cảm ơn như “Tôi xin gửi lời cảm ơn vì một năm hợp tác thành công vừa qua. Chúng tôi rất vui khi thấy công ty của bạn đạt được [giải thưởng]”.

Thắt chặt mối quan hệ trong tương lai

Tiếp theo, hãy cho thấy rằng bạn mong muốn được tiếp tục mối quan hệ làm việc và sẽ làm những điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh với họ trong tương lai, ví dụ như:

“Chúng tôi đánh giá bạn rất cao với tư cách là một khách hàng đã sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong năm qua và chúng tôi rất muốn biết nếu bạn có bất kỳ phản hồi hoặc thắc mắc về việc sử dụng sản phẩm đó. Như mọi khi, chúng tôi luôn sẵn sàng tiếp nhận các ý kiến đóng góp và giải đáp thắc mắc một cách thỏa đáng”.

Không sử dụng thư để quảng bá

Khi viết thư cảm ơn khách hàng thân thiết bằng cách viết một lời nhắn nhủ ân cần được cá nhân hóa, hãy đảm bảo rằng bạn không vô tình sử dụng bất kỳ ngôn ngữ quảng cáo nào. Hãy bỏ qua các chi tiết về sản phẩm mới sắp ra mắt hoặc phiếu giảm giá 20%. Đây là lúc tập trung vào khách hàng, không phải bản thân hay công ty của bạn.

Lời cảm ơn được thể hiện một cách chân thành là điều đầu tiên mà khách hàng sẽ nhớ về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bày tỏ lòng biết ơn đối với khách hàng một cách đúng đắn và vào đúng thời điểm sẽ tạo nên sự thay đổi lớn cho doanh nghiệp. Vào dịp cuối năm này, hãy gửi đi những lá thư cảm ơn khách hàng để bày tỏ lời tri ân chân thành nhất, bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện tích cực trong mối quan hệ với khách hàng. 

 

Nguyễn Lý