BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài: điều kiện, tỷ lệ đóng và hồ sơ

Từ 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và nghị định hướng dẫn mới đã thay đổi cách doanh nghiệp xử lý bảo hiểm cho chuyên gia nước ngoài (Expatriate). Bài viết giải thích BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài cho phòng nhân sự, kế toán doanh nghiệp FDI: ai phải tham gia, ai được loại trừ, tỷ lệ đóng, hiệp định song phương và mốc hồ sơ.

1. Lao động nước ngoài nào thuộc diện BHXH bắt buộc?

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 đưa người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề vào đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Chính phủ. Chi tiết nằm ở Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2025 cùng ngày với luật và thay cho các hướng dẫn cũ về BHXH bắt buộc. Nếu cần ôn lại khái niệm nền tảng, bạn có thể đọc bài Bảo hiểm xã hội là gì? Quyền lợi và trách nhiệm liên quan trên cẩm nang CareerLink.

Hai điều kiện phải thỏa cùng lúc

Điều kiện thứ nhất là giấy phép lao động (Work Permit), chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Điều kiện thứ hai là hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên ký với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Chuyên gia ký hợp đồng 6 tháng vì vậy chưa thuộc diện đóng BHXH bắt buộc, nhưng khi hợp đồng được gia hạn đạt mốc 12 tháng thì phòng nhân sự cần rà lại.

Ba trường hợp không phải tham gia

Ngay cả khi có giấy phép lao động, ba nhóm sau vẫn nằm ngoài diện BHXH bắt buộc theo luật hiện hành:

– Người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (Intra-company Transferee) không phải tham gia theo luật.

– Người đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động không phải tham gia.

– Người thuộc trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên quy định khác được áp dụng điều ước.

Trường hợp di chuyển nội bộ hay phát sinh tranh cãi, vì doanh nghiệp phải chứng minh người đó đã được công ty mẹ tuyển dụng trước theo thời gian luật định. Hồ sơ chứng minh nên lưu cùng hồ sơ giấy phép lao động để xuất trình khi bị kiểm tra.

2. Tỷ lệ đóng từng quỹ và ví dụ tính tiền

Khác với lao động Việt Nam, người nước ngoài không đóng bảo hiểm thất nghiệp, vì Luật Việc làm 2025 (hiệu lực từ 01/01/2026) vẫn giới hạn đối tượng là công dân Việt Nam. Bảng dưới đây tổng hợp tỷ lệ BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài, cùng bảo hiểm y tế, áp dụng từ 01/7/2025.

Quỹ	Doanh nghiệp đóng	Người lao động đóng	Ghi chú
Hưu trí và tử tuất	14%	8%	Căn cứ tính lương hưu hoặc BHXH một lần
Ốm đau và thai sản	3%	0%	Chi trả khi nghỉ ốm, sinh con
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp	0,5%	0%	Có thể là 0,3% nếu doanh nghiệp đủ điều kiện
Bảo hiểm y tế	3%	1,5%	Đóng theo Luật Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp	Không áp dụng	Không áp dụng	Người nước ngoài ngoài phạm vi Luật Việc làm 2025
Tổng cộng	20,5%	9,5%	Tổng 30% trên tiền lương làm căn cứ đóng

Tiền lương làm căn cứ đóng và mức trần

Tiền lương làm căn cứ đóng gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung trả thường xuyên theo hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi lương bằng ngoại tệ, kế toán tiền lương (Payroll Accountant) cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo hướng dẫn của cơ quan BHXH. Mức tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu; khi mức lương cơ sở tăng lên 2.530.000 đồng từ 01/7/2026, trần đóng tương ứng là 50.600.000 đồng/tháng.

Ví dụ tính cho hai mức lương

Với chuyên gia lương 35.000.000 đồng/tháng, dưới trần, người lao động đóng 9,5% tương đương 3.325.000 đồng, còn doanh nghiệp đóng 20,5% tương đương 7.175.000 đồng. Với giám đốc kỹ thuật lương 120.000.000 đồng/tháng, căn cứ đóng dừng ở mức trần 50.600.000 đồng, nên người lao động đóng 4.807.000 đồng (8% hưu trí là 4.048.000 đồng cộng 1,5% bảo hiểm y tế là 759.000 đồng). Doanh nghiệp đóng 10.373.000 đồng, gồm 8.855.000 đồng cho các quỹ BHXH và 1.518.000 đồng cho bảo hiểm y tế.

Phần lương vượt trần không tính đóng bảo hiểm, nhưng vẫn được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Khi lên kế hoạch tuyển chuyên gia, nhiều doanh nghiệp đưa sẵn chi phí BHXH bắt buộc vào ngân sách nhân sự để tránh lệch dự toán. Bạn có thể tham khảo việc làm cho người nước ngoài đang đăng trên CareerLink để thấy các vị trí đang tuyển và yêu cầu đi kèm.

3. Hiệp định song phương: khi nào được miễn đóng trùng?

Điều ước quốc tế là ngoại lệ thứ ba nêu ở phần 1. Hiệp định về bảo hiểm xã hội giữa Việt Nam và Hàn Quốc, ký ngày 14/12/2021, có hiệu lực từ 01/01/2024 và là hiệp định song phương về BHXH đầu tiên được Việt Nam triển khai. Theo BHXH Việt Nam, người đã đóng ở một nước theo diện hiệp định không phải đóng trùng ở nước còn lại. Hiệp định còn cho phép cộng gộp thời gian tham gia ở hai nước để xét hưởng các chế độ BHXH.

Áp dụng thực tế ở doanh nghiệp Hàn Quốc

Một kỹ sư người Hàn Quốc được công ty mẹ cử sang nhà máy tại Bắc Ninh và vẫn đóng lương hưu ở Hàn Quốc có thể đề nghị không đóng trùng phần tương ứng tại Việt Nam. Khi đó doanh nghiệp cần giấy xác nhận tham gia bảo hiểm do cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc cấp, nộp kèm hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đăng ký. Không có giấy xác nhận này, doanh nghiệp vẫn đóng BHXH bắt buộc như bình thường.

Với chuyên gia từ quốc gia chưa có hiệp định, doanh nghiệp đóng đủ theo Luật BHXH 2024 và nên tra cứu điều ước còn hiệu lực khi tiếp nhận nhân sự từ một nước mới.

4. Checklist hồ sơ và mốc thời hạn cho phòng nhân sự FDI

Sai sót thường đến từ trễ hạn và thiếu giấy tờ hơn là hiểu sai tỷ lệ. Chuyên viên nhân sự (HR Specialist) nên quản lý hồ sơ người nước ngoài theo danh sách cố định và gắn mỗi mốc vào lịch nhắc việc. Cơ quan tiếp nhận là BHXH nơi doanh nghiệp đăng ký, thuộc hệ thống BHXH Việt Nam trực thuộc Bộ Tài chính từ 2025.

Bộ hồ sơ đăng ký lần đầu

Trước khi đăng ký BHXH bắt buộc, hãy kiểm tra đủ năm giấy tờ sau cho từng chuyên gia:

– Tờ khai và danh sách lao động phải lập theo mẫu hiện hành của BHXH Việt Nam.

– Bản sao giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề phải còn hiệu lực.

– Bản sao hợp đồng lao động cần thể hiện thời hạn từ đủ 12 tháng và mức lương.

– Bản sao hộ chiếu kèm thị thực hoặc thẻ tạm trú cần còn thời hạn.

– Giấy xác nhận tham gia bảo hiểm ở nước cử sang cần nộp nếu đề nghị áp dụng hiệp định.

Hồ sơ chủ yếu nộp qua giao dịch điện tử bằng chữ ký số, nên tên trên hộ chiếu cần khớp với tên trong hợp đồng để tránh bị trả về.

Các mốc thời hạn cần theo dõi

Sự kiện	Thời hạn tham khảo	Việc cần làm
Hợp đồng lao động có hiệu lực	Trong 30 ngày	Nộp hồ sơ đăng ký tham gia cho người lao động
Đóng hằng tháng	Theo thời hạn luật định hằng tháng, đối chiếu với cơ quan BHXH nơi đăng ký	Trích phần người lao động, nộp cùng phần doanh nghiệp
Thay đổi lương, chức danh	Trong tháng phát sinh	Báo điều chỉnh căn cứ đóng
Giấy phép lao động sắp hết hạn	Trước ngày hết hạn	Làm thủ tục gia hạn, cập nhật bản mới vào hồ sơ BHXH
Chấm dứt hợp đồng	Thanh toán các khoản trong 14 ngày làm việc (Bộ luật Lao động 2019)	Báo giảm, xác nhận thời gian đóng, trả lại giấy tờ

Luật BHXH 2024 phân biệt chậm đóng với trốn đóng, và số tiền chậm đóng có thể bị tính thêm 0,03%/ngày. Do đó, nhiều doanh nghiệp FDI chốt bảng lương sớm để kịp hạn nộp.

5. Quyền lợi của lao động nước ngoài khi về nước

Chuyên gia thường hỏi khoản đã đóng theo diện BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài sẽ ra sao khi rời Việt Nam. Theo pháp luật hiện hành, họ có thể nhận BHXH một lần khi chấm dứt hợp đồng hoặc khi giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hết hiệu lực mà không được gia hạn. Khoản này tính trên thời gian và tiền lương đã đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Nếu làm việc đủ lâu và đủ điều kiện về tuổi cùng số năm đóng tối thiểu theo Luật BHXH 2024, người lao động có thể được hưởng lương hưu.

Trong thời gian làm việc, người nước ngoài được hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bảo hiểm y tế khi đáp ứng điều kiện. Ứng dụng VssID giúp người lao động tra cứu quá trình đóng và phát hiện sớm tháng bị thiếu.

Chuyên gia rời Việt Nam trước khi nhận BHXH một lần nên được hướng dẫn thủ tục ủy quyền nhận thay.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Người nước ngoài ký hợp đồng 9 tháng có phải đóng BHXH bắt buộc không? Theo hướng dẫn hiện hành, hợp đồng dưới 12 tháng chưa thuộc diện; khi gia hạn đủ mốc 12 tháng thì cần rà lại.

2. Doanh nghiệp có được thỏa thuận với chuyên gia để không đóng không? Không, nghĩa vụ đóng do luật quy định nên thỏa thuận riêng không thay thế được.

3. Lao động nước ngoài có phải đóng bảo hiểm y tế không? Có, người lao động đóng 1,5% và doanh nghiệp đóng 3% trên tiền lương làm căn cứ đóng.

Quản lý bảo hiểm cho chuyên gia nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp nắm cả luật trong nước lẫn điều ước quốc tế. Khi xử lý BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài, phòng nhân sự cần xác định đúng diện tham gia, áp tỷ lệ 20,5% và 9,5% có trần, kiểm tra hiệp định với nước cử sang và theo dõi mốc hồ sơ. Hãy rà lại danh sách chuyên gia theo checklist trên trong kỳ lương tới.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo theo quy định tại thời điểm tháng 10/2026; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan BHXH nơi đăng ký trước khi áp dụng.

Minh An