Information system là gì, có đặc trưng và vai trò ra sao?

Information system là gì? Information system có đặc trưng cơ bản gì và nó có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?

Information system là gì?

Information system viết tắt là IS, có nghĩa là hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng làm nhiệm vụ là thu thập, xử lý, tổng hợp, lưu trữ và truyền đạt thông tin để đặt một mục đích cụ thể nào đó cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. 

Hệ thống thông tin gồm nhiều yếu tố khác nhau tạo nên khối dữ liệu khổng lồ và được phân chia thành từng lĩnh vực hệ thống thông tin nhất định như truyền thông, giao thông, hệ thống thông tin các trường học… Đồng thời, hệ thống thông tin có những dạng khác nhau, có thể dưới dạng hữu hình như máy móc, thiết bị, phòng ban, nhân sự…

Nhưng hệ thống thông tin cũng tồn tại dưới dạng vô hình, phi vật chất như số liệu, dữ liệu data, các quy trình xử lý, quy tắc… Trước đây hệ thống thông tin chủ yếu thu thập và lưu trữ bằng những tủ hồ sơ, văn bản nhưng ngày nay công nghệ thông tin phát triển, hệ thống thông tin được lưu trữ bằng phần mềm, phần cứng và được quản lý dễ dàng bằng cách tự động hóa.

“Ngoài việc giải thích dữ liệu, hệ thống thông tin còn thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu đó”.

Đặc trưng cơ bản của Information System

Hệ thống thông tin có một số đặc trưng cơ bản sau:

Lưu trữ trên máy tính

Trước kia, hệ thống thông tin chủ yếu lưu trữ dưới dạng giấy tờ nhờ các tập hồ sơ, tài liệu, thư viện… Nhưng ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin được xây dựng và lưu trữ trên các nền tảng công nghệ hiện đại: ổ cứng, ổ mềm… với bộ nhớ khủng có khả năng lưu trữ hệ thống thông tin khổng lồ và có tính bảo mật cao.

Có tính phân nhánh

Một hệ thống thông tin lớn bao gồm nhiều nhánh nhỏ khác nhau. Vì thế hệ thống thông tin có tính phân nhánh. Hệ thống thông tin càng phân nhánh rõ ràng thì khi quản lý và tìm kiếm càng dễ dàng.

Mỗi nhánh con trong hệ thống thông tin có mối quan hệ, tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Bởi vậy khi sử dụng hệ thống thông tin, người quản lý dữ liệu cần phải rất cẩn thận để tránh ảnh hưởng tới hệ thống dữ liệu chung.

Có thể thay đổi

Hệ thống thông tin có dạng kết cấu linh hoạt. Nó sinh ra để đáp ứng mọi nhu cầu doanh nghiệp, bởi vậy nó không thể ở dạng “tĩnh” hay cố định mà cần có sự linh hoạt và luôn thay đổi, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp đó.

Chỉ có thay đổi, phát triển từng ngày và cập nhật liên tục thì hệ thống thông tin mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, sự phát triển của tổ chức.

Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin

Một hệ thống thông tin chỉ có giá trị nếu nó đạt được mục đích sử dụng. Để mục đích sử dụng hiệu quả và thành công thì doanh nghiệp cần đảm bảo những nguyên tắc:

Tính tin cậy

Nếu thông tin không có độ tin cậy thì rất có thể gây ra những hậu quả tồi tệ, bởi sự canh tranh trên thị trường là luôn tồn tại. Bởi đưa ra những thông tin thiếu chính xác cũng là một “chiêu” được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm hại đối thủ. 

Tính toàn diện

Thông tin đưa ra cần bao quát trên tất cả các phương diện trước khi được đưa vào nhận định và xử lý. Nếu không đầy đủ, người xử lý thông tin và sử dụng thông tin sẽ đưa ra những quyết định không đáp ứng được đòi hỏi của thực tế, gây ra hậu quả cho doanh nghiệp

Tính phù hợp

Thông tin phải nhanh, phải mới, nhưng không rõ ràng, khó hiểu, không phù hợp thì cũng không thể là thông tin chất lượng. Vì vậy thông tin đưa ra cần dễ hiểu để người tiếp nhận hiểu đúng bản chất và thông tin đó phải phù hợp với nhu cầu sử dụng thì mới hiệu quả.

Tính kịp thời

Thông tin dễ hiểu, thích hợp, có độ tin cậy cao nhưng lại đến chậm so với đối thủ thì vẫn không có ích. Vì vậy thông tin cần đảm bảo tính kịp thời, đến đúng lúc người sử dụng cần.

Tính bảo mật

Không phải ai cũng có quyền tiếp cận thông tin nhất là thông tin quan trọng. Bởi vậy thông tin cần phải được bảo vệ, có tính bảo mật cao, an toàn để tránh thiệt hại lớn cho tổ chức.

Ví dụ, một doanh nghiệp muốn ra mắt sản phẩm mới trên thị trường để mở rộng thị phần, họ cần phải tiến hành phân tích thông tin từ dữ liệu khách hàng của họ. Khách hàng của họ có doanh số như thế nào, hiện tại có nhóm khách hàng nào đang có nhu cầu, họ cần sản phẩm này ở mức độ nào.

Nếu doanh nghiệp đó có được hệ thống thông tin chính xác, độ tin cậy cao và phù hợp đồng thời có tính bảo mật cao, việc ra mắt sản phẩm sẽ rất dễ dàng thắng lợi.

Vai trò của hệ thống thông tin

Hãy cùng tìm hiểu vai trò của hệ thống thông tin information system là gì nhé.

Thứ nhất, đối với doanh nghiệp, hệ thống thông tin nhằm mục đích phục vụ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra những nhận định, những phân tích, kế hoạch và đưa ra quyết định phù hợp và hiệu quả.

Nó bao gồm cả vai trò thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Với bên ngoài, hệ thống thông tin thực hiện nhiệm vụ hai chiều, từ việc thu thập thông tin doanh nghiệp đưa ra ngoài và ngược lại, thu thập thông tin thị trường bên ngoài như thị trường lao động, nhu cầu khách hàng, chính sách chính phủ, cạnh tranh mặt hàng… để doanh nghiệp đưa ra chính sách phù hợp với thị trường.

Với nội bộ, hệ thống thông tin đóng vai trò liên kết giữa các bộ phận với nhau. Từ hệ thống thông tin này, doanh nghiệp có được chính sách kịp thời cho nhân sự, quản lý và điều hành phù hợp.

Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thu thập hệ thống thông tin về spa, cơ sở thẩm mỹ và làm đẹp hiện tại đang hoạt động trên địa bàn sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được phương án tiếp cận khách hàng này phù hợp và hiệu quả.

Thứ hai, với xã hội, hệ thống thông tin là trung gian, cầu nối giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Doanh nghiệp cần thông tin để có những chính sách phù hợp, làm tròn trách nhiệm doanh nghiệp với môi trường và xã hội, thậm chí nhờ thông tin xã hội, doanh nghiệp đưa ra được quyết định chiến lược và đạt lợi thế cạnh tranh.

Để việc phân tích thông tin hiệu quả đòi hỏi không chỉ là việc vận hành hệ thống thông tin chính xác mà cần đòi hỏi cả khả năng về quản lý, về kinh doanh. Do đó, ngành đào tạo nhân sự quản lý hệ thống thông tin đang rất được coi trọng.

Thời đại công nghệ số kéo theo ngành thông tin số phát triển mạnh mẽ. Những ngành nghề liên quan đến hệ thống thông tin như lập trình viên, kỹ sư quản lý hệ thống… là những nghề đang được coi trọng. Hi vọng chia sẻ trên giúp cho bạn hiểu hơn về khái niệm information system là gì, vai trò cũng như đặc tính cơ bản của hệ thống thông tin giá trị và hiệu quả.

Nguyễn Lý