Information system là gì? Information system có đặc trưng cơ bản gì và nó có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?
Information system là gì?
Information system viết tắt là IS, có nghĩa là hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng làm nhiệm vụ là thu thập, xử lý, tổng hợp, lưu trữ và truyền đạt thông tin để đặt một mục đích cụ thể nào đó cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin gồm nhiều yếu tố khác nhau tạo nên khối dữ liệu khổng lồ và được phân chia thành từng lĩnh vực hệ thống thông tin nhất định như truyền thông, giao thông, hệ thống thông tin các trường học… Đồng thời, hệ thống thông tin có những dạng khác nhau, có thể dưới dạng hữu hình như máy móc, thiết bị, phòng ban, nhân sự…
Nhưng hệ thống thông tin cũng tồn tại dưới dạng vô hình, phi vật chất như số liệu, dữ liệu data, các quy trình xử lý, quy tắc… Trước đây hệ thống thông tin chủ yếu thu thập và lưu trữ bằng những tủ hồ sơ, văn bản nhưng ngày nay công nghệ thông tin phát triển, hệ thống thông tin được lưu trữ bằng phần mềm, phần cứng và được quản lý dễ dàng bằng cách tự động hóa.
“Ngoài việc giải thích dữ liệu, hệ thống thông tin còn thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu đó”.
Đặc trưng cơ bản của Information System
Hệ thống thông tin có một số đặc trưng cơ bản sau:
Lưu trữ trên máy tính
Trước kia, hệ thống thông tin chủ yếu lưu trữ dưới dạng giấy tờ nhờ các tập hồ sơ, tài liệu, thư viện… Nhưng ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hệ thống thông tin được xây dựng và lưu trữ trên các nền tảng công nghệ hiện đại: ổ cứng, ổ mềm… với bộ nhớ khủng có khả năng lưu trữ hệ thống thông tin khổng lồ và có tính bảo mật cao.
Có tính phân nhánh
Một hệ thống thông tin lớn bao gồm nhiều nhánh nhỏ khác nhau. Vì thế hệ thống thông tin có tính phân nhánh. Hệ thống thông tin càng phân nhánh rõ ràng thì khi quản lý và tìm kiếm càng dễ dàng.
Mỗi nhánh con trong hệ thống thông tin có mối quan hệ, tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Bởi vậy khi sử dụng hệ thống thông tin, người quản lý dữ liệu cần phải rất cẩn thận để tránh ảnh hưởng tới hệ thống dữ liệu chung.
Có thể thay đổi
Hệ thống thông tin có dạng kết cấu linh hoạt. Nó sinh ra để đáp ứng mọi nhu cầu doanh nghiệp, bởi vậy nó không thể ở dạng “tĩnh” hay cố định mà cần có sự linh hoạt và luôn thay đổi, tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp đó.
Chỉ có thay đổi, phát triển từng ngày và cập nhật liên tục thì hệ thống thông tin mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, sự phát triển của tổ chức.
Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thông tin
Một hệ thống thông tin chỉ có giá trị nếu nó đạt được mục đích sử dụng. Để mục đích sử dụng hiệu quả và thành công thì doanh nghiệp cần đảm bảo những nguyên tắc:
Tính tin cậy
Nếu thông tin không có độ tin cậy thì rất có thể gây ra những hậu quả tồi tệ, bởi sự canh tranh trên thị trường là luôn tồn tại. Bởi đưa ra những thông tin thiếu chính xác cũng là một “chiêu” được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm hại đối thủ.
Tính toàn diện
Thông tin đưa ra cần bao quát trên tất cả các phương diện trước khi được đưa vào nhận định và xử lý. Nếu không đầy đủ, người xử lý thông tin và sử dụng thông tin sẽ đưa ra những quyết định không đáp ứng được đòi hỏi của thực tế, gây ra hậu quả cho doanh nghiệp.
Tính phù hợp
Thông tin phải nhanh, phải mới, nhưng không rõ ràng, khó hiểu, không phù hợp thì cũng không thể là thông tin chất lượng. Vì vậy thông tin đưa ra cần dễ hiểu để người tiếp nhận hiểu đúng bản chất và thông tin đó phải phù hợp với nhu cầu sử dụng thì mới hiệu quả.
Tính kịp thời
Thông tin dễ hiểu, thích hợp, có độ tin cậy cao nhưng lại đến chậm so với đối thủ thì vẫn không có ích. Vì vậy thông tin cần đảm bảo tính kịp thời, đến đúng lúc người sử dụng cần.
Tính bảo mật
Không phải ai cũng có quyền tiếp cận thông tin nhất là thông tin quan trọng. Bởi vậy thông tin cần phải được bảo vệ, có tính bảo mật cao, an toàn để tránh thiệt hại lớn cho tổ chức.
Ví dụ, một doanh nghiệp muốn ra mắt sản phẩm mới trên thị trường để mở rộng thị phần, họ cần phải tiến hành phân tích thông tin từ dữ liệu khách hàng của họ. Khách hàng của họ có doanh số như thế nào, hiện tại có nhóm khách hàng nào đang có nhu cầu, họ cần sản phẩm này ở mức độ nào.
Nếu doanh nghiệp đó có được hệ thống thông tin chính xác, độ tin cậy cao và phù hợp đồng thời có tính bảo mật cao, việc ra mắt sản phẩm sẽ rất dễ dàng thắng lợi.
Vai trò của hệ thống thông tin
Hãy cùng tìm hiểu vai trò của hệ thống thông tin information system là gì nhé.
Thứ nhất, đối với doanh nghiệp, hệ thống thông tin nhằm mục đích phục vụ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp có cơ sở để đưa ra những nhận định, những phân tích, kế hoạch và đưa ra quyết định phù hợp và hiệu quả.
Nó bao gồm cả vai trò thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin thực hiện nhiệm vụ hai chiều, từ việc thu thập thông tin doanh nghiệp đưa ra ngoài và ngược lại, thu thập thông tin thị trường bên ngoài như thị trường lao động, nhu cầu khách hàng, chính sách chính phủ, cạnh tranh mặt hàng… để doanh nghiệp đưa ra chính sách phù hợp với thị trường.
Với nội bộ, hệ thống thông tin đóng vai trò liên kết giữa các bộ phận với nhau. Từ hệ thống thông tin này, doanh nghiệp có được chính sách kịp thời cho nhân sự, quản lý và điều hành phù hợp.
Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thu thập hệ thống thông tin về spa, cơ sở thẩm mỹ và làm đẹp hiện tại đang hoạt động trên địa bàn sẽ giúp doanh nghiệp đề ra được phương án tiếp cận khách hàng này phù hợp và hiệu quả.
Thứ hai, với xã hội, hệ thống thông tin là trung gian, cầu nối giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Doanh nghiệp cần thông tin để có những chính sách phù hợp, làm tròn trách nhiệm doanh nghiệp với môi trường và xã hội, thậm chí nhờ thông tin xã hội, doanh nghiệp đưa ra được quyết định chiến lược và đạt lợi thế cạnh tranh.
Để việc phân tích thông tin hiệu quả đòi hỏi không chỉ là việc vận hành hệ thống thông tin chính xác mà cần đòi hỏi cả khả năng về quản lý, về kinh doanh. Do đó, ngành đào tạo nhân sự quản lý hệ thống thông tin đang rất được coi trọng.
Thời đại công nghệ số kéo theo ngành thông tin số phát triển mạnh mẽ. Những ngành nghề liên quan đến hệ thống thông tin như lập trình viên, kỹ sư quản lý hệ thống… là những nghề đang được coi trọng. Hi vọng chia sẻ trên giúp cho bạn hiểu hơn về khái niệm information system là gì, vai trò cũng như đặc tính cơ bản của hệ thống thông tin giá trị và hiệu quả.
Nguyễn Lý
Kiến thức kinh tế - Cẩm nang khác
- C/O giáp lưng là gì? Các quy định về C/O giáp lưng
- Due diligence là gì? Các hình thức Due Diligence khác nhau
- Valuation là gì? Các cách định giá doanh nghiệp phổ biến
- Chiếm dụng vốn là gì? Mục đích của chiếm dụng vốn
- Cơ cấu kinh tế là gì và các yếu tố ảnh hưởng?
- Vertical Marketing System VMS là gì và mục đích ra đời?
- Bẫy thu nhập trung bình là gì và chiến lược để vượt qua?
- Bảo lãnh guarantee là gì? Phân loại và ưu nhược điểm
- 6 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên tuyển dụng dễ gặp nhất
- Vốn huy động là gì? Vai trò và cách huy động vốn phổ biến
- Capitalization là gì? Ý nghĩa và các yếu tố ảnh hưởng
- Marketplace là gì, khác gì với cửa hàng trực tuyến?
- Equity financing là gì? Phân loại, ưu và nhược điểm
- Assessment là gì? Các thuật ngữ liên quan đến assessment
- Absenteeism là gì và thường gặp trong những trường hợp nào?
- Layoff là gì và được sử dụng trong tình huống nào?
- TBT là gì và có vai trò gì trong thương mại quốc tế?
- Economies of scale là gì, lợi ích và giới hạn ra sao?
- Market economy là gì và ưu nhược điểm ra sao?
- Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?
- Phương pháp so sánh là gì và lợi ích của việc áp dụng?
- Bút tệ là gì? Các hình thái và vai trò của bút tệ
- Nhập khẩu ủy thác tiếng Anh là gì và những điều cần biết
- Bidding documents là gì và thường được sử dụng khi nào?
- Thuyết thị trường hiệu quả Efficient market hypothesis là gì?
- Định giá động dynamic pricing là gì, ưu nhược điểm ra sao?
- Vay tín chấp tiếng Anh là gì? Có gì khác so với vay đảm bảo?
- Downgrade là gì trong lĩnh vực chứng khoán?
- Đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công
- Chiến lược 5 whys là gì và cách áp dụng hiệu quả
- Employee turnover là gì? Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
- Shareholders là gì? Đặc điểm và quyền lợi của shareholder
- Turnkey project là gì? Ưu nhược điểm của turnkey project?
- Holding period return là gì và công thức tính
- Quan điểm dựa trên nguồn lực Resource based view là gì?
- Ministry of Industry and Trade là gì, trách nhiệm ra sao?
- Leasing là gì? Vai trò và các điều khoản của Leasing
- Laissez faire là gì? Đặc điểm và cách áp dụng hiệu quả
- Thủ tục kiểm soát là gì và được ứng dụng thế nào?
- Equivalent Annual Cost EAC là gì? Ý nghĩa và công thức tính
- Nhà đầu cơ speculator là gì và có gì khác với nhà đầu tư
- Đơn vị sự nghiệp có thu là gì? Đặc điểm và phân loại
- Discounted cash flow là gì? Ưu và nhược điểm ra sao?
- Thâm hụt kép là gì? Mối quan hệ giữa thâm hụt kép và vàng
- Thu nhập chịu thuế tiếng Anh là gì và thuật ngữ liên quan
- Too big to fail là gì và cách để ngăn chặn
- Chi phí biến đổi variable cost là gì và các loại phổ biến
- Quyền được hưởng vesting là gì, lợi ích và bất lợi ra sao?
- Tài sản được quản lý AUM là gì và hoạt động ra sao?
- Quy mô sản xuất là gì? Cách lựa chọn quy mô sản xuất phù hợp
- Predictive analytics là gì và vì sao lại quan trọng?
- Operating lease là gì và có gì khác biệt với finance lease?
- Nhà bán lẻ là gì? Chức năng và vai trò của nhà bán lẻ
- Mô hình tăng trưởng kinh tế là gì và các loại hình nổi tiếng
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm tiếng Anh là gì?
- Hostile takeover là gì? Dấu hiệu nhận biết và giải pháp
- Tìm hiểu forum seeding là gì và vai trò gì trong marketing
- Fiscal policy là gì? Ưu nhược điểm của fiscal policy
- Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả?
- Arithmetic mean là gì và các vấn đề liên quan thường gặp
- 7 cách mở đầu thư ứng tuyển nhàm chán nên tránh sử dụng
- Tách rời tương quan Decoupling là gì và diễn ra khi nào?
- General partner là gì, có gì khác so với Limited partner?
- Truy thu thuế tiếng Anh là gì và các khái niệm liên quan
- Penny là gì? Ưu nhược điểm của cổ phiếu penny
- Trái khoán tín dụng debenture là gì? Khác gì với trái phiếu?
- Par value là gì? Mệnh giá cổ phiếu và mệnh giá trái phiếu
- Mã số thuế Tax Identification Number là gì?
- Bảo hộ thương mại là gì? Tác động và cách thực hiện
- Financial accounting là gì? Khác gì so với kế toán quản trị?
- Công nghệ gen là gì? Ảnh hưởng của công nghệ gen
- Brand name là gì? Nguyên tắc đặt brand name hiệu quả
- Lean Startup là gì? Có lợi thế gì so với Startup?
- Lạm phát inflation là gì? Cách đo lường chỉ số lạm phát
- Chi phí dồn tích Accrued Expense là gì trong kế toán?
- Phân phối độc quyền Exclusive Distributor là gì?
- Free float là gì? Tại sao free float lại quan trọng?
- Tiếp thị đa cấp Multi level marketing MLM là gì?
- Khu chế xuất Export Proccessing Zone – EPZ là gì?
- Rào cản thương mại là gì? Các hình thức phổ biến và tác động
- Hội nhập kinh tế quốc tế là gì? Lợi ích khi gia nhập ra sao?
- Mô hình kinh doanh Business Model là gì?
- Định chế tài chính là gì? Vai trò của định chế tài chính
- Nhóm ngành Sector là gì? Những thông tin cơ bản bạn cần biết
- Năng lực cốt lõi core competencies là gì và tiêu chí xác định
- Hợp đồng mua bán điện PPA là gì? Ưu nhược điểm ra sao?
- Quản trị rủi ro là gì? 5 bước quản trị rủi ro hiệu quả
- Third party là gì? Third party transaction là gì?
- Fixed cost là gì? Tác động của fixed cost đến lợi nhuận
- Capital goods là gì? Có gì khác so với Consumer goods?
- Áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc tại nhà hiệu quả
- 6 câu hỏi phỏng vấn ngân hàng khó và cách trả lời “ăn” điểm
- Sách trắng whitepaper là gì? Vai trò của whitepaper
- Tìm hiểu thông quan hải quan Customs Clearance là gì
- Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?
- 5 Forces là gì? Lợi ích khi dùng mô hình 5 Forces
- Sức mạnh của kỹ năng kể chuyện trong Marketing
- Depreciation là gì và có gì khác so với Amortization?
- CPTPP là gì? Những lợi ích khi tham gia CPTPP
- Dividend Payout Ratio là gì? Công thức, ý nghĩa Payout Ratio
- Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ công việc ra sao?
- Accountability là gì, có khác biệt gì với responsibility?
- Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI?
- JSC là gì? Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức công ty cổ phần
- Trung vị là gì và có gì khác so với giá trị trung bình
- Bán chéo là gì? Lợi ích của bán chéo đối với doanh nghiệp
- Sản phẩm du lịch là gì, thành phần và đặc điểm cơ bản
- LIBOR là gì? Vai trò của Libor đến thị trường tài chính
- EPE là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp EPE
- Outsourcing là gì? Lợi ích và hạn chế khi outsource
- Null hypothesis là gì, khác gì với alternative hypothesis?
- Remittance là gì và được thực hiện ra sao trong giao dịch?
- Exchange là gì trong thị trường chứng khoán?
- Coefficient of Variation là gì? Vai trò và ưu, nhược điểm
- NPV là gì? Ưu nhược điểm và công thức tính
- Khấu hao lũy kế Accumulated Depreciation là gì và cách tính
- Retained Earnings là gì và sử dụng thế nào cho hiệu quả?
- Động lực là gì? Vì sao cần tạo động lực cho nhân viên?
- Paid-up Capital là gì, có gì khác so với vốn điều lệ?
- Công ty offshore là gì? Ưu, nhược điểm của công ty offshore
- Truyền thông nội bộ là gì? Lợi ích và cách cải thiện
- Variance là gì? Công thức tính variance và ứng dụng
- Machine Learning là gì? Ứng dụng của Machine Learning
- Thông tin là gì? Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
- Carbon footprint là gì? Cách đơn giản giảm khí thải carbon
- Confidence Interval là gì - khái niệm và cách tính chuẩn xác
- Mortgage là gì? Thế chấp và khoản vay khác nhau thế nào?
- Mục tiêu SMART là gì? Các ứng dụng và tầm quan trọng
- Comparative Advantage là gì? Cách xác định lợi thế so sánh
- Back office là gì? Tầm quan trọng và các vị trí liên quan
- Bình quân gia quyền là gì? Ứng dụng và cách tính chuẩn xác
- Kim ngạch là gì? Cách tính kim ngạch xuất khẩu
- Holding Company là gì? Ưu nhược điểm của Holding Company
- SWOT là gì? Vì sao cần tiến hành phân tích SWOT?
- Tài khoản đối ứng là gì, tầm quan trọng và mục đích sử dụng
- VN30 là gì? Giải đáp các thắc mắc liên quan đến VN30
- Tỷ lệ nợ xấu là gì? Mục đích và cách tính tỷ lệ nợ xấu
- Cost of goods sold là gì: định nghĩa và cách tính chính xác
- Chỉ số giá tiêu dùng CPI là gì? Ý nghĩa và cách xác định
- Data Flow Diagram là gì? Thành phần và các bước xây dựng
- Standard deviation là gì? Công thức tính và ứng dụng
- Lợi nhuận biên là gì? Công tính thức lợi nhuận biên
- Neural network là gì? Vai trò và ứng dụng của neural network
- Phạm vi dự án là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- Joint Venture là gì? Lợi ích của Joint Venture
- Tổng doanh thu là gì? Các loại doanh thu và cách tính
- Quy mô thị trường là gì? Tầm quan trọng và cách xác định
- P&L là gì? Các thành phần quan trọng của một P&L
- VN Index là gì? Tất tần tật thông tin cần biết về VN Index
- PCI là gì? Tất tần tật những lĩnh vực mà PCI biểu thị
- YTD là gì? Lợi ích và cách tính YTD cho doanh nghiệp
- Equity là gì? Tìm hiểu các hình thức equity trong tài chính
- Lead time là gì? Ý nghĩa, vai trò và các vấn đề liên quan
- End To End là gì? Vai trò và đặc điểm của quy trình đầu cuối
- Cash flow là gì? Cách giúp quản lý Cash flow hiệu quả
- Dự án là gì, tính năng và các bước thực hiện dự án
- Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý
- Debit note là gì? Cách phân biệt Debit note và Credit note
- Thư xin việc cho sinh viên mới ra trường: 7 lỗi nên tránh
- Bank statement là gì? Mục đích và cách sử dụng
- Value là gì? Tìm hiểu ý nghĩa value trong kinh tế
- LLC là gì? Ưu và nhược điểm của công ty trách nhiệm hữu hạn
- Lợi nhuận gộp là gì? Cách tính lợi nhuận gộp đơn giản
- Ecommerce là gì? Các ưu và khuyết điểm của Ecommerce