Biểu đồ Gantt là gì? Lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý

Biểu đồ Gantt là gì và ứng dụng nó hiệu quả ra sao. Bài viết này sẽ làm rõ mọi vấn đề mà bạn đang thắc mắc giúp bạn biết thêm thông tin, cùng theo dõi nhé.

Biểu đồ Gantt là gì? 

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng hàng đầu trong các ngành quản trị hay quản lý. Nó được biểu diễn giống như một biểu đồ bình thường bao gồm 1 trục hoành và 1 trục tung. Trong đó, trục hoành biểu thị các nhiệm vụ công tác và trục tung biểu thị cho thời gian làm việc của 1 dự án nào đó. Biểu đồ Gantt được phát minh bởi kỹ sư Henry Gantt và chính thức ra đời vào năm 1910.

Dù đã có mặt từ rất lâu, nhưng biểu đồ Gantt này vẫn rất thông dụng và được sử dụng phổ biến cho đến hiện nay bởi sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật. Sơ đồ Gantt được các nhà quản trị sử dụng khi cần dự đoán một dự án nào đó về công việc thực hiện cũng như thời gian hoàn thành bao lâu. Nhờ có sơ đồ này, người dùng sẽ dễ dàng quan sát, theo dõi tiến độ dự án hơn và tạo điều kiện thuận lợi, hiệu quả cho công việc.

Biểu đồ Gantt còn được các chuyên gia chuyên ngành gọi với những vai trò khác nhau như Biểu đồ cột mốc, biểu đồ thanh hay biểu đồ hoạt động…

Những sơ đồ biến tấu của biểu đồ Gantt

Ngoài những tiêu chí như công việc thực hiện, mốc thời gian hoàn thành vừa giới thiệu trên, biểu đồ Gantt còn có những dạng biến tấu riêng cho phù hợp với các nhu cầu công việc khác nhau. Cụ thể, với vai trò sơ đồ biến tấu, biểu đồ Gantt còn được biểu diễn như sau:

Cột dọc thể hiện nội dung liệt kê tên nhân viên, người trực tiếp thực hiện công việc.

Cột ngang biểu thị thời gian hoàn thành công việc.

Sơ đồ biến tấu Gantt này được sử dụng nhiều bởi các nhà quản lý tại những bộ phận, khoa, ban… tại các trường học, bệnh viện, cơ quan… Nó giúp bạn đánh giá được một cách dễ dàng, thuận tiện trong việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

Khi nào thì sơ đồ Gantt được sử dụng?

Nếu đã biết tầm quan trọng của biểu đồ Gantt là gì, chắc chắn bạn sẽ thắc mắc Gantt sử dụng khi nào mới hiệu quả. Cụ thể, dưới đây là những thời điểm mà biểu đồ Gantt thể hiện được tối đa hiệu quả của nó:

Biểu đồ Gantt được dùng mỗi khi cần phải lên dự án, lập một kế hoạch, chiến dịch. Điều này nhằm giúp các nhà quản lý theo dõi, giám sát nhiệm vụ công việc cần thực hiện trong dự án, chiến dịch đó.

Biểu đồ này giúp các nhà quản lý truyền đạt với nhân viên về kế hoạch, quá trình diễn ra của dự án đó hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn biết quy trình, trình tự cũng như các công đoạn hoặc thời gian thực hiện của công việc, thì biểu đồ Gantt là công cụ biểu thị rõ ràng, chi tiết nhất.

Biểu đồ Gantt giúp cập nhật diễn biến cũng như tình hình thực hiện dự án ngay từ lúc bắt đầu đến kết thúc.

Trên biểu đồ Gantt, người thực hiện dự án có thể theo dõi, đánh dấu chi tiết vị trí của dự án đó để tiện xác định được tiến độ mà mình đang thực hiện.

Lịch sử biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đầu tiên được lập ra vào giữa những năm 1890 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan điều hành một xưởng luyện thép ở miền nam Ba Lan và bắt đầu quan tâm đến các ý tưởng và kỹ thuật quản lý.

Khoảng 15 năm sau Adamiecki, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ và nhà tư vấn quản lý dự án, đã phát minh ra phiên bản biểu đồ của riêng mình và chính nó đã trở nên nổi tiếng và phổ biến ở các nước phương Tây. Do đó, tên tuổi của Henry Gantt được gắn liền với các biểu đồ kiểu này.

Ban đầu các biểu đồ Gantt được chuẩn bị một cách công phu bằng tay; mỗi khi một dự án thay đổi, cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại biểu đồ và điều này hạn chế tính hữu dụng của chúng, thay đổi liên tục là một đặc điểm của hầu hết các dự án. Tuy nhiên, ngày nay, với sự ra đời của công nghệ, các biểu đồ Gantt có thể tạo dựng một cách nhanh chóng. 

Ngày nay, biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến nhất để theo dõi lịch trình dự án. Vì vậy, rất hữu ích khi có thể hiển thị thông tin bổ sung về các nhiệm vụ hoặc giai đoạn khác nhau của dự án, ví dụ như cách các nhiệm vụ liên quan với nhau, tiến độ của từng nhiệm vụ, nguồn lực nào đang được sử dụng cho từng nhiệm vụ…

Tầm quan trọng của biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội và có ảnh hưởng to lớn đối với các doanh nghiệp, công ty. Nếu như bạn để ý sẽ thấy tại các thông tin tuyển dụng vị trí quản lý dự án, người ta luôn chú trọng yêu cầu ứng viên phải biết sử dụng biểu đồ Gantt là gì. Điều này chứng minh vai trò quan trọng mà biểu đồ Gantt mang lại. Ngoài ra, dưới đây là những lợi ích to lớn mà biểu đồ Gantt đem đến cho việc quản lý:

Sơ đồ Gantt giúp việc quản lý hạn chế nhầm lẫn

Như đã nói, biểu đồ Gantt biểu thị được danh mục các công việc cần làm cũng như thời gian hoàn thành của dự án. Do vậy, việc quản lý dự án cũng trở nên dễ dàng theo dõi hơn, hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có. Nhìn vào biểu đồ Gantt, bạn có thể thấy được thời điểm bắt đầu và kết thúc của một công việc. Đồng thời, bất cứ ai cũng sẽ hiểu được tổng quát nhất về cột mốc, ngày, thời gian cần được thực hiện của công việc mà mình phụ trách.

Từ đó, các nhân viên cũng tiện lợi trong việc xác định được mục tiêu công việc mà mình cần làm và thực hiện đúng tiến độ, nhanh chóng và hiệu quả hơn, ít phạm lỗi hơn. Và, một khi dự án được hoàn thành đúng tiến độ thì mang lại được sự thành công trong sự nghiệp quản lý hơn cho bạn.

Biểu đồ Gantt cung cấp một tấm ảnh toàn cảnh về dự án

Biểu đồ Gantt thể hiện đầy đủ mọi thứ từ các công việc cần thực hiện cũng như thời gian hoàn thành. Vì thế, có thể nói, biểu đồ Gantt là một bức tranh toàn diện và tổng quát nhất về dự án công việc. Điều đó cũng giúp đem đến cho người điều hành một cái nhìn rộng hơn, dễ quan sát, theo dõi hơn.

Biểu đồ Gantt định hướng đi nhất quán cho mọi thành viên

Việc có mỗi dự án đều có biểu đồ Gantt thống nhất sẽ là một trong những giải pháp hoàn hảo trong việc quản lý, quản trị dự án. Theo đó, mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy, thực hiện công việc một cách nhất quán nhất, sát với khoảng thời gian mà cần phải hoàn thành công việc. Đặc biệt, các thành viên trong dự án cũng sẽ nắm bắt được thông tin về quy trình cũng như diễn biến của dự án đó. Và, bạn không cần phải mất nhiều thời gian để diễn đạt lại dài dòng, phức tạp.

Biểu đồ Gantt giúp xác định mối quan hệ giữa nhiệm vụ với nhau

Nhờ có biểu đồ Gantt, công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang thực hiện và công việc nào chưa thực hiện sẽ được biểu thị rõ ràng. Do đó, bạn sẽ theo dõi được dòng chảy thuận lợi, viết được sau công việc đó bạn sẽ phải làm công việc gì tiếp theo mà không bị gián đoạn vì bất cứ vấn đề gì.

Hiểu biểu đồ Gantt sẽ giúp các nhà quản lý dự đoán được tương lai

Hiểu được biểu đồ Gantt là gì sẽ giúp nhà quản lý sẽ dự đoán được tương lai của dự án. Từ việc là một bức tranh toàn cảnh với phạm vi rộng lớn cho đến việc biểu đồ Gantt miêu tả được những điểm quan trọng của dự án, bạn sẽ biết được hiệu quả công việc trong tương lai.

Các phần của Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt được tạo thành từ chín phần sau đây:

Ngày tháng – Đây là một trong những thành phần chính của biểu đồ Gantt. Ngày tháng cho phép người quản lý dự án không chỉ xem khi nào toàn bộ dự án sẽ bắt đầu và kết thúc, mà còn biết từng nhiệm vụ sẽ diễn ra vào lúc nào. Chúng được hiển thị dọc theo đầu biểu đồ.

Nhiệm vụ – Các dự án lớn luôn bao gồm một số lượng lớn các nhiệm vụ phụ. Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ trong một dự án, do đó không có gì bị quên hoặc trì hoãn. Nhiệm vụ được liệt kê ở phía bên trái.

Khung thời gian – Khi các nhiệm vụ phụ đã được liệt kê, khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng được đề ra. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ để toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.

Các mốc quan trọng – Các mốc quan trọng là những nhiệm vụ là công cụ để hoàn thành và thành công của một dự án. Không giống như những chi tiết nhỏ cũng phải được thực hiện, việc hoàn thành một cột mốc mang lại cảm giác hài lòng và chuyển động về phía trước. Trên biểu đồ Gantt, các cột mốc được hiển thị dưới dạng hình kim cương (hoặc đôi khi là một hình dạng khác) ở cuối thanh tác vụ cụ thể.

Mũi tên – Trong khi một số nhiệm vụ của bạn có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, những nhiệm vụ khác phải được hoàn thành trước hoặc sau khi một nhiệm vụ phụ khác. Những phụ thuộc này được biểu thị bằng các mũi tên nhỏ giữa các thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt.

Thanh tác vụ – Mặc dù nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành khá nhanh chóng, nhưng sẽ có rất nhiều lúc bạn muốn xem nhanh chính xác dự án của mình đang diễn ra như thế nào. Tiến độ được thể hiện bằng cách tô màu các thanh tác vụ để thể hiện phần của mỗi nhiệm vụ đã được hoàn thành.

Trục tung – Một cách khác để theo dõi tiến độ dự án là trục tung trên biểu đồ. Nó giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả vì bạn có thể biết ngay mình còn lại bao nhiêu việc phải làm và liệu bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng thời hạn hay không.

Xác định nhiệm vụ. Trong thế giới kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, bạn có thể phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Bao gồm các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt giúp mọi người có liên quan nhanh chóng xác định nhiệm vụ bạn đang nói.

Nhân sự. Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt đều liệt kê tên của những người sẽ làm việc trên nó, nhưng nếu dự án của bạn sẽ được hoàn thành bởi một số cá nhân, liệt kê tên và nhiệm vụ được giao cho họ có thể vô cùng hữu ích. Xác định và phân công nguồn lực cho từng nhiệm vụ giúp bạn quản lý hiệu quả con người, công cụ và kỹ năng để hoàn thành từng dự án đúng thời hạn.

Cách vẽ biểu đồ Gantt đúng chuẩn

Để vẽ biểu đồ Gantt đúng chuẩn, bạn có thể thực hiện lần lượt theo những bước sau đây:

Bước 1: Bạn xác định các yếu tố cần vẽ và biểu thị lên biểu đồ, chẳng hạn như:

Các nhiệm vụ, công việc của dự án cần phải thực hiện, hoàn thành.

Những cột mốc có liên quan đến dự án căn cứ vào cơ sở Flowchart, Brainstorming…

Mốc thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, công việc đó cho đến khi kết thúc.

Các sự kiện, nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi đến bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ khác.

Bước 2: Bạn tiến hành vẽ lên hình dáng biểu đồ Gantt, trục thời gian và các nhiệm vụ cần thực hiện. Mỗi tiêu chí là một trục, bao gồm 2 trục là trục tung và trục hoành. Vậy là hoàn thành việc vẽ biểu đồ Gantt để quản lý dự án, công việc cần thực hiện.

Trên đây là bài viết chia sẻ đến bạn nội dung về biểu đồ Gantt là gì và vai trò của nó trong việc quản lý dự án. Hy vọng rằng, những thông tin này mang đến cho bạn nhiều điều hữu ích, giúp việc quản lý của bạn tốt hơn, hiệu quả hơn.

Pha Lê