Không ai có thể phủ nhận: thế giới công việc đang “chạy deadline” với tốc độ ánh sáng. Cái thời mà công việc đồng nghĩa với việc có mặt tại văn phòng ít nhất 8 giờ mỗi ngày đã dần lùi vào dĩ vãng. Ngày càng nhiều công ty chuyển sang mô hình làm việc linh hoạt, đặc biệt là làm việc từ xa.

Làm việc từ xa có kha khá điểm cộng: năng suất tăng lên, linh hoạt thời gian, cân bằng cuộc sống công việc và hạnh phúc hơn khi không phải chen chúc vào giờ cao điểm. Nhưng đời không như là mơ, mô hình này cũng khiến các nhà tuyển dụng “toát mồ hôi hột”, nhất là trong việc đào tạo nhân viên từ xa.

Vậy làm sao để đào tạo từ xa mà vẫn hiệu quả, để đội ngũ của bạn luôn ở phong độ đỉnh cao dù mỗi người một nơi? Ngay sau đây, chúng ta sẽ cùng khám phá những chiến lược đào tạo từ xa vừa thực tế vừa dễ áp dụng và biết đâu còn giúp bạn bớt vài sợi tóc bạc.

5 cách đào tạo nhân viên từ xa hiệu quả

“Đào tạo nhân viên từ xa hiệu quả giúp đội ngũ nhanh chóng nắm bắt công việc, duy trì năng suất và thích nghi tốt với môi trường làm việc linh hoạt.”

Tôn trọng thời gian của nhân viên

Kinh nghiệm cho thấy rằng nhân viên làm việc từ xa có cả một “vũ trụ song song” phải xử lý: con nhỏ, việc nhà, shipper bấm chuông, mèo nhảy lên bàn phím đúng lúc họp quan trọng… Vì vậy, tôn trọng thời gian của họ không chỉ là phép lịch sự, đó là điều bắt buộc.

Đặc biệt với những khóa đào tạo không trả lương và lại diễn ra ngoài giờ làm việc, nếu chúng ta không tinh tế một chút thì rất dễ biến đào tạo thành “tra tấn nhẹ”. Lúc này, điều cần nhất là giữ mọi thứ thật gọn gàng, rõ ràng và dễ hiểu, nhất là trong giai đoạn đầu khi mọi thứ còn mới toanh và có thể khiến nhân viên choáng ngợp. Càng đơn giản hóa quy trình đào tạo bao nhiêu, nhân viên từ xa càng bớt căng thẳng bấy nhiêu. Và khi đầu óc không phải quá tải, họ sẽ hòa nhập nhanh hơn, tự tin hơn.

Chia nhỏ nội dung đào tạo

Khi đào tạo nhân viên từ xa, chúng ta cần chấp nhận một sự thật hiển nhiên: yêu cầu ai đó ngồi trước màn hình hàng giờ liền mà không bị phân tâm gần như là nhiệm vụ bất khả thi. Điều này cũng dễ hiểu thôi, ai cũng cần nghỉ ngơi và giải lao để giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi.

Vì vậy, thay vì đòi hỏi sự tập trung tuyệt đối như đang thi đại học, chia nhỏ nội dung đào tạo mới là chiến lược khôn ngoan. Có thể là 3 phần, 10 phần hay thậm chí 25 phần hoặc hoàn thành trong vài giờ, vài ngày hay vài tuần, miễn sao cấu trúc hợp lý và vừa sức.

Khi nội dung được chia nhỏ, nhân viên có thể học linh hoạt hơn và không cảm thấy mình đang leo một ngọn núi quá cao. Quan trọng hơn, mỗi lần hoàn thành một phần là một lần “tick” vào danh sách sẽ tạo cảm giác tiến bộ nhanh và đạt được thành tựu.

Sử dụng các tình huống thực tế hấp dẫn

Một điều rất dễ thấy khi đào tạo nhân viên từ xa là nếu họ cảm thấy những gì mình học có thật sự liên quan và hữu ích cho công việc thì họ sẽ chủ động và hứng thú hơn. Ai lại thích nghe lý thuyết suốt 1 tiếng đồng hồ chứ? Thế nên, thay vì chỉ nói suông, bạn có thể nghĩ đến việc tạo ra các tình huống thực tế thú vị để nhân viên có thể “chơi thử” trước khi đối mặt thực sự.

Chẳng hạn, bạn có thể chia nhân viên thành các nhóm nhỏ và yêu cầu họ giải quyết một tình huống phức tạp mà họ có thể gặp phải trong công việc. Mỗi nhóm sẽ thảo luận và đưa ra giải pháp, sau đó chia sẻ với các nhóm khác. Hoặc chia sẻ các câu chuyện thành công hoặc thất bại từ công ty hay từ những đồng nghiệp khác trong cùng ngành. Hay đơn giản hơn là đặt các câu hỏi tình huống như “Nếu bạn là người quản lý, bạn sẽ làm gì khi một thành viên trong đội không hoàn thành công việc đúng hạn?”.

Bạn cũng có thể sử dụng đồ họa, biểu đồ, hình ảnh để “mềm hóa” các khái niệm phức tạp. Những hình ảnh trực quan giúp truyền đạt thông tin dễ hiểu hơn, biến cái khó thành dễ và ai cũng cảm thấy nhẹ nhàng hơn khi tiếp thu. Bởi đào tạo không chỉ là chuyện truyền đạt kiến thức mà là làm cho người học cảm thấy thú vị và có thể áp dụng ngay lập tức.

Ghi lại các buổi đào tạo trực tuyến

Dù đã cố gắng chọn giờ “vàng” để mọi người đều có thể tham gia nhưng không phải lúc nào tất cả mọi người cũng có thể “ngồi vào bàn học” cùng một thời điểm. Có thể do công việc, lịch trình cá nhân hoặc một cuộc họp bất ngờ khiến một số nhân viên không thể tham gia. Thế nên, cách hay nhất là ghi lại các buổi đào tạo trực tiếp để ai vắng mặt có thể xem lại sau.

Việc ghi lại không chỉ có lợi cho những ai không thể tham gia mà còn cực kỳ hữu ích với những nhân viên đã có mặt nhưng muốn xem lại lần nữa hoặc ôn tập kiến thức sau buổi học. Đôi khi, những chi tiết quan trọng hoặc cách giải thích có thể bị quên đi sau khi buổi học kết thúc. Có một bản ghi âm để tham khảo sẽ giúp nhân viên tự học lại, giải quyết những câu hỏi “để sau” và củng cố kiến thức một cách dễ dàng hơn.

Vậy là, dù có bận rộn thế nào, nhân viên vẫn có thể học lại mà không cảm thấy bị bỏ lỡ thông tin. Còn với bạn thì mỗi lần nghe lại ghi âm, bạn cũng có thể phát hiện ra những chỗ cần cải thiện để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau!

Luôn sẵn sàng hỗ trợ trực tuyến

Nếu tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp, đừng quên cho nhân viên biết rằng bạn sẽ luôn ở chế độ online để giải đáp mọi câu hỏi hoặc xử lý những vấn đề phát sinh sau buổi học. Ngoài ra, để quá trình đào tạo hiệu quả hơn, bạn cũng nên lên lịch kiểm tra định kỳ với từng nhân viên vừa kiểm tra xem họ đã “hấp thụ” đủ kiến thức chưa vừa gỡ rối những thắc mắc mà họ không kịp hỏi trong buổi học chính thức.

Khi bạn áp dụng những chiến lược này một cách nhất quán và linh hoạt, việc đào tạo nhân viên từ xa sẽ không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức mà trở thành hành trình phát triển giúp nhân viên được trang bị kỹ năng cần thiết, được hỗ trợ đúng lúc.

Hãy bắt đầu rà soát lại chương trình đào tạo của bạn ngay hôm nay, điều chỉnh từng bước nhỏ và kiên trì cải thiện. Chính những hành động chủ động đó sẽ giúp đội ngũ của bạn sẵn sàng thích nghi, phát triển và thực sự tỏa sáng trong thế giới làm việc linh hoạt hiện nay.

Oanh Trần