Thư ký là gì? 4 kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi

Thư ký là vị trí làm việc phổ biến được nhiều bạn trẻ lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người đang băn khoăn chưa hiểu rõ công việc thư ký là gì? Cần trang bị những kỹ năng nào để trở thành thư ký giỏi? Mời bạn hãy đọc bài viết dưới đây của CareerLink để có câu trả lời nhé!

Thư ký là gì?

“Thư ký là người xử lý các công việc văn phòng, thực hiện các thủ tục và các nhiệm vụ hành chính tùy thuộc vào loại hình tổ chức mà họ làm việc”.

Mặc dù thư ký và trợ lý riêng thường thực hiện các nhiệm vụ tương tự nhưng có sự khác biệt đáng kể giữa các vị trí này. Trợ lý riêng cũng là nhân viên hành chính nhưng có xu hướng chỉ làm việc cho một hoặc hai người cụ thể – thường là người quản lý hoặc giám đốc điều hành – trong công ty, trong khi thư ký thường chịu trách nhiệm cho toàn bộ bộ phận hoặc công ty.

Công việc của thư ký gồm những gì?

Bạn có thể nghĩ thư ký chỉ cần ghi chép nội dung cuộc họp hay soạn thảo các chỉ đạo của cấp trên thành văn bản chính thức? Đó là trước kia, hiện nay nhiệm vụ của thư ký được mở rộng hơn và trở thành vị trí không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Cụ thể, công việc của thư ký là gì?

Quản lý và sắp xếp lịch làm việc

Thư ký cần phải thực hiện các công việc sắp xếp lịch công tác, lịch họp và lịch làm việc một cách khoa học, hợp lý cho cấp trên; tổ chức hội ý lắng nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp sau đó ghi vào biên bản chuyển lên cho cấp trên và ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo và chuyển thông tin xuống các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan. 

Tiếp nhận và xử lý thông tin

Thư ký có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và xử lý các văn bản tài liệu trong thời gian ngắn; đảm bảo công việc của lãnh đạo được giải quyết trong thời hạn sớm nhất, các văn bản khi đến cơ quan phải được giải quyết chính xác, nhanh chóng và có tính bảo mật cao. 

Tùy theo công việc, thư ký cũng là người biên dịch, phiên dịch các tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.

Chuẩn bị và sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên

Lên kế hoạch, lịch trình công tác như mục đích của chuyến đi, địa điểm, phương tiện đi lại, thời gian đến là trách nhiệm của thư ký… Bên cạnh đó, họ cũng cần chuẩn bị các tài liệu cho các buổi họp của lãnh đạo, tạm ứng, quyết toán chi phí công tác. 

Đón tiếp khách hàng

Thư ký đóng vai trò là đại diện nên ngoài giấy tờ còn phải đảm bảo công việc đón tiếp khách hàng, sắp xếp nơi để khách chờ đợi người cần gặp mặt, chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt, hỗ trợ khách hàng chuẩn bị phương tiện đi lại. 

Đối với thư ký giám đốc

Với chức vụ thư ký giám đốc, bạn cần thực hiện việc sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc; phối hợp với bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại giấy tờ, hồ sơ. Bên cạnh đó là xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ… truyền đạt thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên quan. Thư ký còn có nhiệm vụ là cầu nối giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết, tốt đẹp giữa ban giám đốc và các khách hàng. 

Các kỹ năng cần trang bị để trở thành thư ký là gì?

Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng như sau: 

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Đây là kỹ năng quan trọng bởi trong một số trường hợp, thư ký sẽ phải thay mặt cấp trên để giải quyết các công việc. Thư ký lúc này cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định điểm mấu chốt để đưa ra được các quyết định giải quyết công việc một cách cụ thể và phù hợp. Một thư ký giỏi cần phải có khả năng hỗ trợ sếp một cách tối đa và hiệu quả trong công việc. 

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng mà một nhân viên thư ký cần có. Bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo trong các tình huống. Bởi vị trí thư ký là cánh tay đắc lực của cấp trên trong những buổi gặp gỡ, trao đổi và ký kết với đối tác. Ngoài ra, mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng xử lý tình huống nhanh chóng cũng là yếu tố cần có của một thư ký giỏi. 

Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Kỹ năng quản lý công việc rất cần thiết đối với một thư ký vì phải lên kế hoạch, lên lịch trình và tổ chức các công việc cá nhân. Với một vài nhiệm vụ, thư ký cần biết cách sắp xếp và hợp tác với các bộ phận khác, sắp xếp và phân bổ thời gian khoa học, hợp lý để hoàn thành công việc.

Kỹ năng tin học văn phòng

Với một số nhân viên thư ký, việc giỏi về máy tính là điều không quá cần thiết. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được các kỹ năng cơ bản về sử dụng các công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ… Bạn nên trang bị cho mình những kiến thức về sử dụng máy tính để tránh làm việc lúng túng bị cấp trên, đồng nghiệp đánh giá thấp. 

Học ngành gì để trở thành thư ký?

Hiện nay chưa có ngành học nào đào tạo để trở thành thư ký văn phòng. Tuy nhiên, tùy vào lĩnh vực hoạt động của các công ty mà bạn có thể lựa chọn ngành học để ứng tuyển được vào vị trí này. 

Thông thường, các thư ký sẽ tốt nghiệp các chuyên ngành về kinh tế, ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, marketing… Để làm tốt công việc thư ký, bạn cần tích lũy thêm các kỹ năng như sắp xếp, khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt, nhanh nhạy… để hỗ trợ cấp trên một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Mức lương của thư ký có cao không?

Mức lương của thư ký dao động từ 10 đến 12 triệu đồng/tháng. Với những nhân viên có năng lực và giàu kinh nghiệm thì mức lương cao nhất có thể lên đến 34 triệu đồng/tháng. Để đạt được mức lương cao và tương xứng với vị trí làm việc, bạn cần phấn đấu và nỗ lực không ngừng nghỉ để trau dồi kiến thức, kỹ năng phục vụ cho công việc.

Hy vọng qua bài viết bạn đã hiểu thêm về thư ký là gì cũng như các kỹ năng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc này. Nếu bạn đang tìm các công việc thư ký, hãy truy cập CareerLink.vn để lựa chọn cơ hội phù hợp nhé.

Hồng An

Sao chép thành công