Pareto Chart là gì, có ý nghĩa như thế nào với doanh nghiệp?

Pareto Chart là gì? Đó là một dạng biểu đồ, đồ thị trực quan dùng để biểu thị các nguyên nhân của 1 vấn đề cụ thể và sẽ được sắp xếp theo mức độ giảm dần.

Biểu đồ Pareto Chart là một trong những loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi trong ngành kinh tế cũng như trong các nghiên cứu trực quan khác thuộc nhiều lĩnh vực ngành nghề.

Loại biểu đồ này được các doanh nghiệp sử dụng, biểu thị cho các dữ liệu thu thập được và được sắp xếp từ cao đến thấp. Mục đích chính là chỉ ra được những vấn đề nào cần phải được ưu tiên hàng đầu.

Dựa vào điều này, tổ chức/cá nhân có thể dễ dàng tập trung giải quyết các vấn đề nào đang bị ảnh hưởng lớn nhất. Những vấn đề nhỏ hơn sẽ được giải quyết sau theo thứ tự cụ thể đã được xác định trên biểu đồ. Như vậy, hiệu quả công việc sẽ được tối ưu hơn so với việc tập trung toàn lực để giải quyết tất cả vấn đề trong cùng 1 thời điểm.

Việc phân tích biểu đồ Pareto Chart được áp dụng trên nguyên tắc 80 – 20. Có nghĩa là theo nghiên cứu, thì 80% các vấn đề bị ảnh hưởng lớn nhất sẽ đến từ 20% các nguyên nhân chủ yếu. Đây cũng chính là kỹ thuật phân tích biểu đồ Pareto Chart.

Hiểu theo một cách khác, thì việc thực thi 20% công việc sẽ giúp chúng ta đạt được 80% lợi ích so với việc thực hiện toàn bộ công việc đang tồn đọng. 80% các vấn đề lớn nhất sẽ đến từ 20% những nguyên nhân hàng đầu.

Nguyên lý này không phải ngẫu nhiên mà có. Nó đã được nghiệm chứng qua hàng loạt biểu đồ phân tích của hàng triệu doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại. Với nguyên lý này, nhà quản lý có thể tập trung giải quyết nhanh nhất các rủi ro lớn nhất có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Từ đó công việc và những tồn đọng cũng được giải quyết theo cách nhanh nhất có thể.

Ý nghĩa của Pareto Chart là gì?

Ý nghĩa của biểu đồ Pareto Chart là gì đối với doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung? Dựa vào bảng biểu đồ hình cột, chúng ta có thể thấy được nó biểu thị rõ nét các mục tiêu cũng như các vấn đề mà doanh nghiệp cần tập trung giải quyết.

Thông qua việc thống kê thứ tự công việc từ cao đến thấp, rõ ràng doanh nghiệp sẽ biết được việc nào nên được ưu tiên đầu tiên. Việc nào ít quan trọng hơn sẽ giải quyết sau đó.

Tối ưu hóa việc giải quyết vấn đề không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả từng sự cố hay rủi ro một. Nó còn giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm mục tiêu cụ thể, đọc vị vấn đề chính xác và vì vậy, việc giải quyết vấn đề cũng hiệu quả, chính xác, tiết kiệm tối đa tiền bạc, thời gian hơn.

Tập trung vào các mục tiêu lớn và ưu tiên giải quyết chúng luôn là mấu chốt để thành công cho nhiều doanh nghiệp. Những thay đổi lớn nhất sẽ góp phần không nhỏ tạo nên những biến động tích cực cho tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

Mục đích của Biểu đồ Pareto là để minh họa một cách trực quan các yếu tố quan trọng nhất của một vấn đề cụ thể.

Biểu đồ Pareto Chart được sử dụng trong điều kiện nào?

Không phải mọi trường hợp đều có thể sử dụng biểu đồ Pareto Chart để giải quyết. Tuy nhiên, trong những trường hợp mà sự việc đa nhân tố thì biểu đồ Pareto Chart sẽ cho thấy hiệu quả đặc biệt tích cực.

Việc ứng dụng biểu đồ vào phân tích dữ liệu và xử lý vấn đề giúp doanh nghiệp có thể chọn được nên giải quyết vấn đề ưu tiên nào. Từ đó, việc quản lý nguồn lực cũng sẽ hiệu quả hơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp xác định được các vấn đề lớn, cũng như phát hiện được những nguyên nhân gây ra vấn đề nhưng không biết giải quyết từ đâu thì biểu đồ Pareto Chart sẽ là chọn lựa lý tưởng.

Xây dựng biểu đồ giúp doanh nghiệp từng bước cải tiến được hiệu suất công việc và có phương hướng giải quyết rắc rối thấu đáo, nhanh chóng nhất.

Lợi ích của Pareto Chart là gì?

Bất kỳ ai liên quan đến các dự án cải tiến và chuyên phụ trách xử lý công việc đều có lợi từ biểu đồ.

Với nhà lãnh đạo, biểu đồ sẽ là công cụ trao đổi thông tin hiệu quả nhất. Thông qua biểu đồ, lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Lãnh đạo cũng đưa ra được các phương hướng xử lý tình huống và biết được mục đích, ý nghĩa mà các công việc đó hướng đến. 

Với nhân viên, việc thực hiện công việc sẽ thuận lợi hơn. Các nhân viên được phân công công việc cụ thể, tập trung xử lý tốt các vấn đề, không cần lo lắng về hiệu suất công việc không đảm bảo.

Với doanh nghiệp, nguồn lực về tài chính và nhân sự sẽ được phân bổ hợp lý nhất. Việc tập trung giải quyết các vấn đề quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra được các cơ hội cải tiến hoàn chỉnh, cũng như có được hiệu quả kinh doanh cao trong mọi trường hợp.

Các bước lập biểu đồ Pareto Chart

Với doanh nghiệp, tìm hiểu quy trình lập biểu đồ là rất quan trọng. Nó sẽ góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo theo sát mọi tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Để xây dựng được một biểu đồ Pareto Chart, bạn có thể thực hiện theo trình tự sau đây:

– Xác định rõ các dữ liệu cần thống kê, cách phân loại, thu thập dữ liệu như thế nào, các con số thống kê được là bao nhiêu…

– Sắp xếp các dữ liệu đó theo thứ tự từ lớn đến bé. Tính tỷ lệ % cho các vấn đề cần giải quyết.

– Vẽ biểu đồ hình cột bằng cách vẽ 1 trục hoành. Sau đó vẽ 2 trục tung ở đầu và cuối trục hoành. Trục bên trái biểu thị cho số lượng các vấn đề cần giải quyết, trục bên phải biểu thị cho % các sự cố đó. Vẽ theo thứ tự từ lớn đến nhỏ theo các thông số đã được thống kê.

– Ghi các con số đặc trưng lên bản đồ.

Thông qua bản đồ Pareto Chart, xác định các vấn đề ưu tiên cần được giải quyết và có thể bắt đầu lên phương án giải quyết. 

Biểu đồ Pareto Chart đóng vai trò đặc biệt quan trọng và có ý nghĩa với bất kỳ doanh nghiệp nào. Thậm chí, cá nhân mỗi người cũng có thể sử dụng bản đồ để có thể theo dõi công nợ, sắp xếp các công việc cá nhân. Hiểu đúng về Pareto Chart là gì sẽ giúp bạn có được cách xây dựng bản đồ đúng chuẩn và dễ dàng thực hiện các mục tiêu của mình.

Pha Lê