Bạn sẽ làm gì khi năng suất làm việc của một nhân viên giỏi bỗng dưng tụt dốc, khi nhân viên từng là ngôi sao trở thành cơn ác mộng tồi tệ nhất của bạn?

Giả sử bạn có một nhân viên mà bạn nghĩ gần như hoàn hảo. Anh ấy luôn có mặt ở văn phòng trước 15 phút, làm việc hiệu quả, chủ động hoàn thành công việc đúng thời hạn, đặt câu hỏi phù hợp, đưa ra các giải pháp sáng tạo và sẵn sàng làm những việc lặt vặt không nằm trong mô tả. Tâm trạng của anh ấy luôn tích cực, lạc quan và tạo cho mọi người niềm vui khi làm việc cùng.

Khi nhân viên giỏi bỗng dưng tụt dốc, quản lý cần làm gì?

Tuy nhiên, gần đây mọi thứ không còn như trước nữa. Anh ấy giờ có thái độ như một thiếu niên nổi loạn, năng suất giảm sút và không làm việc theo tiêu chuẩn yêu cầu. Anh ấy không còn hợp tác hoặc tự thúc đẩy bản thân và có thể cáu kỉnh mọi lúc mọi nơi. Anh ấy cũng không hoàn thành công việc và tính tình vui vẻ trước đây được thay thế bằng một đám mây đen bao phủ.

Hầu hết các nhà quản lý, vào một thời điểm nào đó, đều phải đối mặt với khoảnh khắc khó chịu khi một nhân viên từng đáng tin cậy và có hiệu suất cao bắt đầu sa sút như thế này. Nhưng hãy khoan thất vọng! Bởi vì khi nhân viên giỏi bỗng dưng tụt dốc thường có nhiều điều ẩn sâu đằng sau đó và cách bạn phản ứng với tư cách là một nhà quản lý sẽ tạo nên sự khác biệt.

“Nếu nhân viên giỏi bỗng dưng tụt dốc, hãy tìm hiểu lý do và giải quyết tình hình. Điều này rất quan trọng để duy trì năng suất của nhân viên và ngược lại, là công cụ cho sự thành công của doanh nghiệp bạn.”

Hiệu suất làm việc kém của nhân viên là vấn đề cấp bách cần được giải quyết ngay lập tức bằng một cuộc trò chuyện thẳng thắn. Nhưng trước khi tương tác với nhân viên đó, hãy thu thập mọi sự kiện và dữ liệu có thể chứng minh cho việc giảm sút hiệu suất. Điều này có thể bao gồm việc thảo luận về mối quan tâm của bạn với các nhân viên khác trong nhóm, đánh giá chất lượng và tỷ lệ mắc lỗi, số ngày nghỉ cũng như xem xét các khiếu nại nếu có. Bạn cũng cần xem lại mô tả công việc để hiểu chính xác việc nhân viên đó đang làm có khác với những gì bạn đang nghĩ hay không. Mục đích chính là có được bức tranh toàn cảnh về tình hình và cho thấy điều bạn quan tâm là có cơ sở chứ không phải do cảm nhận cá nhân.

Cứ nghĩ xem, chắc chắn nhân viên sẽ có cảm giác như bị buộc tội một cách vô căn cứ nếu bạn đưa ra các phản hồi mơ hồ như “Em không còn làm tốt như trước”. Vì vậy, bạn cần đưa ra dẫn chứng cụ thể như họ trễ hạn bao nhiêu lần, chất lượng sản phẩm giảm đi đáng kể ra sao hoặc thường vắng mặt trong các cuộc họp nhóm như thế nào, chẳng hạn như “Tháng trước, em nộp trễ bài thuyết trình 2 ngày và mức độ chi tiết không bằng các bản trước đây”.

Tiếp theo, hãy yêu cầu nhân viên gặp bạn ở một không gian trung lập, chẳng hạn như phòng họp hoặc một số khu vực yên tĩnh khác. Không giống như “lãnh thổ riêng” của bạn trông quá quyền lực hoặc bàn làm việc của nhân viên nơi có nhiều người dòm ngó, không gian trung lập mang lại cảm giác an toàn về mặt tâm lý. Một bối cảnh yên tĩnh, riêng tư cũng giảm thiểu sự mất tập trung và gián đoạn, cho phép cả hai bạn nói chuyện cởi mở và lắng nghe mà không chịu áp lực bên ngoài.

Nếu có thể, hãy ngồi ở bàn tròn để bạn không có vẻ như đang ở vị trí bề trên hoặc quá xa cách với nhân viên, thúc đẩy giao tiếp tốt hơn và giảm căng thẳng. Đây là một cách tinh tế để thể hiện sự tôn trọng, xây dựng lòng tin và khuyến khích đối thoại trung thực. Nếu không có bàn, bạn hãy kéo ghế đến ngồi cạnh và bắt đầu tạo mối quan hệ tích cực bằng cách duy trì giao tiếp bằng mắt, không bắt chéo tay và chân với nét mặt dễ chịu.

Bạn đã từng nghe câu “Giọng điệu quan trọng không kém gì nội dung bạn nói” hay chưa? Tông giọng chính là cầu nối giữa nội dung và cảm xúc, giúp lời nói chạm được tới lòng người. Một câu nói dù đúng nhưng nếu giọng điệu gắt gỏng hay thiếu tôn trọng, người nghe sẽ khó tiếp nhận. Ngược lại, một lời góp ý thẳng thắn nhưng được nói bằng giọng điệu nhẹ nhàng, chân thành lại dễ tạo sự đồng cảm và thuyết phục hơn. Vì vậy, hãy “mở bài” bằng một giọng điệu tích cực, nói về những thành công trong quá khứ của nhân viên và khen ngợi những thành tích họ đạt được. Nếu phù hợp, bạn cũng có thể đề cập đến các dự định cho con đường sự nghiệp của họ trong tương lai gần.

Sau đó, trong khi vẫn duy trì giao tiếp bằng mắt, bạn có thể thực hiện một trong hai cách sau. Thứ nhất là đi thẳng vào vấn đề “Công việc có vẻ đang diễn ra không tốt so với trước đây” dựa trên một số hành vi bất thường, dữ liệu hiệu suất hoặc khiếu nại bạn nhận được. Hai là, bạn có thể hỏi chung chung hơn, kiểu “Bạn đánh giá thế nào về công việc (hoặc hành vi, tâm trạng) gần đây của mình?”. Nếu sử dụng cách tiếp cận sau, bạn phải chuẩn bị tinh thần rằng nhân viên sẽ trả lời rằng “Có thể mọi việc không quá mức hoàn hảo nhưng chắc chắn là ổn”. Nếu đúng như vậy thì bạn cần sử dụng dữ liệu đã thu thập được để chỉ ra rằng “không phải mọi thứ đều ổn”.

Khi có dẫn chứng đầy đủ, lúc này thường nhân viên sẽ thừa nhận rằng năng suất hoặc hiệu suất đã giảm. Hãy lắng nghe sâu sắc những gì họ nói với bạn, không chỉ dựa vào lời nói mà còn nên chú ý đến giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc của họ. Những cụm từ như “Có vẻ như em đang cảm thấy quá tải” hoặc “Vậy thì những gì tôi nghe được là…” có thể giúp xác thực trải nghiệm của họ và khuyến khích họ cởi mở hơn, thể hiện sự đồng cảm và sẽ giúp bạn khám phá ra lý do chính đằng sau sự thay đổi trong hành vi – những điều bạn có thể bỏ lỡ nếu chỉ tập trung vào các vấn đề bề nổi.

Khi đã lắng nghe và hiểu được nguyên nhân sâu xa, giờ là lúc thảo luận về cách giúp nhân viên tìm ra câu trả lời cho vấn đề về hiệu suất của họ. Có lẽ họ cần thêm một khóa đào tạo hoặc giám sát chặt chẽ hơn hay các công cụ làm việc phù hợp hơn. Cũng có thể họ cần được động viên thường xuyên, được đánh giá minh bạch, đi kèm với cơ chế ghi nhận, khen thưởng công bằng. Hay đơn giản là chỉ cần nghỉ vài ngày để thư giãn và giảm căng thẳng. Bất kể bạn áp dụng cách giải quyết nào thì mối quan tâm hàng đầu của bạn vẫn nên là coi trọng nhân viên này lẫn đạo đức làm việc của họ và đưa họ trở lại mức năng suất tích cực trước đây.

Khi một nhân viên giỏi bỗng dưng tụt dốc, đó không chỉ là vấn đề về hiệu suất làm việc mà còn là bài kiểm tra về khả năng lãnh đạo, thể hiện kỹ năng lắng nghe, hỗ trợ và hướng dẫn của bạn. Bằng cách nhận ra các dấu hiệu cảnh báo sớm, giải quyết nguyên nhân gốc rễ và cùng nhau tạo ra giải pháp, bạn không chỉ mang đến cho nhân viên cơ hội để phục hồi mà còn củng cố niềm tin vào khả năng lãnh đạo hiệu quả. Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ quản lý hiệu suất mà còn quản lý con người và con người có lúc thăng lúc trầm, nhiệm vụ của bạn là giúp họ đứng dậy mạnh mẽ, trở lại và lợi hại hơn xưa.

Huỳnh Trâm