Trong giai đoạn tuyển dụng gấp rút để tìm được người đảm trách vị trí đang bỏ trống, việc phân tích công việc là điều mà một số nhà tuyển dụng thường bỏ qua. Nhưng đây có thể là một sai lầm lớn, nhất là khi công ty đang trên đà phát triển và vai trò có ít nhiều thay đổi. Phân tích công việc là cơ sở để tạo ra mô tả công việc và nếu không thực hiện hiệu quả, tin đăng tuyển dụng có thể thu hút sai ứng viên, gây tốn kém và mất thời gian.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu phân tích công việc là gì, vai trò và cách thực hiện phân tích công việc khi tuyển dụng nhé.

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là việc nghiên cứu chuyên sâu về các nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết để thực hiện thành công một công việc. Vì vậy, nó được xem là bước đầu tiên của quá trình tuyển dụng.

Tại sao phải phân tích công việc?

Bằng cách thực hiện phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể làm rõ yêu cầu của vai trò cũng như xác định kỳ vọng về ứng viên, thậm chí khám phá những cách mới để tinh chỉnh vai trò nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

Bên cạnh đó, khi công nghệ phát triển, các nhiệm vụ có thể chưa tồn tại trước đây cần được thêm vào mô tả công việc. Hơn nữa, phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực giúp phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận một cách công bằng hoặc giúp điều chỉnh mức lương nếu cần.

Ngoài ra, phân tích công việc còn cung cấp một số lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

–       Xác định rủi ro liên quan đến trách nhiệm công việc;

–       Cải thiện khả năng ra quyết định trong quá trình tuyển dụng;

–       Đánh giá được tầm quan trọng của công việc đối với các công việc khác;

–       Thúc đẩy các chương trình đào tạo;

–       Góp phần phát triển một chế độ lương thưởng hấp dẫn hơn…

“Phân tích công việc giúp người sử dụng lao động trong việc tuyển dụng và lựa chọn, quản lý hiệu suất, lựa chọn lương thưởng và phúc lợi…”

Cách hoàn thành bảng phân tích công việc

Nếu thắc mắc về quy trình phân tích công việc, bạn có thể làm theo các bước sau:

Thu thập dữ liệu

Trước tiên, bạn cần dành thời gian để hiểu rõ những chi tiết lớn nhỏ của vai trò. Tùy thuộc vào cách thu thập thông tin, bạn có thể hẹn gặp trực tiếp hoặc gửi các bảng khảo sát đến nhân viên đã và đang giữ vị trí đó, cũng như người giám sát có liên quan. Các câu hỏi và chủ đề bạn nên đề cập bao gồm:

–       Kỹ năng và kiến ​​thức chuyên môn cần thiết để thực hiện tốt công việc là gì?

–       Đó là vị trí sơ cấp, trung cấp, cao cấp?

–       Người đảm nhận vai trò có thể thăng tiến bằng cách nào?

–       Chương trình đào tạo nào dành cho người đảm trách công việc này?

–       Hiệu suất của nhân viên được đo lường như thế nào?

–       Máy móc, thiết bị được sử dụng là gì?

–       Kiểu tính cách nào cần thiết để thực hiện vai trò một cách chính xác và an toàn?

–       Điều kiện làm việc thế nào? Điều đó ảnh hưởng đến nhân viên ra sao?

–       Nhân viên ở vai trò này thường tương tác với ai?

–       Họ được giám sát bằng cách nào và bởi ai?

–       Vai trò này tác động như thế nào đến tài chính và ngân sách của công ty?

Đánh giá sự thay đổi

Bước tiếp theo là xem lại mô tả công việc hiện tại để xác định vai trò đã thay đổi như thế nào:

–       Có phải họ không còn phải thực hiện một số nhiệm vụ?

–       Họ đã đảm nhận những nhiệm vụ và trách nhiệm mới nào?

–       Các chương trình hoặc công cụ họ sử dụng có thay đổi không?

–       Có lỗ hổng kỹ năng nào cần được bồi dưỡng không?

–       Khối lượng công việc, quy trình hoặc trải nghiệm của nhân viên thay đổi như thế nào?

Nghiên cứu tiêu chuẩn ngành

Xem lại các mô tả công việc tương tự như vị trí bạn đang phân tích để xem các công ty khác bao gồm những gì và bạn có thể cải thiện như thế nào để thu hút ứng viên chất lượng.

Mẹo nhỏ là tìm kiếm trên Google, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như CareerLink để có thông tin đa dạng hơn.

Hình thành ý tưởng

Dựa trên thông tin thu thập được, bây giờ bạn có thể soạn thảo bản phân tích công việc, bao gồm:

Đặt ra kỳ vọng – Vạch ra những kỳ vọng mà bạn có đối với nhân viên đảm nhận vai trò. Điều này có nghĩa là mục tiêu đạt được trong một khoảng thời gian hoặc làm thế nào để vai trò phù hợp với sứ mệnh chung của công ty.

Kỹ năng, học vấn và năng lực – Những nhiệm vụ, trách nhiệm, công cụ, ngành học nào mà người đảm nhận vai trò này nên có? Họ có cần một số năm kinh nghiệm nhất định hay không?

Sự phù hợp về hành vi và văn hóa – Ứng viên tốt nhất nên sở hữu các kỹ năng cần thiết cho công việc, nhưng họ cũng nên phù hợp với giá trị của công ty. Họ cần phải tự chủ hay là một nhà lãnh đạo bẩm sinh? Họ cần biết phân tích dữ liệu hay có tinh thần sáng tạo?

Mức lương – Để đưa ra mức lương xứng đáng, hãy xem xét các kỹ năng và trình độ cần thiết cho vai trò, trách nhiệm liên quan, mức lương của đối thủ cạnh tranh và khung lương mà công ty đã thiết lập cho các vai trò tương đương khác.

Đưa vào sử dụng chính thức

Khi đã hoàn thành phân tích công việc và phát họa mô tả, hãy xem xét chúng với một nhân viên và người quản lý liên quan đến vai trò này. Sau khi được phê duyệt, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tạo mô tả công việc và bắt đầu quá trình tuyển dụng hiệu quả bởi bạn biết chính xác những gì mình đang tìm kiếm.

Mặc dù việc phân tích công việc toàn diện có thể tốn nhiều thời gian và công sức nhưng bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc thực hiện kỹ lưỡng. Từ tuyển dụng, đào tạo đến mức lương hấp dẫn và nâng cao năng suất, phân tích công việc sẽ làm cho nhiệm vụ của bộ phận nhân sự trở nên dễ dàng hơn và mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh về tổng thể.

Nguyễn Lý