Purchasing department là gì, làm ở bộ phận này cần kỹ năng nào?

By CareerLinkĐăng ngày:

Purchasing department là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong doanh nghiệp thông qua việc tìm nguồn cung cấp và mua hàng hóa cần thiết. Nhưng bạn đã hiểu được chức năng của purchasing department là gì, quy trình mua sắm ra sao hay xa hơn nữa là lộ trình nghề nghiệp của người làm trong bộ phận này như thế nào? Bài viết này sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc này, hãy cùng tham khảo nhé. 

Purchasing department là gì? 

“Purchasing department là bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty cần để vận hành.”

Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong nhóm quản lý chuỗi cung ứng tổng thể, đảm bảo tất cả các vật liệu đều được mua một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Họ sẽ tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các bộ phận khác, xác định nguồn cung tiềm năng, làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp đáng tin cậy và tiến hành đàm phán các điều khoản có lợi cho doanh nghiệp. 

Mục tiêu của purchasing department là tìm cách mua sắm tất cả hàng hóa và dịch vụ với tổng chi phí cuối cùng thấp nhất nhưng với chất lượng cao nhất có thể.

Trách nhiệm chính của Purchasing department

  • Nhận và xem xét yêu cầu mua hàng/dịch vụ từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Yêu cầu này thường nêu rõ mô tả, số lượng và giá của các mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu.
  • Xác định và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng để đảm bảo họ có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của công ty. Điều này bao gồm việc tiến hành nghiên cứu thị trường, phân tích năng lực của nhà cung cấp và so sánh giá cả và điều khoản giao hàng. 
  • Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ bền chặt, đàm phán các điều khoản có lợi và xác định các cơ hội để cải thiện hiệu suất và giảm chi phí.
  •  So sánh các đơn chào hàng và tiến hành phân tích để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. 
  • Đàm phán giá cả, thương thảo các điều kiện trong hợp đồng về số lượng, chất lượng cũng như thời hạn thanh toán và giao hàng. 
  • Kết hợp với các bộ phận hành chính, kế toán để làm các thủ tục nhận hàng.
  • Theo dõi tiến độ giao hàng và số lượng theo đúng như cam kết. 
  • Khiếu nại, yêu cầu bồi thường hoặc trả lại hàng hóa trong trường hợp hàng nhận về bị lỗi. 
  • Quản lý mức tồn kho và tối ưu hóa hàng tồn kho.
  • Báo cáo về quá trình mua hàng theo định kỳ. 

Tầm quan trọng của purchasing department

Như đã biết ở phần trách nhiệm chính của purchasing department là gì thì bộ phận này sẽ tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp và thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận về các hàng hóa đáp ứng đúng hoặc vượt quá yêu cầu. Điều này giúp tránh sản xuất các sản phẩm bị lỗi hoặc kém chất lượng, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giữ vững uy tín trên thị trường. 

Một trách nhiệm khác của purchasing epartment là đàm phán với nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất. Điều này giúp cho việc quản lý chi phí hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và phân bổ nguồn lực hiệu quả, dẫn đến lợi nhuận được cải thiện. 

Làm gì để cải thiện hiệu suất mua hàng?

Để tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho công ty, điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả. Sau đây là một số điều bạn có thể thực hiện để cải thiện hiệu suất mua hàng của mình. 

Ưu tiên mối quan hệ với nhà cung cấp

Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp sẽ giúp tạo ra các mối quan hệ lâu dài cho tất cả các bên liên quan. Doanh nghiệp sẽ giảm bớt rủi ro về nguồn cung cũng như có được mức giá tốt hơn. 

Theo nhiều khảo sát, mối quan hệ với nhà cung cấp bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi việc quản lý tranh chấp kém và thanh toán trễ. Do đó, bạn cần lưu ý các yếu tố này để xây dựng được mối quan hệ bền vững. 

Tự động hóa các quy trình tốn thời gian

Phần mềm mua sắm và tự động hóa bổ sung có vẻ tốn kém và đáng sợ, nhưng thực tế lại đơn giản hơn nhiều. Là chuyên gia mua sắm, tận dụng sự hỗ trợ tự động cho các nhiệm vụ phức tạp của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. 

Đơn giản hóa thủ tục mua sắm

Tầm quan trọng của việc hợp lý hóa các quy trình mua hàng là tăng năng suất và giảm thời gian chờ đợi. Thời gian mua hàng được rút ngắn bằng cách hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình như yêu cầu, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp và xử lý đơn hàng. Nhân viên có thể dễ dàng và nhanh chóng tiếp cận các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của mình nhờ vào chiến lược mua hàng hợp lý. Các quy trình được đơn giản hóa giúp giảm gánh nặng hành chính, cho phép các nhóm mua hàng nỗ lực hơn vào việc tìm nguồn cung ứng chiến lược và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Có chính sách quản lý rủi ro 

Rủi ro trong quá trình mua sắm có nghĩa là một nhà cung cấp sẽ ngừng kinh doanh, nguồn cung giảm hoặc giá tăng vọt. Rủi ro ở khắp mọi nơi và xuất hiện dưới nhiều hình thức. Thế nên, bạn cần có chính sách quản lý rủi ro để đảm bảo doanh nghiệp luôn vận hành tốt trong bất cứ trường hợp nào. 

Kỹ năng cần thiết đối với nhân viên purchasing 

Để trở thành một thành viên trong bộ phận mua hàng purchasing department, ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu sau. 

Kỹ năng đàm phán

Một nhân viên mua hàng phải có khả năng đàm phán các điều khoản với nhà cung cấp để đảm bảo giá cả và điều khoản tốt nhất. Kỹ năng này rất quan trọng để quản lý chi phí và đảm bảo tổ chức nhận được giá trị tối đa từ các giao dịch mua của mình.

Quản lý rủi ro

Việc xác định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hoạt động mua hàng là rất quan trọng. Điều này bao gồm đánh giá rủi ro tiềm ẩn của nhà cung cấp, rủi ro hợp đồng và rủi ro thị trường để ngăn ngừa gián đoạn trong chuỗi cung ứng.

Chú ý đến chi tiết

Có con mắt tinh tường về chi tiết là rất quan trọng đối với các nhân viên mua sắm, vì họ chịu trách nhiệm xem xét các hợp đồng, thông số kỹ thuật và các tài liệu quan trọng khác để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề 

Các kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề mạnh mẽ cũng rất cần thiết để xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm.

Hiểu biết về tài chính và thương mại

Một nhân viên mua hàng phải hiểu các số liệu tài chính và quy trình lập ngân sách để quản lý chi phí mua hàng trong phạm vi ngân sách được phân bổ một cách hiệu quả. Kỹ năng này rất quan trọng đối với việc kiểm soát chi phí và lập kế hoạch tài chính.

Kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác với các bên liên quan

Về cơ bản, Purchasing department phục vụ cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru nhất. Điều này có nghĩa là họ sẽ làm việc cùng nhiều bộ phận khác trong suốt quá trình làm việc của mình từ kế toán, hành chính, sản xuất… Do đó, họ cần có khả năng hợp tác tốt, luôn đặt mục tiêu chung của tập thể lên hàng đầu. 

Nếu được trang bị các kỹ năng và trình độ phù hợp, các ứng viên sẽ vượt qua các thách thức và đóng góp vào sự tăng trưởng và tính bền vững chung của doanh nghiệp.

Đến đây thì bạn đã hiểu purchasing department là gì rồi phải không. Hi vọng với những chia sẻ này, bạn sẽ có thêm một hướng đi trong hành trình lựa chọn nghề nghiệp của mình. Nếu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí mua hàng, hãy truy cập vào CareerLink.vn để tìm kiếm các cơ hội phù hợp nhé. 

Thu Trang

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công