Định biên nhân sự là gì? Các bước định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Hiểu các nguyên tắc cơ bản của việc định biên nhân nhân sự có thể mang lại lợi ích cho chủ doanh nghiệp, người quản lý và người ra quyết định trong việc phân bổ và lập kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu định biên nhân sự là gì cùng các vấn đề liên quan nhé.

Định biên nhân sự là gì? Các bước định biên nhân sự hiệu quả

Định biên nhân sự là gì?

“Định biên nhân sự hay lập kế hoạch nguồn nhân lực bao gồm việc dự báo nhu cầu hiện tại và tương lai của một tổ chức, bố trí đúng số lượng người, đúng loại người vào đúng nơi, đúng thời điểm, làm đúng việc mà họ phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức.”

Thông qua hoạch định nhân lực, doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn trình độ nhân sự của mình và đảm bảo có đủ số lượng nhân viên làm việc vào đúng thời điểm. Bằng cách xác định chính xác số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro phải trả lương cho những nhân viên dư thừa không cần thiết hoặc phải đối mặt với hậu quả của việc thiếu nhân lực, chẳng hạn như giảm năng suất và tăng khối lượng công việc cho nhân viên hiện có.

Định biên nhân sự tiếng Anh là gì?

Định biên nhân sự tiếng Anh là Manpower Allocation, Human resource planning.

Ví dụ định biên nhân sự

Các công ty Công nghệ thông tin thường có nhiều dự án đang diễn ra cùng lúc và các dự án sắp triển khai. Do đó, họ cần phải định biên nhân sự, dự báo và lập kế hoạch nhân sự theo nhu cầu thị trường. Nếu không có kế hoạch cụ thể, họ sẽ không thể có đủ người để đảm trách công việc, điều này sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

– Đảm bảo rằng tất cả các chương trình tuyển dụng và lựa chọn đều dựa trên kế hoạch nhân lực để có kết quả tốt nhất.

– Giảm chi phí lao động do thuê nhân viên dư thừa hoặc bố trí quá nhiều nhân viên trong lịch làm việc.

– Bố trí đúng số lượng và đúng loại người, đúng nơi, đúng thời điểm sẽ góp phần mang lại lợi ích cao về năng suất.

– Giúp xác định những tài năng sẵn có, chẳng hạn như những người lao động có tay nghề cao trong lực lượng lao động để tiếp tục vạch ra kế hoạch phát triển cho họ.

– Cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Một mục tiêu quan trọng khác của việc định biên nhân sự là nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Điều này đạt được bằng cách đảm bảo rằng lực lượng lao động hiện tại tham gia vào công việc có ý nghĩa và đầy thử thách, giúp nâng cao tinh thần và động lực của họ.

-Đáp ứng nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai. Một mục tiêu quan trọng khác của việc định biên nhân sự là đáp ứng nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai. Điều này được thực hiện nhằm đảm bảo sự phù hợp của nhân sự với sự phát triển của công ty, sự phát triển của ngành nghề trong tương lai và các yêu cầu kinh doanh thay đổi liên tục.

Quy trình định biên nhân sự

Bộ phận nhân sự của mọi công ty phải thường xuyên theo dõi nguồn nhân lực mà công ty có. Với mọi sự kiện có thể xảy ra như thay đổi động lực của ngành, yêu cầu kinh doanh tăng lên, kỹ năng cần thiết cho một công nghệ cụ thể… nhu cầu có nguồn lực tốt hơn sẽ tăng lên.

Vậy các bước để định biên nhân sự là gì?

Tìm hiểu lực lượng lao động hiện tại

Bộ phận nhân sự phải tìm hiểu kỹ về nguồn nhân lực sẵn có của công ty từ nền tảng, kỹ năng, trình độ chuyên môn, vị trí… của toàn bộ lực lượng lao động để có ý tưởng về nguồn nhân tài mà công ty có.

Dự báo nhu cầu trong tương lai

Với những thay đổi liên tục trong yêu cầu kinh doanh, các công ty phải hiểu xu hướng tương lai và loại nhân viên nào sẽ phù hợp nhất cho tổ chức của họ. Do đó, các công ty phải kiểm tra, đánh giá và dự báo loại lực lượng lao động mà họ mong muốn trong những năm tới.

Phân tích những điểm còn hạn chế

Bước này liên quan đến việc đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức và xác định vị trí bạn muốn đạt được trong tương lai, sau đó so sánh chúng với những gì cần thiết để đạt được các mục tiêu trong tương lai. Bạn cũng sẽ cần phải đánh giá các quy trình nhân sự hiện tại của mình và xác định những quy trình nào hiệu quả và những gì có thể được bổ sung để hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu.

Thực hiện tuyển dụng

Tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh, việc định biên nhân sự sẽ áp dụng các mô hình tuyển dụng khác nhau và ứng viên cũng được cân nhắc kỹ lưỡng hơn. Nhưng nói chung, những ứng viên có trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm…. tốt hơn sẽ được đưa vào danh sách nhân viên phù hợp nhất với nhu cầu trong tương lai.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên cần được đào tạo để có những kỹ năng, kiến ​​thức và hiểu biết tốt nhất về công việc hiện tại cũng như yêu cầu trong tương lai.

Theo dõi và đánh giá

Việc giám sát và đánh giá liên tục là cần thiết để thực hiện hiệu quả định biên nhân sự. Để xác định sự thành công của các chiến lược được thực hiện, điều quan trọng là phải theo dõi các chỉ số hiệu suất có liên quan, như tỷ lệ luân chuyển nhân viên. Việc đánh giá và cải tiến quy trình một cách nhất quán sẽ dẫn đến kết quả được cải thiện trong tương lai.

Tất cả các bước lập kế hoạch nhân lực được đề cập ở trên giúp các doanh nghiệp được chuẩn bị tốt hơn để thích ứng với công nghệ mới, sự phát triển của ngành trong tương lai và thậm chí là đối mặt với các đối thủ cạnh tranh.

Mẫu định biên nhân sự gồm những gì?

Trong một mẫu báo cáo định biên nhân sự sẽ cần các yếu tố sau:

  • Các cấp cần tuyển hoặc cắt giảm;
  • Chức danh cần tuyển hoặc cắt giảm;
  • Số lượng người;
  • Thời gian cần/cắt giảm nhân sự;
  • Lí do tuyển dụng hoặc cắt giảm;
  • Loại hợp đồng lao động;
  • Mô tả công việc của từng vị trí cần tuyển dụng mới;
  • Chi phí tăng thêm hoặc cắt giảm được.

Những thách thức của việc định biên nhân sự

Bộ phận nhân sự phải đối mặt với một số thách thức trong việc định biên nhân sự, bao gồm:

Sự không chính xác và sự không chắc chắn

Một trong những mục tiêu chính của định biên nhân sự là dự đoán cung và cầu lao động. Việc dự báo có thể có nhiều sai sót, do kỹ thuật bị lỗi hoặc do các yếu tố không lường trước được như tỉ lệ nghỉ việc, luân chuyển lao động, xu hướng nhu cầu theo mùa, thay đổi công nghệ, cạnh tranh…

Thiếu sự hỗ trợ

Định biên nhân sự thường phải đối mặt với việc thiếu sự hỗ trợ vì nhiều tổ chức không cam kết thực hiện, không phân bổ vốn vì họ không thấy được lợi ích hữu hình ngay lập tức. Ngoài ra, khi việc định biên nhân sự dẫn đến việc loại bỏ những lao động không mong muốn, những nhân viên ở lại có thể phàn nàn về khối lượng công việc, từ chối hợp tác.

Thời gian và chi phí

Định biên nhân sự tốn kém cả về chi phí và thời gian. Các chuyên gia nhân sự thường gặp nhiều khó khăn trong việc huy động vốn để thực hiện định biên nhân sự. Thu thập dữ liệu và rút ra kết luận từ đó là một quá trình tốn thời gian nhưng mang lại hiệu quả. Tuy nhiên nhiều nhà tuyển dụng không đánh giá cao lợi ích của nó.

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có sự tăng trưởng trong tương lai hoặc mở rộng các sản phẩm và dịch vụ của mình đều phải đầu tư vào việc định biên nhân sự. Khi được thực hiện đúng cách, đó có thể là một chiến lược mạnh mẽ để thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển lực lượng lao động của công ty bạn. Với những thông tin đây, mong rằng bạn đã hiểu định biên nhân sự là gì cùng với cách thực hiện thật hiệu quả.

Huỳnh Trâm

Sao chép thành công