Mục Lục
- Milestones là gì?
- Milestones có tầm quan trọng như thế nào?
- Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Milestones tối ưu
- Xác định rõ mục tiêu, phạm vi
- Chia dự án ra các giai đoạn nhỏ
- Tham vấn trực tiếp cùng các bên liên quan
- Đặt ra các Milestone cụ thể
- Theo dõi, điều chỉnh Milestones
- Đặt cột mốc không thực tế
- Thiếu sự linh hoạt
- Thiếu sự liên kết giữa các bên có liên quan
- Quá chú trọng vào mốc thời gian
- Quản lý rủi ro không chặt chẽ
Những ai đã và đang làm quản lý dự án chắc hẳn không lạ gì với cụm từ Milestones. Vậy chắc hẳn còn rất nhiều người vẫn chưa biết đến Milestones là gì. Để hiểu rõ về ý nghĩa của Milestones, tầm quan trọng và cách sử dụng Milestones tối ưu, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Milestones là gì?
“Milestones hay cột mốc trong quản lý dự án là một thời điểm cụ thể trong vòng đời của dự án được sử dụng để đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu cuối cùng”
Cột mốc Milestones có dạng dòng thời gian, phần công việc được xếp nằm dọc theo quá trình thực hiện dự án với các vạch chia để xác định những điểm quan trọng đánh dấu điểm đầu và kết thúc dự án, các giai đoạn chính hoặc nhiệm vụ cụ thể trong dự án.
Mỗi dự án khác nhau thì cột mốc cũng lại sẽ khác nhau. Vậy nên việc xác định đâu là cột mốc của dự án sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Với những dự án lớn có nhiều công đoạn cần giải quyết theo trình tự thì sẽ có nhiều cột mốc. Trái lại những dự án nhỏ thì chỉ nhiều nhất là 2 Milestones trong quản lý dự án.
Milestones có tầm quan trọng như thế nào?
Cột mốc Milestones có tầm quan trọng trong suốt quá trình quản lý dự án. Cụ thể là:
Ước tính thời gian hoàn thành dự án chính xác hơn
Chính vì được chia nhỏ dự án thành những giai đoạn nên khi dùng Milestone người quản lý dự án sẽ tính được thời gian hoàn thành từng giai đoạn và toàn bộ dự án chính xác và dễ dàng hơn.
Việc phân chia này giúp dự án được thực hiện một cách có hệ thống, tránh tình trạng dự án bị kéo dài thời gian hoặc phát sinh thêm chi phí.
Lập kế hoạch, quản lý tiến độ dự án hiệu quả
Nhiệm vụ của Milestones là cung cấp những thông tin quan trọng cho nhà quản lý dự án giúp việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ chi tiết và chính xác hơn. Nhờ vào đó để có thể xác định được các mốc thời gian quan trọng, theo dõi tiến độ dự án và phân bổ nguồn lực phù hợp hiệu quả.
Thường thì cột mốc Milestones sẽ kết hợp cùng các phương pháp quản lý dự án khác như biểu đồ Gantt hoặc đường Găng (CPM).
Tăng khả năng kiểm soát dự án
Trong quản lý dự án, Milestones giúp khả năng theo dõi tiến độ tốt hơn, từ đó dễ dàng tìm ra những sai sót hoặc những yếu tố tiềm ẩn có nguy cơ gây rủi ro cho dự án. Mục đích là để đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng mục tiêu và tiến độ như kế hoạch.
Giao tiếp với các bên liên quan hiệu quả
Qua những thông tin tổng quan từ Milestones giúp khách hàng, lãnh đạo công ty, nhà quản lý dự án biết được tiến độ của dự án đang diễn ra đúng hay không. Và biểu đồ cột mốc hiển thị các giai đoạn chính của dự án đã hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại.
Nâng cao động lực cho nhóm thực hiện dự án
Do các cột mốc được chia ra thành những mục nhỏ hơn nên dễ dàng đạt được kết quả như đề ra. Việc hoàn thành từng cột mốc đúng tiến độ sẽ mang lại cho nhóm dự án sự thoải mái, có thêm động lực lớn để mọi người tiếp tục nỗ lực để hoàn thành dự án.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Milestones tối ưu
Khái niệm và tầm quan trọng của Milestones đã được chúng tôi giải pháp ở phần trên. Tiếp theo, mọi người hãy cùng xem cách sử dụng cột mốc tối ưu mà CareerLink giới thiệu nhé.
Xác định rõ mục tiêu, phạm vi
Trước khi thiết lập các cột mốc quan trọng của dự án, mọi người nên tìm hiểu kỹ và xác định được các mục tiêu và phạm vi cụ thể, kỹ thuật thi công, tiến độ bàn giao và các ràng buộc khác. Việc làm này có mục đích hiểu rõ các yếu tố cốt lõi trước khi thiết lập Milestones. Nếu xây dựng kế hoạch dự án hiệu quả sẽ tạo nên sự thành công cho dự án.
Chia dự án ra các giai đoạn nhỏ
Chia dự án thành các giai đoạn hoặc các hạng mục con sẽ giúp mang lại hiệu quả cho nhà quản lý. Đây là một chiến lược giúp nâng cao hiệu quả và khả năng kiểm soát của dự án. Mỗi giai đoạn của dự án cũng có thể chia ra một mục tiêu, kế hoạch thực hiện và nguồn lực riêng. Điều này giúp bạn dễ dàng thiết lập được cụ thể, có thể đo lường được.
Tham vấn trực tiếp cùng các bên liên quan
Ban quản lý dự án cần tham vấn cùng với khách hàng, thành viên nhóm để thu thập những ý kiến đóng góp về các điểm quan trọng của dự án. Sự tham vấn này sẽ đảm bảo các Milestones đã và đang đi đúng theo kế hoạch, phản ánh đúng mục tiêu và kỳ vọng của các bên.
Đặt ra các Milestone cụ thể
Mỗi Milestones trong dự án phải được xác định cụ thể nội dung, thời gian hoàn thành công việc và kết quả đạt được. Để đảm bảo dự án đạt hiệu quả, các cột mốc Milestones cần dựa trên các tiêu chí SMART, gồm có:
– Specific: Cụ thể.
– Measurable: Có thể đo lường.
– Achievable: Có thể đạt được.
– Relevant: Có liên quan.
– Time bound: Giới hạn thời gian.
Việc làm này không những tạo ra được các mục tiêu rõ ràng, xác định được nhiệm vụ, sự kiện quan trọng cần phải hoàn thành, có tính khả thi mà còn đảm bảo các cột mốc được thiết lập có thể đo lường được tiến độ. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý và triển khai dự án.
Theo dõi, điều chỉnh Milestones
Trong suốt quá trình thực hiện, các nhà quản lý dự án cần theo dõi, đánh giá các Milestones liên tục. Dựa vào đó có thể đưa ra sự điều chỉnh linh hoạt kịp thời trong những tình huống cần thiết. Nếu như có bất kỳ thay đổi nào về thông tin, có các vấn đề mới phát sinh, cần phải cập nhật ngay các Milestones bổ sung để dự án vẫn đảm bảo hoạt động xuyên suốt.
Những lỗi cần lưu ý khi sử dụng Milestones trong quản lý dự án
Dù Milestones đóng vai trò quan trọng và có nhiều ưu điểm trong quản lý dự án, tuy nhiên nếu không áp dụng đúng cách thì sẽ gây khó khăn hơn là mang đến thuận lợi. Nếu tránh được những lỗi này thì nhà quản lý sẽ đảm bảo dự án thành công. Cùng xem điều cần lưu ý khi sử dụng Milestones là gì nhé.
Đặt cột mốc không thực tế
Đặt các cột mốc không thực tế là nhược điểm đầu tiên của Milestones. Chính vì không thực tế nên nó sẽ tạo áp lực không cần thiết, làm giảm động lực nhóm, chi lệch hướng và làm chậm trễ dự án.
Thiếu sự linh hoạt
Thông thường, dự án có thể thay đổi theo thời gian, thế nên các Milestones cũng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp. Nhưng đôi khi có sự phản đối từ nhóm, khách hàng hoặc các bên liên quan khác về việc thay đổi Milestones nhằm thích ứng với thực tế sẽ gây khó khăn cho tiến trình hoạt động.
Thế nên, khi thực hiện dự án các nhà quản lý nên đưa ra các giải pháp dự phòng, có sự thỏa thuận để có sự linh hoạt khi có sự thay đổi hoặc những trở ngại không lường trước.
Thiếu sự liên kết giữa các bên có liên quan
Milestones cần sự đồng thuận giữa tất cả các bên tham gia. Bởi vì, nếu không có sự thống nhất giữa các bên liên quan trong dự án về các mục tiêu và mốc thời gian thì dễ dẫn đến xảy ra xung đột, tiến độ bị gián đoạn, chậm trễ và phát sinh thêm chi phí.
Quá chú trọng vào mốc thời gian
Nhiều khi, chỉ vì quá tập trung vào mốc thời gian mà có thể bỏ qua chất lượng sản phẩm. Điều này sẽ rất nguy hiểm khi các dự án tập trung chạy đua với thời gian mà không chú ý đến việc phải đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Chính vì thế mà các nhà quản lý dự án cần cân bằng giữa việc đảm bảo thời gian hoàn thành công việc đúng hạn cùng tiêu chuẩn chất lượng phải đảm bảo.
Quản lý rủi ro không chặt chẽ
Nếu quá trình thực hiện công việc mà không có dự đoán và không lên kế hoạch về những rủi ro tiềm ẩn thì sẽ ảnh hưởng đến cột mốc. Quản lý rủi ro hiệu quả là cần lập kế hoạch cho dự án với các tình huống giả định có tính bất ngờ, có thể làm chậm trễ hoặc ảnh hưởng đến tiến độ của các mốc quan trọng.
Bài viết này đã chia sẻ cụ thể Milestones là gì, tầm quan trọng và các cách sử dụng Milestone. Có thể nói Milestones (cột mốc) là một trong những yếu tố quan trọng giúp các nhà quản lý, đánh giá tiến độ và đảm bảo dự án được thực hiện như kế hoạch đã lập. Đừng quên truy cập CareerLink.vn để tìm hiểu thêm nhiều thuật ngữ khác cũng như cập nhật các tin tuyển dụng hấp dẫn nhé.
Thúy Vui
Về Tác Giả
Bài Mới Nhất
Phỏng vấn việc làm2025.02.175 lỗi phổ biến khi sử dụng mô hình STAR trả lời phỏng vấn
Góc kỹ năng2025.02.14Farewell là gì? Mẹo viết mail và tổ chức tiệc farewell ý nghĩa
Tư vấn nghề nghiệp2025.02.14Internship là gì? Vị trí intern phổ biến dành cho sinh viên
Góc kỹ năng2025.02.14Prefrontal cortex là gì? Cấu tạo, vai trò của prefrontal cortex