Cách Viết Email Xin Thực Tập Kèm 2 Mẫu Cho Sinh Viên

Mục Lục

1. Email xin thực tập khác email xin việc ở điểm nào
2. Chuẩn bị người nhận, địa chỉ gửi và hồ sơ đính kèm
3. Sáu thành phần của thư và cách viết từng phần
4. Hai mẫu email xin thực tập theo từng tình huống
- Mẫu 1: Ứng tuyển tin có sẵn
- Mẫu 2: Thư gửi chủ động
5. Thời điểm gửi và cách follow-up
6. Câu hỏi thường gặp

Nhiều sinh viên gửi đi hàng chục lá thư nhưng không nhận được hồi âm, dù CV không tệ. Nguyên nhân thường nằm ở chính lá thư: tiêu đề mơ hồ, thiếu khung thời gian, lý do chọn công ty chung chung. Bài viết hướng dẫn cách viết email xin thực tập theo từng thành phần, kèm hai mẫu cho tin tuyển có sẵn và thư gửi chủ động.

Tổng quan nhanh

– Nhà tuyển dụng đọc thư thực tập để xem bạn biết mình muốn học gì.

– Tiêu đề thư nên có vị trí, họ tên và trường để HR lọc nhanh.

– Thư gửi chủ động cần ghi rõ khung thời gian thực tập của trường.

Ba ý trên được triển khai lần lượt bên dưới.

1. Email xin thực tập khác email xin việc ở điểm nào

Khi đọc thư của Thực tập sinh (Intern), nhà tuyển dụng không chờ kinh nghiệm mà tìm dấu hiệu bạn biết mình muốn học gì. Câu “Em muốn học lập kế hoạch nội dung qua việc viết bài cho fanpage” thuyết phục hơn dòng điểm GPA. Vì vậy, trọng tâm của một email xin thực tập là mục tiêu học tập gắn với công việc cụ thể, còn thành tích chỉ là minh chứng.

Phần kinh nghiệm được thay bằng môn học, đồ án hoặc hoạt động câu lạc bộ; khung chung có thể ôn lại qua bài Cách Viết Email Xin Việc Đúng Chuẩn Để Gây Ấn Tượng Ngay Lần Đầu.

2. Chuẩn bị người nhận, địa chỉ gửi và hồ sơ đính kèm

Khi xem các tin trong mục việc làm thực tập – mới tốt nghiệp, bạn sẽ thấy nhiều tin ghi rõ email nhận hồ sơ, người phụ trách và giấy tờ cần nộp. Hãy chào đích danh người phụ trách; với thư chủ động, tìm tên Chuyên viên nhân sự (HR Specialist) trên LinkedIn. Địa chỉ gửi nên theo dạng họ tên hoặc email sinh viên. Hồ sơ gồm:

– CV nên xuất sang PDF và đặt tên dạng CV_NguyenVanA_ThucTapMarketing.

– Giấy giới thiệu thực tập nên đính kèm nếu khoa đã cấp cho bạn.

– Bảng điểm chỉ nên gửi khi tin tuyển hoặc người phụ trách yêu cầu.

Portfolio nặng thì dán link Google Drive đã mở quyền xem.

3. Sáu thành phần của thư và cách viết từng phần

Mỗi thành phần có nhiệm vụ riêng. Một phần sai cũng có thể khiến người đọc dừng lại. Bảng dưới giúp bạn rà thư trước khi gửi.

Thành phần	Cách viết đúng	Lỗi thường gặp
Tiêu đề	[Ứng tuyển Thực tập sinh Marketing] – Nguyễn Văn A – Trường ĐH Kinh tế TP.HCM	Để trống hoặc chỉ ghi “Xin thực tập”
Lời chào	Kính gửi Chị Lan, Phòng Nhân sự Công ty ABC	Gọi sai tên người nhận
Giới thiệu	Trường, ngành, năm học, thời gian thực tập từ – đến	Kể tiểu sử dài, quên thời gian
Lý do chọn công ty	Nhắc một sản phẩm hoặc lĩnh vực cụ thể của công ty	“Công ty uy tín, môi trường chuyên nghiệp”
File đính kèm	Nêu tên file trong thân thư, CV dạng PDF	File Word lỗi font, quên đính kèm
Chữ ký	Họ tên, số điện thoại, email, trường	Thiếu số điện thoại

Ba phần đầu tiên ảnh hưởng nhiều đến việc thư có được đọc tiếp hay không.

Tiêu đề thư

Tiêu đề thường là phần HR nhìn thấy đầu tiên khi lướt hộp thư, nên đặt vị trí trong ngoặc vuông ở đầu. Tin tuyển có cú pháp riêng thì làm đúng cú pháp đó.

Đoạn giới thiệu và khung thời gian

Hai, ba câu là đủ: bạn học năm mấy, ngành gì và thực tập được khi nào. Với thư chủ động, khung thời gian của trường như “từ 05/01 đến 28/03” giúp HR quyết nhanh; có thư bị gác lại vì thiếu thông tin này.

Lý do chọn công ty

Nêu một điểm cụ thể của công ty rồi nối với kỹ năng muốn học, như Thực tập sinh kế toán (Accounting Intern) muốn học đối chiếu công nợ trên phần mềm MISA.

4. Hai mẫu email xin thực tập theo từng tình huống

Mẫu 1 dùng cho tin có sẵn, mẫu 2 khi công ty chưa đăng tin. Một mẫu mở đầu bằng tin tuyển, mẫu kia giải thích lý do chủ động liên hệ. Hãy thay phần trong ngoặc bằng thông tin thật.

Mẫu 1: Ứng tuyển tin có sẵn

Tiêu đề: [Ứng tuyển Thực tập sinh Marketing] – Nguyễn Văn A – Trường ĐH Kinh tế TP.HCM

Kính gửi Chị [Tên người phụ trách],

Em là Nguyễn Văn A, sinh viên năm tư ngành Marketing, ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Marketing theo tin đăng ngày [ngày]. Em thực tập được từ [ngày] đến [ngày] và mong học lập kế hoạch nội dung qua chiến dịch [tên chiến dịch].

Em gửi kèm CV và giấy giới thiệu thực tập.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A – 09xx xxx xxx

Mẫu này ngắn vì người đọc đã biết vị trí đang tuyển.

Mẫu 2: Thư gửi chủ động

Tiêu đề: [Đề nghị thực tập Kế toán từ 05/01 đến 28/03] – Trần Thị B – Học viện Tài chính

Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty],

Em là Trần Thị B, sinh viên năm tư ngành Kế toán, cần thực tập từ [ngày] đến [ngày] theo kế hoạch của trường. Em quan tâm tới công ty vì [lý do cụ thể] và mong học quy trình tập hợp chi phí.

Em gửi kèm CV. Nếu công ty chưa có nhu cầu, em mong được lưu hồ sơ.

Trân trọng,
Trần Thị B – 09xx xxx xxx

Điểm khác của mẫu 2 là tiêu đề có sẵn khung thời gian và câu xin lưu hồ sơ.

Một lá thư xin thực tập tốt không cố chứng minh bạn đã giỏi, mà cho thấy bạn biết mình muốn giỏi lên ở việc gì.

Lưu ý trước khi bấm gửi

– Bạn không nên gửi một thư cho nhiều công ty qua ô CC.

– Bạn cần kiểm tra lại tên công ty nếu dùng lại mẫu cũ.

– Bạn nên tự gửi thử cho mình để xem file mở được không.

Ba thao tác này chỉ mất vài phút nhưng tránh được lỗi đáng tiếc.

Rà xong nội dung, hãy chọn thời điểm gửi.

5. Thời điểm gửi và cách follow-up

Thư nên được gửi trong giờ hành chính, khi HR đang xử lý hộp thư. Thư gửi lúc nửa đêm dễ bị thư mới đẩy xuống. Với thư chủ động, hãy liên hệ sớm vài tuần để công ty kịp sắp xếp người hướng dẫn. Gmail và Outlook có tính năng hẹn giờ gửi.

Nếu sau khoảng 5–7 ngày làm việc chưa có hồi âm, bạn có thể gửi thư nhắc ngắn ngay trong chuỗi thư cũ.

Lời khuyên khi follow-up

– Bạn hãy nhắc lại vị trí và khung thời gian ở câu đầu tiên.

– Bạn nên giữ thư nhắc trong ba, bốn câu và không gửi lại hồ sơ.

– Bạn chỉ nên nhắc một lần rồi chuyển sang công ty khác.

Cách nhắc lịch sự giữ được thiện cảm, kể cả khi chưa được nhận.

Ghi ngày gửi, ngày nhắc vào bảng tính giúp bạn tránh gửi trùng.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Nên viết email xin thực tập bằng tiếng Việt hay tiếng Anh? Theo ngôn ngữ của tin tuyển.

2. Có cần đính kèm thêm thư giới thiệu riêng không? Không cần, trừ khi tin tuyển yêu cầu.

3. Chưa có giấy giới thiệu của trường thì gửi thư được không? Được, bạn ghi rõ sẽ bổ sung khi khoa cấp.

Lá thư xin thực tập được đọc rất nhanh, nên mỗi câu cần giúp HR biết bạn là ai, rảnh khi nào và muốn học gì. Khi áp dụng cách viết email xin thực tập ở trên, hãy kiểm tra tiêu đề, khung thời gian, lý do chọn công ty và file PDF trước khi gửi. Chọn một công ty bạn thật sự muốn đến, viết thư riêng cho họ hôm nay rồi mới gửi sang nơi khác.

Bài viết mang tính tham khảo; yêu cầu hồ sơ thực tập tùy từng doanh nghiệp và trường.

Minh An