Business communication là gì và làm sao để đạt hiệu quả cao?

Bất kỳ ai tham gia vào lĩnh vực kinh doanh đều cần hiểu rõ business communication là gì và cách để giao tiếp hiệu quả.

Business communication là gì?

Có nhiều định nghĩa khác nhau về business communication là gì.

Business communication có nghĩa là giao tiếp kinh doanh là một hệ thống có trách nhiệm ảnh hưởng đến sự thay đổi trong toàn bộ tổ chức.

Business Communication là trao đổi các quan điểm, ý tưởng và tin tức khác nhau liên quan đến kinh doanh giữa các bên liên quan.

Khi sự giao tiếp diễn ra giữa hai hoặc nhiều hơn hai doanh nhân nhằm mục đích tổ chức và điều hành doanh nghiệp có hiệu quả thì đó được coi là Giao tiếp trong kinh doanh.

Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là cách mà nhân viên và ban quản lý giao tiếp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả của tổ chức bằng cách giảm thiểu sai lầm. Giao tiếp kinh doanh bao gồm các khía cạnh khác nhau như tiếp thị, quan hệ công chúng, quan hệ khách hàng, giao tiếp công ty và giữa các cá nhân…

Các yếu tố cơ bản của giao tiếp trong kinh doanh bao gồm người gửi, thông tin kinh doanh, người nhận, phản hồi.

Các yếu tố trên chỉ ra giao tiếp kinh doanh là một quá trình trong đó thông tin hoặc tin tức liên quan đến kinh doanh được trao đổi giữa các bên kinh doanh khác nhau như khách hàng, nhà cung cấp, khách hàng doanh nghiệp, nhân viên… nhằm mục đích quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

“Giao tiếp kinh doanh hay business communication là quá trình chia sẻ thông tin giữa những người trong và ngoài công ty.”

Tầm quan trọng của business communication

Lí do mà tất cả các doanh nghiệp đều cần business communication là gì

Giúp tăng năng suất: Giao tiếp kinh doanh hiệu quả làm tăng năng suất của nhân viên bằng cách thúc đẩy tinh thần đồng đội.

Gia tăng khách hàng: Khách hàng là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào và giao tiếp kinh doanh hiệu quả có thể tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại.

Tạo điều kiện thuận lợi cho những đổi mới trong kinh doanh: Giao tiếp hiệu quả giúp đổi mới trong kinh doanh cũng như tạo điều kiện cho nhân viên truyền đạt những ý tưởng và đề xuất của họ một cách cởi mở.

Đưa ra kế hoạch và chính sách hiệu quả: Thông qua giao tiếp, các doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và chính sách một cách đúng đắn và phù hợp.

Hoàn thành mục tiêu: Thông qua giao tiếp hiệu quả, nhân viên trở nên chú ý và có năng suất khi thực hiện công việc của họ, dẫn đến việc hoàn thành nhiệm vụ kịp thời và dễ dàng đạt được mục tiêu.

Cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý: Tại nơi làm việc, nhân viên và quản lý có mối quan hệ lao động. Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phụ thuộc vào mối quan hệ làm việc lành mạnh. Giao tiếp kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hài hòa ở khía cạnh này.

Giúp quảng bá thương hiệu và sản phẩm / dịch vụ: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, rất nhiều công ty cung cấp các loại sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự. Để bán sản phẩm của mình một cách tốt, các doanh nghiệp cần truyền thông tốt hơn để quảng bá sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả.

Giảm nguy cơ xung đột: Thông qua giao tiếp hiệu quả, các bộ phận khác nhau có thể trao đổi thông tin một cách suôn sẻ. Điều này dẫn đến ít xung đột và tranh cãi giữa họ.

Tăng mức độ hài lòng của nhân viên: Giao tiếp hiệu quả, công bằng và dễ hiểu tạo ra mối liên kết tốt hơn và sự hiểu biết giữa nhân viên và quản lý. Điều này giúp tăng mức độ hài lòng giữa những nhân viên đã nỗ lực tối đa để đạt được mục tiêu.

Các loại hình giao tiếp kinh doanh phổ biến

Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp

Giao tiếp từ trên xuống: là một trong những loại hình giao tiếp nội bộ quan trọng nhất, tập trung vào cấu trúc tổ chức và việc cung cấp thông tin có hệ thống từ cấp cao nhất đến nhân viên của công ty.

Giao tiếp từ dưới lên: là việc giao tiếp bắt đầu từ cấp dưới cùng của một tổ chức và tiến tới các vị trí cao nhất, cho phép nhân viên chuyển thông tin quan trọng và phản hồi cho quản lý cấp trên.

Giao tiếp ngang / Thông tin liên lạc ngang: giao tiếp nội bộ hoặc giữa các phòng ban giữa các đồng nghiệp

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp

Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp liên quan đến bất kỳ thông điệp nào rời khỏi văn phòng và nhân viên nội bộ. Nó liên quan đến giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp hoặc bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp, bao gồm nội dung trang web, newsletter, mạng xã hội, thông cáo báo chí…

Các kênh giao tiếp trong kinh doanh

Tìm hiểu các kênh giao tiếp, bạn sẽ hiểu hơn về business communication là gì vì điều đó rất thân quen với bạn.

Giao tiếp kinh doanh trực tiếp

Giao tiếp trực tiếp là phương pháp giao tiếp kinh doanh phổ biến và được ưa chuộng nhất vì nó thường ở dạng cuộc họp hoặc hội nghị là dạng giao tiếp mặt đối mặt. Điều này đòi hỏi các kỹ năng cá nhân được tinh luyện. Phương pháp này cũng bao gồm giao tiếp không lời, tức là ngôn ngữ cơ thể. Trong khi trò chuyện giữa hai hoặc nhiều người trong kinh doanh, ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, nét mặt… cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thể hiện thái độ đối với người khác.

Kỹ năng lắng nghe tốt cũng là một yếu tố giúp giao tiếp giữa người với người tốt hơn. Hầu hết các giao tiếp kinh doanh bao gồm kỹ năng lắng nghe để hiểu các cuộc thảo luận nhanh.

Giao tiếp bằng hệ thống thư điện tử

Thư điện tử đã trở thành hệ thống giao tiếp được sử dụng rộng rãi nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Với đặc điểm là gửi và nhận hàng loạt hoặc nhiều tin nhắn cùng một lúc, email được coi là một trong những kênh giao tiếp kinh doanh được ưa chuộng.

Email cũng làm tăng hiệu quả vì có thể được gửi và trả lời nhanh chóng. Cuộc trò chuyện qua email có thể diễn ra giữa hai hoặc nhiều hơn hai người và là sự thay thế tốt nhất cho các cuộc gặp mặt trực tiếp. 

Hội nghị qua web

Đây có thể coi là cách tương tác hiệu quả nhất với những người ngồi ở các vị trí khác nhau. Hội nghị qua web được thực hiện bằng cách sử dụng điện thoại hoặc laptop. Điều này cũng giúp tiết kiệm chi phí đi lại vì những người thường xuyên phải đi công tác xa để họ có thể giao tiếp thông qua hội nghị từ xa bằng cách ngồi trong văn phòng của họ.

Giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản là hình thức giao tiếp chính thức và chi tiết hơn các phương pháp khác. Các công cụ giao tiếp bằng văn bản khác nhau bao gồm thư chính thức, tài liệu quảng cáo, áp phích…

Các phương pháp khác

Có các phương pháp giao tiếp kinh doanh khác như hệ thống tin nhắn. Công nghệ này rất dễ sử dụng vì mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau trong khi làm việc bên ngoài và trò chuyện mà không phải chờ đợi quá lâu.

7 C trong giao tiếp kinh doanh

Muốn giao tiếp hiệu quả, bạn cần đảm bảo 7C. Vậy 7C trong business commnunication là gì?

Có 7 điểm C về giao tiếp hiệu quả phù hợp với cả giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng. Những điều này bao gồm:

Đầy đủ – Completeness: truyền đạt tất cả các sự kiện mà người nghe mong muốn.

Ngắn gọn – Conciseness: truyền đạt với ít từ nhất có thể mà không bỏ qua các chữ C khác trong giao tiếp.

Cân nhắc – Consideration: ngụ ý đứng ở vị trí của người khác. Giao tiếp hiệu quả phải nghĩ đến người nghe là ai.  

Rõ ràng – Clarity: nhấn mạnh vào một thông điệp hoặc mục tiêu cụ thể tại một thời điểm, thay vì cố gắng đạt được quá nhiều thứ cùng một lúc.

Cụ thể – Concreteness: cụ thể và rõ ràng thay vì mờ nhạt và chung chung.  

Lịch sự – Courtesy: thông điệp phải thể hiện được biểu cảm của người gửi cũng như phải tôn trọng người nhận. Người gửi tin nhắn phải chân thành lịch sự, thận trọng, tinh tế và nhạy bén.

Chính xác – Correctness: không mắc lỗi ngữ pháp trong giao tiếp.

Giao tiếp kém mang lại quá nhiều điều tiêu cực trong khi giao tiếp tốt giúp nhân viên trở nên gắn kết hơn và khách hàng trung thành hơn, đồng thời tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận. Hiểu được business communication là gì cũng như áp dụng các bí quyết giao tiếp hiệu quả, bạn sẽ thấy mọi người đều vui vẻ, năng suất làm việc tăng cao và không khí làm việc trở nên dễ chịu hơn.

Trâm Nguyễn