Mô tả công việc xuất nhập khẩu theo bốn nhóm vị trí phổ biến

Tin tuyển dụng ngành ngoại thương thường gộp nhiều đầu việc khác nhau vào cùng một chức danh, khiến ứng viên khó hình dung mình sẽ làm gì. Bản mô tả công việc xuất nhập khẩu dưới đây tách rõ bốn nhóm vị trí phổ biến, kèm nhiệm vụ chính, đầu ra bàn giao và bộ phận phối hợp, để bạn đối chiếu trước khi nộp hồ sơ.

1. Mô tả công việc xuất nhập khẩu gồm những nhóm vị trí nào

Khối ngoại thương hiếm khi chỉ có một chức danh duy nhất. Quy mô càng lớn, đầu việc càng tách nhỏ, mỗi người phụ trách một mắt xích của lô hàng. Ở công ty nhỏ, một nhân viên có thể kiêm cả chứng từ lẫn liên hệ hãng tàu. Còn tại doanh nghiệp FDI hoặc công ty logistics lớn, bốn nhóm dưới đây tách thành các vị trí riêng với chỉ tiêu riêng.

Vị trí	Nhiệm vụ chính	Kỹ năng bắt buộc
Nhân viên chứng từ (Documentation Staff)	Soạn và kiểm tra chứng từ, theo dõi lịch tàu, xin C/O	Đọc chứng từ tiếng Anh, đối chiếu số liệu, thành thạo Excel
Nhân viên hiện trường (Operations Staff)	Khai báo hải quan, thông quan, giám sát giao nhận tại cảng	Dùng ECUS trên hệ thống VNACCS/VCIS, xử lý tình huống tại cảng
Nhân viên sales xuất nhập khẩu	Tìm khách, báo giá cước, đàm phán và theo dõi hợp đồng	Nắm Incoterms 2020, đàm phán, tiếng Anh thương mại
Nhân viên thanh toán quốc tế	Xử lý L/C, T/T, D/P; kiểm tra chứng từ đòi tiền qua ngân hàng	Hiểu UCP 600, nghiệp vụ ngân hàng, đọc kỹ điều kiện L/C

Bảng trên là khung tham chiếu; tên chức danh trên hợp đồng có thể khác nhau, nên hãy nhìn vào phần liệt kê đầu việc thay vì tên gọi.

2. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm gì

Nhân viên chứng từ giữ hồ sơ của lô hàng, làm việc chủ yếu qua email với đối tác nước ngoài. Công việc bắt đầu khi hợp đồng ngoại thương được ký và kéo dài tới lúc bộ chứng từ hoàn tất. Vì mọi con số trên giấy tờ phải khớp nhau, vị trí này cần cẩn thận hơn là nhanh. Trình tự từng bước được trình bày trong bài quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu.

– Soạn commercial invoice và packing list dựa trên hợp đồng cùng đơn hàng đã chốt.

– Đối chiếu draft bill của hãng tàu trước khi phát hành vận đơn chính thức.

– Chuẩn bị hồ sơ xin C/O tại Bộ Công Thương hoặc VCCI tuỳ mẫu xuất xứ.

Trong đó, C/O form E theo hiệp định ACFTA áp dụng cho hàng xuất xứ Trung Quốc, còn C/O form D theo ATIGA dùng cho hàng nội khối ASEAN; chọn đúng mẫu ảnh hưởng trực tiếp tới mức thuế nhập khẩu ưu đãi mà doanh nghiệp được hưởng. Đầu ra là bộ chứng từ sạch, khớp số liệu giữa các giấy tờ; vị trí này phối hợp với kinh doanh, kế toán và hãng tàu để hoàn tất hồ sơ.

3. Nhân viên hiện trường và khai báo hải quan

Nhân viên hiện trường di chuyển liên tục giữa cảng, kho ngoại quan, sân bay và chi cục hải quan. Đây là nhóm chịu áp lực thời gian rõ nhất vì lịch tàu và giờ làm việc của cơ quan quản lý không chờ ai. Một tờ khai bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ có thể kéo dài thêm nhiều giờ kiểm tra hồ sơ và kiểm hoá. Bạn có thể tham khảo tin tuyển việc làm Xuất nhập khẩu / Ngoại thương trên CareerLink để thấy doanh nghiệp mô tả nhóm vị trí này ra sao.

– Truyền tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm ECUS kết nối hệ thống VNACCS/VCIS.

– Giải trình hồ sơ với công chức hải quan khi tờ khai bị phân luồng kiểm tra.

– Làm lệnh giao hàng, thanh lý tờ khai và giám sát kiểm hoá tại bãi cảng.

Đầu ra là lô hàng thông quan đúng hạn; vị trí này nhận hồ sơ từ nhân viên chứng từ, phối hợp với đội xe và kho khách hàng để chốt lịch giao nhận.

4. Nhân viên sales và nhân viên thanh toán quốc tế

Hai nhóm còn lại nằm ở hai đầu dòng tiền: một bên mang hợp đồng về, một bên giúp tiền chuyển qua biên giới. Cả hai cùng đọc chứng từ nhưng góc nhìn khác nhau. Sales quan tâm giá cùng thời gian vận chuyển, còn thanh toán soi từng chữ để tránh bị ngân hàng từ chối.

Nhân viên sales xuất nhập khẩu

Vị trí này tìm khách có nhu cầu vận chuyển hoặc mua bán hàng hoá quốc tế, báo giá cước và tư vấn tuyến đường. Người làm sales cần giải thích được khác biệt giữa EXW, FOB, CIF và DAP trong Incoterms 2020, vì mỗi lựa chọn thay đổi chi phí và trách nhiệm của khách. Đầu ra gồm hợp đồng ký mới, đạt được nhờ phối hợp chặt với bộ phận chứng từ và kế toán công nợ.

Nhân viên thanh toán quốc tế

Vị trí thanh toán quốc tế thường đặt tại ngân hàng hoặc phòng tài chính của doanh nghiệp có kim ngạch lớn. Công việc gồm mở và tu chỉnh thư tín dụng L/C, kiểm tra bộ chứng từ theo chuẩn UCP 600, xử lý điện T/T và hồ sơ nhờ thu D/P. Một lỗi nhỏ như sai tên người thụ hưởng cũng khiến chứng từ bị từ chối, kéo theo chi phí sửa và chậm dòng tiền.

Trong nghiệp vụ thư tín dụng, ngân hàng làm việc với chứng từ chứ không với hàng hoá, nên độ chính xác của giấy tờ quan trọng ngang chất lượng lô hàng.

5. Yêu cầu tuyển dụng thường gặp trong ngành

Phần yêu cầu trong một bản mô tả công việc xuất nhập khẩu thường lặp lại vài nhóm tiêu chí. Nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học ngành kinh tế đối ngoại, kinh doanh quốc tế và logistics, song vẫn có nơi nhận người trái ngành chịu học nghiệp vụ. Ngoại ngữ gần như là điều kiện cần, phổ biến nhất là tiếng Anh thương mại, một số công ty còn cần tiếng Trung, tiếng Nhật hoặc tiếng Hàn.

– Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan là lợi thế với nhóm hiện trường và đại lý hải quan.

– Kỹ năng phần mềm gồm ECUS, Excel với hàm tra cứu và phân hệ mua hàng trên ERP.

– Hiểu mã HS, biểu thuế và các hiệp định thương mại tự do giúp xử lý hồ sơ nhanh hơn.

Thu nhập và cơ hội thăng tiến phụ thuộc vào năng lực chuyên môn, số năm kinh nghiệm, loại hình doanh nghiệp và thời điểm thị trường, nên bạn cần tìm hiểu cụ thể tại từng đơn vị.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Người trái ngành có làm xuất nhập khẩu được không?

Có, nhiều doanh nghiệp vẫn tuyển ứng viên trái ngành cho vị trí chứng từ nếu bạn chịu khó học nghiệp vụ. Bạn nên bổ sung khoá ngắn hạn về chứng từ, khai báo hải quan và luyện ngoại ngữ thương mại.

2. Nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường khác nhau ra sao?

Nhân viên chứng từ xử lý giấy tờ tại văn phòng, soạn invoice, packing list và theo dõi lịch tàu. Nhân viên hiện trường truyền tờ khai, làm thủ tục tại chi cục hải quan và giám sát giao nhận ở cảng. Hai vị trí nối tiếp nhau trong cùng một lô hàng nên phối hợp thường xuyên.

3. Có bắt buộc phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan không?

Không phải vị trí nào cũng yêu cầu, nhưng chứng chỉ này quan trọng với người hành nghề tại đại lý làm thủ tục hải quan. Với nhân viên chứng từ hoặc sales, nhà tuyển dụng thường xem đây là điểm cộng chứ chưa đặt thành tiêu chí bắt buộc.

Tóm lại, một bản mô tả công việc xuất nhập khẩu đầy đủ cần chỉ rõ bạn thuộc nhóm chứng từ, hiện trường, kinh doanh hay thanh toán quốc tế, kèm đầu ra và bộ phận phối hợp tương ứng. Khi đọc tin tuyển dụng, hãy đối chiếu phần đầu việc với bốn nhóm ở trên để biết mình phù hợp mắt xích nào. Chọn đúng điểm xuất phát sẽ giúp bạn tích luỹ nghiệp vụ nhanh hơn.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo. Phạm vi công việc, yêu cầu chứng chỉ và thủ tục có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp và thay đổi theo quy định hiện hành, bạn nên đối chiếu với thông tin của đơn vị tuyển dụng.

Minh An