Viết báo cáo là điều chúng ta thường gặp phải khi làm việc cũng như học tập nhưng không phải ai cũng biết cách viết báo cáo một cách hiệu quả. Vậy làm thế nào để có được bản cáo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ để tạo ấn tượng tốt với người đọc? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Cách viết báo cáo hiệu quả bao gồm các bước chuẩn bị sau:
Xác định mục đích của báo cáo
Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Việc xác định nội dung của báo cáo là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa mà thôi. Do đó, hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của báo cáo. Bạn có cần mô tả, giải thích, giới thiệu hoặc thuyết phục? Có một mục đích rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo rằng bạn luôn tập trung và giúp thu hút người đọc của bạn dễ dàng hơn.
Tìm hiểu về người đọc
Viết báo cáo chính thức hàng năm cho các bên liên quan rất khác với đánh giá tài chính. Vậy nên hãy điều chỉnh ngôn ngữ của bạn, sử dụng dữ liệu và đồ họa hỗ trợ cho người đọc khi cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét phong cách cá nhân của người đọc, ví dụ họ thường viết email hoặc cấu trúc tài liệu thế nào? Phản ánh sở thích của họ trong báo cáo của bạn nếu có thể. Sự tương thích này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và khiến người đọc dễ tiếp thu ý tưởng của bạn hơn.
Xây dựng đề cương chi tiết
Bạn đã xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo, tuy nhiên bạn đừng vội viết mà việc cần làm tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết những nội dung bạn muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời gian suy nghĩ phải viết gì trong quá trình làm báo báo.
Cấu trúc của một báo cáo hoàn chỉnh:
Một bản cáo cáo thường có 4 yếu tố sau:
1. Tóm tắt đánh giá
Báo cáo của bạn nên được bắt đầu với bản tóm tắt đánh giá kết quả công việc. Là mục đầu tiên người đọc bắt gặp, nên đây là phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ có thể sẽ sử dụng phần tóm tắt đánh giá này để quyết định xem có nên tiếp tục đọc bản báo cáo hay không.
Việc đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, nó cũng giống như bản báo cáo thành tích với cấp trên, vì vậy trong phần này bạn hãy hết sức lưu ý. Nên đánh giá một cách trung thực nhất, không nên chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn, thiếu sót lại giấu nhẹm đi. Bởi cấp trên họ sẽ dễ dàng nhìn ra được những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo đó dù bạn không nói ra.
2. Giới thiệu bối cảnh báo cáo
Cung cấp một bối cảnh cho báo cáo và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định phạm vi của báo cáo và bất kỳ phương pháp cụ thể nào được sử dụng.
3. Nội dung chính của báo cáo
Bây giờ đã đến lúc sử dụng kỹ năng viết báo cáo của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và cần trình bày chi tiết với các phần phân tích, thảo luận và đề xuất để xem xét. Bạn có thể đưa vào các số liệu và đồ họa để giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin.
- Phân tích nguyên nhân
Bạn đã đánh giá kết quả công việc, ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện thì tất nhiên bạn không thể quên việc giải thích nguyên nhân cho những kết quả đó. Bạn hãy chăm chút cho phần này thật kỹ trong báo cáo nhé. Bởi người phát hiện ra nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân tại sao vấn đề này mình làm được còn vấn đề kia thì không cho thấy bạn là người rất có trách nhiệm với công việc. Việc phân tích đánh giá nguyên nhân cẩn thận cũng là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm cách khắc phục để kết quả công việc được tốt hơn.
- Thảo luận hướng khắc phục
Bạn làm không tốt hay không làm được đã có nguyên nhân rõ ràng, vì thế bạn hãy nghĩ đến hướng khắc phục những nguyên nhân đó. Có thể bạn chưa áp dụng cách khắc phục này hoặc không còn thời gian để khắc phục thì bạn cũng cần đưa vào báo cáo nhé. Kể cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhưng bạn đã tìm được cách khắc phục cũng nên đưa vào để mọi người cùng tham khảo và đưa ra ý kiến cùng tìm giải pháp tốt nhất để giải quyết nếu gặp lại trong quá trình làm việc tiếp theo.
- Đề xuất, kiến nghị
Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiến quá trình thực hiện nhanh hơn, kết quả được tốt hơn. Việc đưa ra kiến nghị không phải để mang lại lợi ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.
4. Kết luận
Tổng hợp các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích. Xác định các bước tiếp theo và bất kỳ hành động nào cần phải thực hiện.
Một số mẹo nhỏ về cách viết báo cáo công việc hiệu quả
Ngôn ngữ trong báo báo
Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác.
Giữ câu ngắn gọn và đơn giản
Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau cùng một từ liên kết thích hợp như “Vì vậy”, “Do đó”, “Vì lí do này” giúp người đọc đi theo mạch ý tưởng của bạn. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ gây khó khăn cho người đọc, cụ thể các câu không dài hơn 20 đến 25 từ.
Thu thập sự kiện và dữ liệu
Đưa vào báo cáo các sự kiện và dữ liệu hấp dẫn sẽ giúp lập luận của bạn trở nên thuyết phục hơn. Hãy nhớ trích dẫn các nguồn như báo chí, nghiên cứu và các bài phỏng vấn để tăng thêm độ tin cậy.
Cách trình bày báo cáo công việc nên hấp dẫn, trực quan
Độc giả của bạn sẽ hiểu được những gì bạn nói chỉ bằng cách nhìn sơ qua nó. Do đó, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ của bạn một cách rõ ràng và đầy đủ.
Bạn có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các điểm quan trọng. Hãy sáng tạo nhưng cần chắc rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung thông điệp của bạn.
Xem lại và chỉnh sửa
Bản thảo đầu tiên của báo cáo hiếm khi nào là hoàn hảo, do đó bạn sẽ cần chỉnh sửa và sửa đổi nội dung. Nếu có thể, hãy đặt tài liệu sang một bên trong vài ngày trước khi xem lại nó một lần nữa hoặc nhờ đồng nghiệp cùng xem xét. Một “đôi mắt” mới thường sẽ giúp phát hiện ra những lỗi mà bạn không chú ý.
Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi mình:
- Báo cáo không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc?
- Các mục được trình bày một cách logic?
- Mỗi điểm có được giải thích, chứng minh bằng các dữ liệu phù hợp?
- Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?
- Tất cả các nguồn được tham khảo là chính xác?
Cách viết báo cáo sẽ rất đơn giản một khi bạn hiểu các bước thực hiện. Có nhiều điều cần chú ý trong cách viết báo cáo công việc nhưng những lời khuyên này đủ để giúp bạn viết một báo cáo ấn tượng với cấp trên của bạn. Nếu mục tiêu của bạn là đạt được cơ hội thăng tiến cao hơn, bạn cần phải nỗ lực hết mình. Các lưu ý trên đây cũng có thể được áp dụng cho cách viết báo cáo thực tập hay cách viết báo cáo thu hoạch cho các bạn sinh viên hoặc cách viết báo cáo thử việc cho người tìm việc. Sau khi đọc xong bài viết này, đừng chỉ ngồi yên và chờ đợi kết quả khả quan khi viết báo cáo. Luyện tập sẽ giúp bạn ngày càng tiến bộ và hoàn hảo hơn.
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng trả lời câu hỏi hiệu quả và thuyết phục
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Sử dụng thời gian hợp lý khi làm việc tại nhà
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?
- Thiếu tập trung khi làm việc tại nhà, nên làm gì?
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 5 lỗi phổ biến khi tạo danh sách các việc cần làm
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 5 lợi ích khi ước lượng thời gian cho việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- Trễ giờ: lí do bạn không nên mắc phải và cách xử lý
- 7 cách du lịch giúp cải thiện sự nghiệp của bạn
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 lỗi phỏng vấn khiến bạn đánh rơi công việc mơ ước
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 bước trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- 8 điều tối kị trong giai đoạn thử việc
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- 6 ngôn ngữ cơ thể nên có trong mọi buổi phỏng vấn
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 7 Cách Để Thoát Khỏi “Khủng Hoảng” Tuổi Trung Niên
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- 6 thay đổi nhỏ giúp bạn thêm yêu công việc của mình
- 4 bước cơ bản phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Tái tạo năng lượng sau một ngày làm việc căng thẳng
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- 5 cách cho thấy bạn đã sẵn sàng cho vị trí quản lý
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- Những sai lầm phổ biến khi đi thực tập
- 15 từ khóa bạn cần khi ứng tuyển cho các vị trí cấp cao
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- 5 sai lầm có thể phá hỏng sự nghiệp của bạn
- Để thành công, cần rèn luyện những thói quen nào?
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- 6 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định hiệu quả hơn
- 12 Nguyên tắc Đạo đức dành cho Chuyên viên Kinh doanh
- Làm sao để hạnh phúc trong công việc?
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- 5 cách để trở thành người “không thể thay thế” tại công ty
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- 9 điều gây cản trở cho sự nghiệp của người phụ nữ
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)