Nghề tổ chức sự kiện là một lĩnh vực năng động và thú vị, gắn kết mọi người lại với nhau để tạo ra những trải nghiệm khó quên. Cho dù đó là hội nghị khách hàng, Gala dinner cuối năm, tiệc cưới hay lễ hội âm nhạc… đội ngũ tổ chức sự kiện là những người đứng sau hậu trường, đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện một cách chu đáo và ấn tượng. Nhưng bạn có biết rằng việc tổ chức sự kiện còn nhiều thứ hơn là những gì bạn thấy không?

Nếu bạn mới bắt đầu công việc tổ chức sự kiện, có lẽ bạn muốn biết nó thực sự như thế nào. Người thành công có lối đi riêng nhưng dù đi lối nào thì không nhiều thì ít cũng sẽ gặp sỏi đá chông gai và biết chính xác những gì xảy ra sẽ giúp con đường đó bớt gập ghềnh hơn.

3 thực tế về nghề tổ chức sự kiện bạn cần biết trước khi dấn thân

Không phải ai cũng có thể trở thành người tổ chức sự kiện

Bất kỳ ai cũng có thể học cách tổ chức các sự kiện, nhưng không phải ai cũng có đủ năng lực để trở thành người tổ chức sự kiện. Nhiều người tin rằng nếu họ tổ chức thành công vài buổi tiệc nhỏ của bạn bè, gia đình và các hoạt động tình nguyện thì họ nên đi theo con đường tổ chức sự kiện. Thực tế là…    

Tổ chức sự kiện là công việc phức tạp và khó khăn đòi hỏi một bộ kỹ năng cụ thể trải dài từ khả năng sáng tạo và nhạy cảm về văn hóa cho đến năng lực tính toán, giao tiếp tốt, cực kỳ có tổ chức, có khả năng điều phối nhiều bộ phận và tâm bất biến giữa dòng đời vạn lời phàn nàn của những khách hàng khó tính nhất… Người tổ chức sự kiện cũng cần một mạng lưới các nhà cung cấp đáng tin cậy và việc xây dựng những mối quan hệ này đòi hỏi thời gian, công sức và bí quyết riêng không phải ai cũng có.  

Có thể thấy, nghề tổ chức sự kiện liên quan đến việc điều phối các hoạt động. Mặc dù đây là một phần nhiệm vụ nhưng người tổ chức sự kiện cũng phải thông thạo các thuật ngữ pháp lý khi ký kết hợp đồng, bảo hiểm, các loại giấy phép khác nhau cũng như nắm vững chuyên môn ở càng nhiều lĩnh vực càng tốt. Mình chưa bao giờ tin rằng người tổ chức sự kiện lại cần biết về điện áp và cường độ dòng điện nhưng thực tế thì đảm bảo khả năng cung cấp điện của địa điểm có vai trò quan trọng giúp các khía cạnh nghe nhìn của sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Tổ chức sự kiện là một trong những công việc căng thẳng nhất thế giới

Bạn đoán xem một số công việc căng thẳng nhất trên thế giới là gì? Có thể bạn đang nghĩ đến bác sĩ, phi công hay nhân viên cứu hộ? Nhưng bạn có biết nghề tổ chức sự kiện cũng được coi là một trong những công việc căng thẳng nhất? Căng thẳng không phải ở mức thường mà nó chễm chệ đứng ở vị trí thứ 3 trong số những công việc căng thẳng nhất thế giới năm 2023.

Một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều liên quan đến vô số nhiệm vụ cần được thực hiện hoàn hảo. Bất chấp kỹ năng tổ chức siêu phàm, người tổ chức sự kiện vẫn sẽ thấy kiệt sức với việc điều phối lượng lớn người tham dự đến “săn lùng” những người bán hoa đột nhiên bị “mất tích”, từ chuẩn bị ánh sáng thích hợp cho diễn giả chính đến giám sát việc phục vụ ăn uống… Những vai trò khác nhau này lại bao gồm hàng nghìn tỷ nhiệm vụ nhỏ và tụi mình sẽ phải thực hiện hầu hết, nếu không nói là tất cả, các nhiệm vụ này mỗi ngày.

Căng thẳng không chỉ đến từ khối lượng công việc mà còn từ thời hạn nghiêm ngặt. Với một số công việc, thời hạn có thể di chuyển được. Nếu bạn nộp một thiết kế hay báo cáo trễ vài giờ, thậm chí vài ngày cũng không vấn đề gì. Tuy nhiên, với tổ chức sự kiện thì điều này không được áp dụng.

Khi đã thông báo về một sự kiện, bạn không thể đơn giản dời nó lại một hoặc hai ngày. Những người tham dự sẽ không quan tâm đến việc công ty cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn đã hủy kèo, tài liệu quảng cáo của bạn vẫn đang được in hay địa điểm tổ chức đã có sự cố vào phút cuối, họ chỉ mong đợi sự kiện diễn ra như đã hứa. Trở thành người tổ chức sự kiện giỏi có nghĩa là luôn tuân thủ các thời hạn này và chấp nhận bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thực hiện những gì đã cam kết.

Còn nhiều cái khác mình chưa thèm nói tới đâu, nhưng nói đến đây rồi thì nói luôn. Một trong những yếu tố khiến nghề tổ chức sự kiện trở nên căng thẳng là “tiền ít mà đòi hít đồ thơm”. Cứ mỗi lần nghe chi phí thuê thiết bị, thực phẩm, đồ uống tăng cao là mình như gặp cú sốc lớn, chỉ muốn xỉu ngang. Tụi mình phải đáp ứng đủ thứ yêu cầu trong khi lại có rất ít hoặc không có khả năng đàm phán về ngân sách. Lựa chọn khả dĩ nhất là cắt giảm chi phí và điều này tạo ra một vòng lẩn quẩn. Sự không hài lòng của người tham dự dẫn đến giảm lượt đăng ký và do đó doanh thu ở sự kiện tiếp theo cũng sẽ giảm thê thảm.

“Bất chấp những thách thức, nghề tổ chức sự kiện rất thú vị đến từ việc chứng kiến ​​niềm vui và sự hài lòng của khách hàng cũng như người tham dự, đồng thời tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ.”

Mỗi chi tiết nhỏ đều cực kỳ quan trọng

Tổ chức các sự kiện bao gồm vô số nhiệm vụ khác nhau như thế nhưng tụi mình còn phải đảm bảo rằng từng chi tiết được thực hiện hoàn hảo. Không thể coi nhẹ điều này vì tổ chức một sự kiện thành công có nghĩa là tất cả các phần của quy trình đều ăn khớp với nhau và nếu một chi tiết bị thiếu, toàn bộ sự kiện có thể sụp đổ vào thời điểm tồi tệ nhất.

Chi tiết ở đây không chỉ về việc liệu có khăn ăn hay đĩa muỗng trên bàn hay không. Mình đang đề cập đến tất cả từ kịch bản, nơi đỗ xe, có đủ chỗ ngồi, âm thanh phù hợp, nguồn điện dồi dào, wifi mạnh mẽ… Nếu những bông hoa đẹp lung linh nhưng lại ngăn cản khách cùng bàn trò chuyện với nhau, điều đó có nghĩa là các chi tiết về kích thước và tỷ lệ đã bị bỏ qua. Hoặc, nếu có ai đó đang phát biểu trên sân khấu và mọi người không thể nghe thấy họ đang nói gì thì việc lập kế hoạch về âm thanh không được xử lý đúng cách. Đây là tất cả các chi tiết quan trọng và biết cách lên kế hoạch cho tất cả các chi tiết này đều xuất phát từ kinh nghiệm.

Chắc chắn danh sách những điều cần biết về nghề tổ chức sự kiện sẽ còn nữa và dài mãi không thua gì sớ táo quân. Bạn đã từng có những suy nghĩ gì về nghề và thực tế đã giúp bạn “sáng” ra như thế nào, hãy chia sẻ cùng CareerLink trong phần bình luận nhé.

Huỳnh Trâm