Mẫu đơn xin chuyển công tác: cách viết lý do, bàn giao và chốt phụ lục

Muốn đổi bộ phận, về chi nhánh gần nhà hay thử vị trí chuyên môn khác, người lao động thường phải bắt đầu bằng một lá đơn. Bài viết đưa ra mẫu đơn xin chuyển công tác có chỗ trống để điền, cách ghi từng mục, cách viết lý do để quản lý dễ đồng ý và bước chốt bằng phụ lục hợp đồng nhằm tránh tranh chấp.

Trước hết là bố cục một lá đơn đầy đủ.

1. Đơn xin chuyển công tác gồm những nội dung gì

Với doanh nghiệp, loại đơn này thường không có mẫu bắt buộc theo luật, mỗi đơn vị có thể quy định riêng. Nếu công ty có biểu mẫu nội bộ, bạn nên dùng mẫu đó để đơn đi đúng luồng duyệt. Nếu chưa có, hãy dùng khung dưới đây.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CHUYỂN CÔNG TÁC

Kính gửi: Ban Giám đốc [tên công ty]; Phòng Nhân sự; Trưởng bộ phận [bộ phận hiện tại].

Tôi tên là: [họ và tên], mã nhân viên [mã số], số điện thoại [số liên hệ].

Hiện là [chức danh], [phòng/ban], làm việc tại [chi nhánh, địa chỉ].

Tôi đề nghị được chuyển sang [vị trí/bộ phận/chi nhánh mới] tại [địa chỉ], từ ngày [ngày].

Lý do: [2–4 câu, xem gợi ý ở phần 3].

Kế hoạch bàn giao: tôi sẽ bàn giao [đầu việc, hồ sơ, tài khoản] cho [người nhận] trước ngày [ngày].

[Địa điểm], ngày [ngày/tháng/năm]. Người làm đơn: [ký, ghi họ tên]. Ý kiến quản lý trực tiếp: [ký tên].

Khung này đủ thông tin để người duyệt quyết định nhanh.

Kính gửi ai, ghi nơi chuyển đến và thời gian thế nào

Đơn gửi Ban Giám đốc, phòng Nhân sự và quản lý trực tiếp. Đơn vị hiện tại ghi đúng như hợp đồng lao động; nơi chuyển đến ghi rõ tên chi nhánh hoặc bộ phận. Thời điểm mong muốn nên cách ngày nộp vài tuần để công ty kịp tìm người thay. Xác nhận của địa phương chỉ cần khi quy chế công ty yêu cầu.

2. Chủ động xin chuyển khác gì với bị công ty điều chuyển

Chủ động xin đổi nơi làm, chức danh hoặc công việc là đề nghị sửa đổi hợp đồng lao động. Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019, nếu hai bên thỏa thuận được thì ký phụ lục (quy định tại Điều 22) hoặc giao kết hợp đồng mới. Ngược lại, Điều 29 cho phép công ty tạm chuyển người lao động làm việc khác khi gặp khó khăn đột xuất hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh đã ghi trong nội quy. Thời gian tạm chuyển không quá 60 ngày làm việc cộng dồn mỗi năm, trừ khi người lao động đồng ý bằng văn bản. Nếu bạn đang bị điều chuyển, bài Cách ứng xử khi bị điều chuyển công việc không mong muốn đúng luật phân tích quyền lợi và cách phản hồi.

Đơn xin chuyển là lời đề nghị của bạn, còn quyết định điều chuyển là yêu cầu của công ty, hai việc theo hai quy định khác nhau.

Vì vậy, phần 4 sẽ nói về bước ký phụ lục.

3. Lý do xin chuyển công tác viết thế nào cho dễ được duyệt

Nhiều người chỉ kể hoàn cảnh, trong khi người duyệt cần thấy việc chuyển có lợi gì cho đơn vị. Hãy nêu ngắn hoàn cảnh rồi chuyển sang giá trị bạn mang lại. Đó có thể là lấp vị trí trống, hiểu thị trường địa phương hoặc giữ một nhân sự đã quen quy trình.

Tình huống	Điểm nên nêu trong lý do	Giấy tờ có thể kèm	Điều cần chốt trong phụ lục
Chuyển bộ phận trong công ty	Kỹ năng hợp bộ phận mới, kết quả ở vị trí cũ	Kế hoạch bàn giao, ý kiến bộ phận tiếp nhận	Chức danh, mô tả công việc, quản lý trực tiếp
Chuyển chi nhánh tỉnh khác vì gia đình	Chi nhánh đang cần người, hiểu khách hàng địa phương	Giấy tờ về nơi cư trú mới nếu quy chế yêu cầu	Địa điểm làm việc, lương và phụ cấp
Chuyển sang vị trí chuyên môn khác	Chứng chỉ, khóa học, dự án liên quan vị trí mới	Bản sao chứng chỉ, kết quả đánh giá năng lực	Chức danh, thời gian làm quen, mức lương mới

Hãy chọn dòng gần hoàn cảnh của bạn.

Mẫu lý do chuyển về gần gia đình

Bạn có thể viết: “Do gia đình chuyển về sinh sống tại [tỉnh/thành], tôi đề nghị được chuyển về chi nhánh [tên]. Tôi đã làm quy trình bán hàng của công ty [số năm] năm và hiểu khách hàng địa phương, nên có thể bắt nhịp ngay.” Khi đổi bộ phận: “Tôi đã phụ trách [mảng việc] trong [số năm] năm, nên đề nghị chuyển sang [bộ phận mới] đang cần kinh nghiệm này.” Khi đổi chuyên môn: “Tôi đã hoàn thành [chứng chỉ/khóa học], nên đề nghị thử sức ở vị trí [chức danh mới].” Để hình dung bộ phận sẽ duyệt đơn, bạn có thể tham khảo mục việc làm nhân sự trên CareerLink, nơi các tin tuyển Chuyên viên nhân sự (HR Specialist) mô tả công việc của bộ phận phụ trách hồ sơ người lao động.

Tiếp theo là cho thấy bạn rời vị trí cũ gọn gàng.

4. Kế hoạch bàn giao và bước chốt bằng phụ lục hợp đồng

Kế hoạch bàn giao nên nêu đầu việc đang phụ trách, hồ sơ, tài khoản cần chuyển, người nhận và mốc hoàn thành, kèm lời nhận hỗ trợ người nhận vài tuần đầu. Đơn được duyệt chưa phải điểm kết thúc. Không ít tranh chấp đến từ việc chuyển theo thỏa thuận miệng, rồi người lao động bị giảm phụ cấp. Vì vậy, hãy đề nghị phòng Nhân sự lập phụ lục hợp đồng ghi rõ các thay đổi.

Hãy lưu bản phụ lục đã ký cùng hợp đồng gốc.

Công chức, viên chức dùng mẫu nào

Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển theo Luật Cán bộ, công chức 2025 (Luật số 80/2025/QH15) và quy chế cơ quan; viên chức theo pháp luật về viên chức hiện hành. Khu vực công có hồ sơ riêng, nên hãy hỏi bộ phận tổ chức cán bộ.

5. Câu hỏi thường gặp

1. Đơn xin chuyển công tác có cần viết tay không? Không bắt buộc, bạn có thể đánh máy rồi ký tay.

2. Công ty có buộc phải đồng ý đơn không? Không, đây là đề nghị sửa đổi hợp đồng nên cần hai bên thỏa thuận.

3. Công ty có mẫu riêng thì dùng mẫu nào? Nên dùng mẫu của công ty để đơn đi đúng quy trình.

Lá đơn tốt không chỉ nói bạn muốn đi đâu mà còn cho thấy công ty được lợi gì. Khi soạn đơn xin chuyển công tác, hãy ghi đủ vị trí hiện tại và nơi chuyển đến, viết lý do gắn với nhu cầu của đơn vị và kèm kế hoạch bàn giao. Sau khi được duyệt, hãy đề nghị ký phụ lục ghi rõ nơi làm, chức danh, mức lương.

Bài viết mang tính tham khảo; quy định nội bộ và văn bản pháp luật có thể thay đổi, bạn nên hỏi phòng Nhân sự trước khi nộp đơn.

Minh An