Mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh: cấu trúc, 3 mẫu thư, cụm từ hay dùng

Ở công ty FDI, quyết định nghỉ việc thường được gửi bằng một bức thư tiếng Anh ngắn, nhưng nhiều người lại dịch nguyên đơn tiếng Việt nên thư dài và nặng thủ tục. Bài viết giới thiệu mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh theo đúng tinh thần resignation letter, kèm ba mẫu có chỗ trống, bảng cụm từ và lưu ý về thời hạn báo trước.

Trước hết, hãy xem thư tiếng Anh khác lá đơn quen thuộc ra sao.

1. Resignation letter khác đơn xin nghỉ việc tiếng Việt ở điểm nào

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh gọi là resignation letter, hoặc resignation email khi gửi qua thư điện tử. Thư chỉ thông báo quyết định nghỉ và ngày làm việc cuối (last working day), không xin phép, không kể hoàn cảnh và không dùng quốc hiệu. Nếu công ty vẫn yêu cầu đơn theo mẫu nội bộ, hãy xem bài Cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn dễ được chấp thuận.

Yếu tố	Đơn tiếng Việt	Resignation letter
Phần đầu	Quốc hiệu, “Kính gửi Ban Giám đốc”	Tiêu đề email, “Dear [Manager’s Name]”
Bản chất	Đề nghị công ty chấp thuận	Thông báo quyết định
Lý do	Thường nêu cụ thể	Không bắt buộc, tối đa một câu
Thời điểm nghỉ	“Xin được nghỉ từ ngày…”	“My last working day will be…”
Phần cuối	Chữ ký, ý kiến trưởng bộ phận	Lời cảm ơn, “Kind regards”, họ tên

Khi chuyển sang tiếng Anh, phần cần bỏ nhiều hơn phần cần thêm.

2. Cấu trúc thư xin nghỉ việc tiếng Anh

Thư gồm năm phần, mỗi phần một đến ba câu. Tiêu đề email ngắn như “Resignation – [Full Name]”, lời chào “Dear [Manager’s Name],” thay vì “To whom it may concern”. Câu đầu nêu quyết định kèm chức danh và tên công ty đúng như hợp đồng. Sau đó là lời cảm ơn, đề xuất bàn giao (handover) và lời kết “Kind regards,” kèm họ tên.

Ngày cuối nên ghi dạng “11 December 2026” để tránh nhầm cách ghi ngày. Thư tiếng Anh phổ biến ở doanh nghiệp FDI, logistics và thương mại quốc tế; các tin trong mục việc làm xuất nhập khẩu – ngoại thương cho thấy nhiều vị trí yêu cầu viết email tiếng Anh với quản lý và đối tác.

3. Ba mẫu thư có chỗ trống

Ba mẫu dưới đây dùng giọng trung tính, bạn thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật. Mỗi mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh bên dưới đều dùng được cho email lẫn bản in.

Mẫu 1: Thư tiêu chuẩn

Subject: Resignation – [Full Name]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally resign from my position as [Job Title] at [Company Name]. My last working day will be [Date], in line with the notice period in my contract.

Thank you for your guidance during my time on the team. I am happy to assist with the handover and to train my replacement before I leave.

Kind regards, [Full Name]

Bản dịch tham khảo: “Tôi chính thức xin thôi vị trí [chức danh] tại [tên công ty]. Ngày làm việc cuối của tôi là [ngày], theo thời hạn báo trước trong hợp đồng. Cảm ơn anh/chị đã hướng dẫn. Tôi sẵn lòng hỗ trợ bàn giao trước khi nghỉ.”

Mẫu 2: Nghỉ để học tiếp hoặc chuyển nơi ở

Dear [Manager’s Name],

Please accept this letter as notice of my resignation from the role of [Job Title]. I have decided to [pursue further studies / relocate to City], and my last working day will be [Date].

Best regards, [Full Name]

Bản dịch tham khảo: “Tôi xin thôi vị trí [chức danh] để [học tiếp / chuyển đến thành phố]; ngày làm việc cuối là [ngày].”

Mẫu 3: Báo trước ngắn khi thử việc hoặc hợp đồng dưới 12 tháng

Dear [Manager’s Name],

I would like to inform you of my decision to resign from my position as [Job Title], effective [Date]. I apologize for the short notice and will share all relevant files before my last day.

Kind regards, [Full Name]

Bản dịch tham khảo: “Tôi xin thông báo quyết định thôi việc ở vị trí [chức danh], có hiệu lực từ [ngày]. Tôi xin lỗi vì báo trước ngắn.”

4. Cụm từ nên dùng và lỗi cần tránh

Chọn đúng cụm từ giúp thư chuyên nghiệp mà không cứng nhắc. Bảng dưới gom câu thông dụng theo từng phần của thư, mỗi phần chỉ cần chọn một câu.

Cụm tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Ngữ cảnh
I am writing to formally resign from my position as…	Tôi chính thức xin thôi vị trí…	Mở đầu trang trọng
My last working day will be…	Ngày làm việc cuối của tôi là…	Nêu mốc nghỉ
Thank you for the opportunity to…	Cảm ơn cơ hội được…	Lời cảm ơn
I am happy to assist with the handover.	Tôi sẵn lòng hỗ trợ bàn giao.	Đề xuất bàn giao
I am resigning for personal reasons.	Tôi nghỉ vì lý do cá nhân.	Không nêu lý do cụ thể
I wish you and the team continued success.	Chúc anh/chị và cả nhóm tiếp tục thành công.	Câu chào kết

Một số cách viết khiến thư mất điểm dù đúng ngữ pháp.

Thư được lưu vào hồ sơ nhân sự, và giọng điệu của nó có thể ảnh hưởng khi công ty mới kiểm tra tham chiếu (reference check). Góp ý thật lòng nên để dành cho buổi phỏng vấn thôi việc (exit interview).

Thư nghỉ việc là văn bản cuối cùng bạn để lại trong hồ sơ, nên viết như thể người đọc tiếp theo là nhà tuyển dụng tương lai.

5. Thời hạn báo trước và quy trình ở công ty FDI

Việc nghỉ việc tại Việt Nam vẫn theo Bộ luật Lao động 2019. Điều 35 yêu cầu người lao động báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng và 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng; ngành nghề, công việc đặc thù và một số trường hợp ở khoản 2 có thời hạn riêng. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có thể hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước. Hợp đồng có thể ghi notice period dài hơn, nên hãy đọc lại trước khi chọn ngày nghỉ.

Nhiều doanh nghiệp FDI còn yêu cầu tạo đề nghị nghỉ việc trên hệ thống nhân sự như Workday hoặc SAP SuccessFactors, song song với thư gửi quản lý.

6. Câu hỏi thường gặp

1. Có cần nêu lý do nghỉ việc trong thư tiếng Anh không? Không bắt buộc, bạn có thể viết “for personal reasons” hoặc bỏ qua.

2. Gửi thư qua email có được không? Thường được, nhưng hãy xem quy chế công ty có cần bản ký tay không.

3. Thư xin nghỉ việc tiếng Anh nên dài bao nhiêu? Khoảng ba đến bốn đoạn ngắn.

Thư nghỉ việc tốt cho quản lý biết bạn nghỉ, ngày nào là ngày cuối và việc được bàn giao ra sao. Khi soạn mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, hãy giữ giọng thông báo thay vì xin phép, chọn cụm từ đơn giản, kiểm tra thời hạn báo trước và để dành góp ý cho exit interview. Lá thư gọn gàng hôm nay có thể giúp ích cho lần kiểm tra tham chiếu sau.

Nội dung trong bài mang tính tham khảo; thời hạn báo trước và thủ tục nghỉ việc phụ thuộc hợp đồng, quy chế công ty và pháp luật hiện hành.

Minh An