Cách tìm kiếm khách hàng cho nhân viên kinh doanh: kênh và quy trình

Tháng đầu đi làm, Nhân viên kinh doanh (Sales Executive) thường nhận chỉ tiêu trước khi có danh sách khách. Bài viết trình bày cách tìm kiếm khách hàng cho nhân viên kinh doanh mới, dùng được cho nhiều ngành: xác định chân dung khách, chọn kênh B2B hoặc B2C, tiếp cận không gây phiền, giữ nhịp tìm khách ổn định và tránh rủi ro pháp lý về dữ liệu.

1. Xác định chân dung khách hàng lý tưởng trước khi đi tìm

Người mới hay gọi cho bất kỳ ai có số điện thoại, tốn sức mà ít phản hồi. Trước khi mở danh bạ, bạn nên viết ra chân dung khách hàng lý tưởng (Ideal Customer Profile – ICP): ai dùng sản phẩm, ai quyết định mua, họ gặp vấn đề gì và thường tìm giải pháp ở đâu. Xem lại các đơn đã chốt giúp rút ra điểm chung.

Với khách doanh nghiệp, chân dung gồm ngành, quy mô, khu vực và chức danh người phụ trách mua hàng; với khách cá nhân là độ tuổi, nơi sống và mức chi tiêu. Dấu hiệu khách có nhu cầu thật là họ chủ động hỏi giá, hỏi thời gian giao hàng hoặc nhắc đến thời điểm cần mua.

Bài Cách Tìm Kiếm Khách Hàng Bất Động Sản Chuyên Nghiệp Và Hiệu Quả là ví dụ áp dụng riêng cho môi giới nhà đất.

2. Bắt đầu từ khách cũ, người giới thiệu và danh sách từng hỏi giá

Nguồn khách dễ chốt thường nằm sẵn trong công ty. Khách từng mua đã tin sản phẩm nên dễ mua lại hoặc giới thiệu (referral) người quen. Người từng hỏi giá nhưng chưa mua cũng đáng gọi lại, vì họ đã có nhu cầu tại một thời điểm. Trong các tin tuyển dụng thuộc nhóm việc làm bán hàng – kinh doanh, khả năng tự xây danh sách khách thường được nêu trong phần yêu cầu.

Khi gọi lại khách cũ, hãy hỏi họ dùng sản phẩm thế nào rồi mới nhắc ưu đãi. Với người từng hỏi giá, ghi chú lý do họ chưa mua (giá, thời điểm, thiếu thông tin) để chọn lời mở đầu phù hợp.

Thay vì mua danh sách, hãy dành tuần đầu rà lại khách cũ.

3. Các kênh tìm khách theo B2B và B2C

Khách doanh nghiệp (B2B) mua theo quy trình, nhiều người tham gia quyết định và chu kỳ dài. Khách cá nhân (B2C) quyết định nhanh hơn nhưng dễ đổi ý. Bảng dưới giúp chọn hai hoặc ba kênh hợp sản phẩm.

Kênh tìm khách	Phù hợp	Ưu điểm	Điểm cần lưu ý
Khách cũ và người được giới thiệu	B2B, B2C	Đã có niềm tin sẵn, tỷ lệ chốt thường tốt	Cần chăm sóc sau bán thì khách mới sẵn lòng giới thiệu
LinkedIn	B2B	Tìm đúng chức danh người phụ trách mua hàng	Kết bạn kèm lời nhắn cá nhân, không gửi báo giá ngay
Google Maps	B2B (cửa hàng, nhà hàng, xưởng)	Lọc doanh nghiệp theo khu vực và loại hình	Chỉ dùng thông tin doanh nghiệp tự công khai
Hội chợ, triển lãm, hiệp hội ngành	B2B	Gặp trực tiếp nhiều đơn vị trong một ngày	Chuẩn bị danh thiếp và hẹn gặp lại trong tuần
Cộng đồng Facebook, nhóm Zalo	B2C	Tiếp cận người đang hỏi về vấn đề cụ thể	Đọc nội quy nhóm, chia sẻ kiến thức trước khi chào bán
Sự kiện địa phương, đối tác	B2C	Tạo quen biết với người sống quanh khu vực	Chọn đối tác có cùng tệp khách nhưng không cạnh tranh

Người bán thiết bị cho nhà hàng hợp với Google Maps và hiệp hội ngành, người bán khóa học cho phụ huynh hợp với nhóm cộng đồng. Hãy chạy thử một kênh trong hai đến ba tuần, ghi số người phản hồi rồi mới quyết định giữ hay bỏ.

4. Tiếp cận khách mới qua cuộc gọi, tin nhắn và email

Nhiều khách từ chối vì cách mở lời chứ không vì sản phẩm. Lời mở đầu nên nói rõ bạn là ai, vì sao liên hệ và xin vài phút. Ví dụ khi gọi lạnh (cold call): “Chào anh, em là Lan bên công ty X, thấy cửa hàng mình mới mở chi nhánh nên muốn hỏi anh hai phút về khâu giao hàng, anh tiện nghe không ạ?”. Câu hỏi về vấn đề của khách dễ nghe hơn câu chào bán.

Người mua không cần thêm một lời chào hàng, họ cần một lý do để tiếp tục nghe bạn nói.

Tin nhắn Zalo hoặc email nên gọn trong ba đến bốn câu, nhắc đúng tên và bối cảnh, kết thúc bằng một câu hỏi dễ trả lời. Nếu chưa có phản hồi, nhắc lại sau vài ngày bằng một thông tin hữu ích và dừng sau hai đến ba lần im lặng. Khi khách nói “không có nhu cầu”, hãy cảm ơn và xin phép liên hệ lại dịp khác.

Gọi điện, nhắn tin quảng cáo cho người chưa đồng ý nhận còn chịu điều chỉnh của Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác và cuộc gọi rác. Vì vậy, hãy ưu tiên người đã để lại thông tin hoặc đồng ý nhận tư vấn.

5. Sàng lọc và quản lý danh sách bằng CRM hoặc bảng tính

Sau mỗi lần liên hệ, hãy chia khách thành ba nhóm theo mức sẵn sàng mua:

– Nhóm nóng là người đã hỏi giá, có ngân sách và có thời điểm cần mua rõ ràng.

– Nhóm ấm là người có quan tâm nhưng còn đang so sánh hoặc chưa đến lúc mua.

– Nhóm lạnh là người chưa phản hồi hoặc chưa thấy có nhu cầu ở thời điểm hiện tại.

Cách chia này giúp bạn dồn thời gian cho nhóm nóng mà không bỏ quên nhóm ấm.

Nếu công ty có phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như Salesforce, HubSpot hay Odoo, hãy cập nhật cuộc gọi ngay trong ngày. Nếu chưa có, một bảng Google Sheets với các cột tên, nguồn, nhu cầu, lần liên hệ gần nhất, bước tiếp theo là đủ. Cột “bước tiếp theo” đặc biệt quan trọng, vì khách bị bỏ quên thường là khách không có lịch hẹn lại. Nhìn các bước này như phễu bán hàng (pipeline), bạn sẽ thấy khách nghẽn ở khâu nào.

6. Nhịp tìm kiếm khách hàng mỗi ngày và cách đo hiệu quả

Nhiều nhân viên mới tìm khách rất chăm trong tháng đầu, rồi dừng khi đã có vài đơn. Hai đến ba tháng sau, danh sách cạn và họ rơi vào tháng trống đơn. Cách tránh là tách một khung giờ cố định mỗi ngày chỉ dành cho việc tìm kiếm khách hàng mới, không trộn với giờ chăm sóc khách cũ.

Để đo hiệu quả, cuối tuần hãy ghi bốn con số: số người đã liên hệ, số phản hồi, số cuộc hẹn và số đơn chốt. Liên hệ nhiều mà ít phản hồi thì vấn đề nằm ở kênh hoặc lời mở đầu; có hẹn mà ít chốt thì cần luyện tư vấn và xử lý từ chối. Đo liên tục một đến hai tháng, bạn sẽ biết kênh nào đáng giữ.

7. Câu hỏi thường gặp

1. Nhân viên kinh doanh mới chưa có khách thì bắt đầu từ đâu? Hãy xin danh sách khách cũ và người từng hỏi giá, rồi mới mở rộng ra kênh ngoài.

2. Có nên tìm khách hàng trên Facebook và Zalo không? Có, nếu bán cho khách cá nhân, nhưng tránh nhắn chào bán hàng loạt.

3. Mỗi ngày nên dành bao nhiêu thời gian tìm khách mới? Không có con số chung; quan trọng là giữ khung giờ cố định.

Tìm khách là việc làm liên tục, không phải chiến dịch một lần. Khi áp dụng cách tìm kiếm khách hàng cho nhân viên kinh doanh ở trên, hãy đi từ chân dung khách rõ ràng, khai thác khách cũ và người giới thiệu trước, chọn hai hoặc ba kênh hợp sản phẩm, rồi giữ khung giờ tìm khách cố định. Đừng mua data trôi nổi. Hãy lập bảng theo dõi khách ngay trong tuần này.

Bài viết mang tính tham khảo; quy định về dữ liệu cá nhân và quảng cáo qua điện thoại nên được đối chiếu văn bản hiện hành.

Minh An