Kanban là gì? Ưu, nhược điểm của phương pháp Kanban

Từ phòng phát triển phần mềm đến doanh nghiệp sản xuất, Kanban đã trở thành một công cụ được ưa chuộng trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhưng cụ thể thì Kanban là gì? Hãy cùng tìm hiểu khái niệm Kanban và sức mạnh của nó trong việc tăng cường hiệu suất và tính linh hoạt trong công việc hàng ngày nhé.

Kanban là gì? Lịch sử hình thành của Kanban

Kanban bắt nguồn từ Nhật Bản và được sử dụng lần đầu tiên tại Toyota – một trong những công ty sản xuất hàng đầu của đất nước này.

“Kanban trong tiếng Nhật được ghép từ kan có nghĩa là thị giác và ban có nghĩa là thẻ. Do đó, Kanban có thể hiểu đơn giản là bảng thông tin.”

Trong những năm 1940, Toyota tìm cách tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình và họ đã phát triển Kanban như một phương tiện để quản lý quy trình sản xuất. Cụ thể, Kanban được sử dụng để điều chỉnh lượng và loại hàng hóa được sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế, từ đó giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất.

Trải qua thời gian, Kanban không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như phát triển phần mềm, marketing, thậm chí quản lý công việc cá nhân. Kỹ sư David J. Anderson của Microsoft đã nhận ra tiềm năng của Kanban trong việc quản lý công việc và cải thiện quy trình làm việc.

Hãy tưởng tượng một bảng trắng được chia thành các cột. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong quy trình làm việc: Đang chờ, Đang làm, Đã hoàn thành. Trong mỗi cột bạn sẽ có các thẻ nhỏ, mỗi thẻ đại diện cho một nhiệm vụ hoặc một phần công việc. Khi bạn bắt đầu làm một nhiệm vụ, bạn di chuyển thẻ từ cột “Đang chờ” sang cột “Đang làm”. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, bạn di chuyển thẻ sang cột “Đã hoàn thành”.

Nhìn vào bảng Kanban, mọi người sẽ biết được công việc đang diễn ra như thế nào và ở giai đoạn nào, tránh tình trạng lãng phí thời gian hoặc nhầm lẫn về tiến độ công việc.

Kanban là một bảng thông tin có tính linh hoạt khi bạn có thể thêm, di chuyển hoặc loại bỏ các thẻ một cách dễ dàng. Điều này cho phép bạn điều chỉnh luồng công việc theo tình hình thực tế mà không gặp phải sự cản trở từ các quy trình cứng nhắc.

Nguyên lý hoạt động của Kanban

Trực quan hóa quy trình làm việc

Trực quan hóa quy trình làm việc giúp tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ về tiến độ công việc và vị trí của từng công việc trong quy trình. Các thẻ Kanban và cột trên bảng Kanban không chỉ là biểu tượng, mà còn là công cụ để truyền đạt thông tin về công việc một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Hạn chế khối lượng công việc đồng thời (Work in Progress Limit – WIP Limit)

Hạn chế số lượng công việc đồng thời giúp tránh tình trạng quá tải và mất kiểm soát trong quy trình làm việc. Bằng cách giới hạn số lượng thẻ được di chuyển qua mỗi giai đoạn, Kanban khuyến khích tập trung vào việc hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc mới, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu suất.

Duy trì dòng chảy luồng công việc

Mục tiêu của Kanban là duy trì một luồng công việc liên tục và mạch lạc từ đầu đến cuối quy trình làm việc. Do đó, việc hiểu rõ Kanban là gì và ứng dụng phương pháp này trong công việc sẽ đảm bảo không có mắt xích nào trong quy trình bị đình trệ hoặc chờ đợi quá lâu, từ đó tăng cường hiệu suất và rút ngắn thời gian hoàn thành dự án.

Chú trọng vào cải tiến liên tục

Kanban khuyến khích việc tìm kiếm và thực hiện những cải tiến nhỏ liên tục trong quy trình làm việc. Bằng cách tiếp tục đặt ra câu hỏi “Làm thế nào để làm tốt hơn?”, nhóm có thể không ngừng cải thiện quy trình của mình, dẫn đến sự tăng cường hiệu suất và chất lượng sản phẩm.

Không sản phẩm nào có lỗi

Kanban nhấn mạnh về việc sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ với chất lượng cao nhất. Bằng cách không cho phép bất kỳ sản phẩm nào có lỗi đi qua quy trình mà không được xử lý, Kanban giúp bảo đảm rằng người tiêu dùng sẽ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đáng tin cậy và chất lượng.

Ưu – nhược điểm của phương pháp Kanban là gì?

Ưu điểm:

• Dễ dàng theo dõi và quản lý công việc nhóm: Kanban mang lại sự minh bạch và đồng nhất trong quy trình làm việc. Tất cả thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các nhiệm vụ và công việc cần làm, từ đó tập trung vào công việc quan trọng nhất và đảm bảo tiến độ đề ra.
• Quản lý công việc linh hoạt: Kanban cho phép thêm mới thẻ công việc hoặc thay đổi trạng thái và ưu tiên của chúng một cách dễ dàng. Điều này giúp quy trình làm việc linh hoạt và có khả năng đáp ứng nhanh chóng trước các thay đổi hoặc yêu cầu mới.
• Tăng năng suất làm việc: Kanban giúp tất cả thành viên trong nhóm tập trung vào công việc của mình, nhờ đó tăng năng suất làm việc và cải thiện chất lượng công việc.
• Phát hiện vướng mắc trong quy trình: Bằng cách làm việc trên bảng Kanban, có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề trong quy trình làm việc như cột quá tải, thẻ chờ lâu, thậm chí là nhận biết các công việc đã bị trì hoãn quá lâu.
• Hệ thống đơn giản, dễ triển khai: Phương pháp Kanban dễ hiểu và dễ triển khai, có thể áp dụng vào bất kỳ đội nhóm hay doanh nghiệp nào mà không gặp khó khăn. Nó cũng linh hoạt và có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mỗi tổ chức.

Nhược điểm: 

• Khó khăn trong việc ước lượng thời gian: Kanban không đặt nhiều giới hạn về thời gian, điều này gây khó khăn trong việc lập kế hoạch công việc.
• Cập nhật thường xuyên: Kanban đòi hỏi sự cập nhật thường xuyên từ các thành viên trong nhóm. Nếu không, thông tin trên bảng có thể trở nên không chính xác, mất đi tính minh bạch và đồng nhất.
• Khó áp dụng ở quy mô lớn: Kanban có thể gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình làm việc lớn và phức tạp, đặc biệt khi có quá nhiều hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến nhau.
• Không đảm bảo kết quả đầu ra: Mặc dù Kanban thúc đẩy việc thực hiện công việc hàng ngày nhưng không đảm bảo rằng kết quả cuối cùng sẽ đạt được mong đợi. Có thể xảy ra trường hợp công việc nhỏ được hoàn thành nhưng kết quả tổng thể không đạt được.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất để trả lời cho câu hỏi Kanban là gì. Nếu bạn có hứng thú với phương pháp này, hãy thử áp dụng vào công việc và đừng quên chia sẻ với CareerLink về hiệu quả của Kanban nhé!

Trang Đoàn