FYI là gì? Những trường hợp nào có thể sử dụng FYI?

Trong thời đại số hiện nay, việc giao tiếp qua email và tin nhắn đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Một trong những cụm từ xuất hiện thường xuyên trong các thư điện tử, đặc biệt là trong môi trường công sở chính là FYI. Dù chỉ là một thuật ngữ ngắn gọn nhưng FYI lại có vai trò quan trọng trong việc chia sẻ thông tin với người nhận. Vậy, FYI là gì và bạn có thể ứng dụng nó trong những tình huống nào để có thể giao tiếp tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn trong công việc?

FYI là gì?

“FYI (For Your Information) có nghĩa là “Để bạn biết” – được sử dụng trong email hoặc tin nhắn để chia sẻ thông tin với người nhận mà không cần họ phản hồi ngay lập tức.”

Thuật ngữ FYI đã xuất hiện từ khá lâu trước khi thư điện tử ra đời. Theo các nguồn tài liệu, từ những năm 1930, các nhà báo và phóng viên đã sử dụng FYI để nhấn mạnh những thông tin quan trọng đối với người nhận thay vì công bố rộng rãi. Cách dùng này giúp người nhận dễ dàng chú ý đến những thông tin quan trọng đối với bản thân mà không cần phải nhận thêm nhiều tin nhắn khác. Sau này, FYI đã được áp dụng trong thư điện tử và trở nên phổ biến, được sử dụng rộng rãi cho đến nay.

Khi sử dụng FYI, người gửi chỉ đơn giản thông báo cho người nhận về một sự kiện, tình huống hoặc dữ liệu mới mà họ cho rằng sẽ hữu ích nhưng không mong đợi sự phản ứng hay hành động nào đó từ phía người nhận.

Ví dụ, trong một cuộc trao đổi công việc qua email, bạn có thể sử dụng cụm từ FYI để thông báo cho đồng nghiệp hoặc đối tác về một thay đổi nhỏ trong lịch trình hay một sự kiện sắp tới mà họ cần biết. Cụm từ này giúp cho thông tin được truyền tải một cách dễ dàng và trực tiếp mà không cần thiết phải có một cuộc thảo luận hay yêu cầu hành động nào đó từ phía người nhận.

Cập nhật nhanh về dự án. Thời gian hoàn thành đã được dời lại đến thứ Hai tuần sau. FYI, thời gian mới đã được cập nhật trong thư mục chia sẻ của dự án.

FYI, [Tên người mới] đã gia nhập đội ngũ của chúng ta với vai trò Trưởng phòng Marketing. Bạn có thể liên hệ với anh ấy/cô ấy nếu cần hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến Marketing.

Tôi muốn thông báo với bạn rằng văn phòng của chúng ta sẽ đóng cửa vào thứ Sáu tuần này để cải tạo hạ tầng. FYI, bạn có thể làm việc từ xa vào ngày hôm đó.

FYI được sử dụng trong những trường hợp nào?

Trong giao tiếp công việc, đặc biệt là qua email, FYI thường được sử dụng để cập nhật thông tin, chia sẻ dữ liệu quan trọng hoặc thông báo về một tình hình cụ thể. Dưới đây là những trường hợp mà bạn có thể ứng dụng FYI:

Chia sẻ thông tin/số liệu mới với đồng nghiệp hoặc quản lý

Một trong những cách sử dụng phổ biến của FYI là để cung cấp các số liệu hoặc thông tin mới mà đồng nghiệp hoặc quản lý cần nắm bắt. 

Ví dụ, khi bạn nhận được các báo cáo bán hàng mới nhất hoặc các chỉ số quan trọng liên quan đến hiệu quả công việc, bạn có thể gửi email với chủ đề “FYI: Chỉ số bán hàng tháng 10” để người nhận có thể cập nhật thông tin nhanh chóng và biết rằng họ không cần phản hồi email của bạn. 

FYI: Chỉ số bán hàng tháng 10

Chào [Tên người nhận],

Dưới đây là chỉ số bán hàng tháng 10 mà tôi vừa nhận được. FYI, chúng ta đã đạt được 80% mục tiêu doanh thu trong tháng.

Cập nhật tiến trình hoặc trạng thái của dự án

Khi hiểu được FYI là gì, bạn sẽ nhận ra rất nhiều ứng dụng hữu ích của nó trong thực tế công việc. Điển hình như khi làm việc trong một dự án nhóm, việc cập nhật tiến trình và tình trạng công việc là điều vô cùng cần thiết. Nếu bạn muốn thông báo về tiến độ hoặc tình trạng của dự án mà không yêu cầu sự can thiệp ngay lập tức từ phía người nhận, bạn có thể sử dụng FYI để chia sẻ thông tin này với họ. 

Ví dụ, bạn có thể gửi một email với chủ đề “FYI: Cập nhật tiến độ dự án X” để thông báo cho các thành viên dự án về tiến độ công việc.

FYI: Cập nhật tiến độ dự án X

Chào [Tên người nhận],

Tôi muốn cập nhật với bạn về tiến độ của dự án X. Hiện tại, chúng tôi đã hoàn thành 60% công việc và dự kiến sẽ hoàn tất các hạng mục vào cuối tuần này. FYI, nhóm đang gặp phải một vài vấn đề nhỏ với phần mềm nhưng mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát.

Chuyển tiếp thông tin quan trọng liên quan đến dự án hoặc sự kiện

Trong trường hợp bạn cần chuyển tiếp một thông tin hoặc một tài liệu quan trọng liên quan đến dự án, sự kiện hoặc cuộc họp, việc sử dụng FYI sẽ giúp bạn thông báo đến người nhận mà không yêu cầu họ hành động ngay lập tức. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông báo mà không cần phải phản hồi ngay.

Ví dụ:

FYI: Tài liệu cuộc họp tuần tới

Chào [Tên người nhận],

Dưới đây là tài liệu cuộc họp tuần tới về chiến lược Marketing mà tôi đã nhận được từ bộ phận PR. FYI, vui lòng xem qua để chuẩn bị cho cuộc họp.

Thông báo về một vấn đề hoặc sự cố đang xảy ra

Khi gặp phải sự cố hoặc vấn đề trong công việc mà người nhận cần biết nhưng không cần họ trực tiếp xử lý, bạn có thể dùng FYI để thông báo tình hình một cách nhanh chóng, rõ ràng để họ biết rằng chuyện gì đang xảy ra.

Ví dụ:

FYI: Thông báo sự cố về hệ thống email

Chào [Tên người nhận],

FYI, hệ thống email đang gặp một sự cố tạm thời. Một số email có thể bị trễ hoặc không được gửi đi. Bộ phận kỹ thuật đang xử lý sự cố này và sẽ cập nhật tình hình khi có thông tin mới.

Thông báo các thay đổi về nhân sự hoặc chính sách

Nếu có thay đổi về nhân sự hoặc các chính sách nội bộ cần được chia sẻ, bạn có thể dùng FYI để thông báo cho mọi người mà không yêu cầu họ phản hồi email. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ những thay đổi quan trọng của doanh nghiệp.

Ví dụ:

FYI: Thay đổi lịch nghỉ lễ

Chào [Tên người nhận],

FYI, lịch nghỉ lễ của công ty đã có sự thay đổi. Chúng ta sẽ nghỉ lễ từ ngày 31/10 đến 3/9 thay vì từ 1/9 đến 3/9 như thông báo trước đó. Vui lòng cập nhật lịch trình của bạn.

Qua nội dung này, bạn còn thắc mắc FYI là gì không? Tóm lại, FYI là một công cụ giao tiếp hữu ích để chia sẻ thông tin mà không yêu cầu sự can thiệp hay phản hồi ngay lập tức từ người nhận. Việc sử dụng FYI giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt những thông tin quan trọng và có thể tiếp tục công việc của mình mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, người sử dụng FYI cần đảm bảo rằng thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và dễ hiểu, tránh gây hiểu nhầm hoặc thiếu sót trong quá trình truyền tải.

Trang Đoàn