Trong thời đại làm việc từ xa đã trở thành chuyện thường ngày, việc phỏng vấn ứng viên qua các nền tảng online như Zoom, Google Meet hay Microsoft Teams cũng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn: “Chỉ phỏng vấn từ xa, nói chuyện qua camera thì làm sao đánh giá ứng viên một cách chính xác?”

“Đúng là khi không thể nhìn thấy toàn bộ ngôn ngữ cơ thể hay cảm nhận trực tiếp năng lượng của ứng viên, việc đánh giá có phần khó hơn. Mình cũng từng loay hoay giữa những cuộc gọi kéo dài và cảm giác mơ hồ sau khi cúp máy. Nhưng rồi sau một thời gian thực hiện nghiêm túc, mình rút ra được khá nhiều điều thú vị và cả một số mẹo nhỏ để đánh giá ứng viên hiệu quả dù không gặp mặt trực tiếp”, chị Lương Thị Phương Anh – HR Manager chia sẻ.

Phỏng vấn từ xa: cách để “bắt sóng” hiệu quả khi không gặp mặt

Bí quyết phỏng vấn từ xa để lựa chọn ứng viên chất lượng

“Phỏng vấn từ xa đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kỹ năng giao tiếp tinh tế để “bắt sóng” ứng viên hiệu quả dù không gặp mặt trực tiếp.”

Tạo không khí thoải mái, tự nhiên

Khi phỏng vấn từ xa, khoảng cách màn hình dễ khiến cuộc trò chuyện trở nên cứng nhắc và thiếu kết nối. Ứng viên có thể cảm thấy lo lắng, nhất là khi họ đang ngồi một mình và chờ “bị hỏi”. “Vì vậy, mình luôn “mở bài” bằng vài câu hỏi nhẹ nhàng như “Đường truyền của bạn có ổn định không?”, “Bạn đang ở đâu vậy? Văn phòng hay làm việc tại nhà?” hoặc đơn giản là “Hôm nay bạn có bận lắm không?” để tạo cảm giác thân thiện hơn”, chị Phương Anh tiết lộ. Theo chị, khi ứng viên cảm thấy thoải mái, họ sẽ cởi mở và thể hiện đúng con người thật của mình, thay vì cố gồng lên trả lời cho đúng ý nhà tuyển dụng. Nhờ đó, bạn cũng đánh giá họ chính xác và tự nhiên hơn rất nhiều.

Quan sát qua cách nói chuyện, không chỉ là câu chữ

Rõ ràng, khi tiếp xúc qua màn hình, bạn không có nhiều “dữ liệu” như lúc gặp trực tiếp nên từng chi tiết nhỏ trong cách ứng viên trò chuyện trở nên đặc biệt quan trọng. Không chỉ nghe họ nói gì, hãy để ý họ có trả lời mạch lạc không, giọng nói có tự tin, thái độ có chuyên nghiệp không, có lắng nghe kỹ câu hỏi hay không, khi gặp câu hỏi khó họ xử lý ra sao… Chị Phương Anh giải thích “Tất cả những điều này là tín hiệu giúp bạn “đọc” được sự tự tin, chân thành, khả năng giao tiếp và thậm chí là mức độ hiểu biết thực sự của họ về vấn đề đang nói tới. Một người có thể trả lời đúng trọng tâm nhưng nếu giọng nói rụt rè, thiếu mạch lạc hay quá theo kịch bản, bạn có thể cần đặt thêm câu hỏi để hiểu rõ hơn về năng lực thật sự. Ngược lại, đôi khi một câu trả lời đơn giản nhưng được nói một cách chắc chắn, tự nhiên và có chiều sâu lại khiến bạn thấy rõ ứng viên ấy phù hợp”.

Sử dụng bài test hoặc mô phỏng tình huống thực tế

Một cách hiệu quả khác để đánh giá đúng năng lực ứng viên mà chị Phương Anh muốn chia sẻ, đó là lồng ghép một bài test nhỏ hoặc mô phỏng tình huống thực tế vào buổi phỏng vấn. “Không cần những tình huống quá phức tạp, chỉ cần đủ để thấy được cách ứng viên tiếp cận vấn đề, phản ứng khi bị đặt vào “thế bí” và khả năng tư duy, xử lý tình huống trong thời gian ngắn”, chị tiết lộ và nói thêm:

“Mình không đặt nặng chuyện làm đúng sai mà quan tâm hơn đến việc nhìn ra được người nào thực sự hiểu việc và ai đang “thuộc bài” nhưng chưa chắc làm được. Nhiều khi, chỉ cần một bài viết ngắn hoặc một slide họ tự chuẩn bị, mình đã thấy được rất rõ phong cách làm việc và tính cách của họ rồi. Đây cũng là yếu tố giúp mình tránh tuyển sai người hoặc bỏ lỡ một ứng viên tiềm năng chỉ vì họ chưa kịp thể hiện hết qua lời nói”.

Đừng phỏng vấn một mình

“Phỏng vấn online mà chỉ có một người thì đôi khi rất dễ bỏ sót chi tiết quan trọng hoặc bị cảm tính chi phối. Trái lại, có 2 – 3 người cùng tham gia sẽ giúp quá trình đánh giá khách quan và toàn diện hơn vì mỗi người sẽ nhìn ứng viên từ một góc độ khác nhau, người phụ trách chuyên môn sẽ đánh giá năng lực kỹ thuật, trong khi người quản lý có thể quan tâm đến thái độ, cách giao tiếp và khả năng làm việc nhóm”, chị Phương Anh lý giải.

Hơn nữa, việc thay phiên nhau đặt câu hỏi cũng giúp buổi phỏng vấn trở nên tự nhiên, bớt căng thẳng và có chiều sâu hơn, thay vì chỉ là một chuỗi hỏi đáp khô khan. Sau buổi phỏng vấn, khi cùng ngồi lại trao đổi, nhóm tuyển dụng sẽ đưa ra cái nhìn đa chiều và quyết định chính xác hơn rất nhiều, tránh trường hợp bị ấn tượng cá nhân làm lệch hướng đánh giá. Quan trọng nhất, đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng với ứng viên. Khi thấy có nhiều người tham gia, họ sẽ cảm nhận được sự nghiêm túc từ phía công ty trong việc lựa chọn đúng người.

Ghi lại các quan sát trong hoặc ngay sau buổi phỏng vấn

Phỏng vấn từ xa có một đặc thù là dễ khiến bạn quên mất những chi tiết nhỏ như ánh mắt, cách ứng viên ngắt câu, phản ứng khi nhận câu hỏi khó vì tất cả diễn ra qua màn hình, không có tương tác vật lý như gặp trực tiếp. “Chính vì thế, việc ghi lại các quan sát trong lúc phỏng vấn hoặc ngay sau đó là cực kỳ cần thiết. Những ghi chú này không cần phải dài dòng, chỉ cần vắn tắt vài dòng về ấn tượng đầu tiên, điểm mạnh cũng như điều cần hỏi lại, hay thái độ của ứng viên là đủ”, chị Phương Anh gợi ý.

Ngoài ra, nếu bạn phải so sánh nhiều ứng viên hoặc cần trao đổi lại với đồng nghiệp sau này thì những ghi chú này sẽ là cơ sở vững chắc, tránh phụ thuộc vào trí nhớ – vốn có thể dễ bị ảnh hưởng bởi cảm xúc hoặc thời gian.

Để ghi chú hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước những tiêu chí đánh giá cụ thể như kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm, sự phù hợp văn hóa, sau đó ghi nhanh những ý chính thay vì viết nguyên văn. Quan trọng là đừng để việc ghi chú làm mất kết nối với ứng viên, hãy tập trung lắng nghe, có thể ghi nhanh sau mỗi câu trả lời.

Ví dụ, khi ứng viên nói về kinh nghiệm làm việc, bạn có thể ghi đơn giản “3 năm – dùng Slack & Trello – giải quyết mâu thuẫn bằng cách họp nhóm → chủ động, biết lắng nghe”. Những ghi chú như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh giữa các ứng viên và đưa ra quyết định khách quan hơn sau cuộc phỏng vấn.

Phỏng vấn từ xa có thể thiếu đi cái “cảm” khi trò chuyện trực tiếp nhưng nếu giữ được sự linh hoạt, xác định rõ ràng các tiêu chí, lắng nghe và đánh giá dựa trên bản chất công việc, bạn hoàn toàn có thể đánh giá ứng viên một cách chính xác và hiệu quả. “Mình tin rằng, chỉ cần mình thật tâm tìm hiểu và ứng viên thật lòng chia sẻ thì dù cách nhau vài trăm cây số, vẫn có thể tìm thấy người phù hợp”, chị Phương Anh khẳng định.

Trang Trần