Tổng vụ là gì? Tìm hiểu công việc của một nhân viên tổng vụ

By CareerLinkĐăng ngày:

Tổng vụ là gì? Đây là một công việc liên quan đến điều phối công việc, tuyển dụng nhân sự, thực hiện các chế độ lương thưởng, lo phúc lợi cho nhân viên công ty.

Khi nghe đến tổng vụ, nhiều người thường tưởng tượng đây là một chức danh rất oai. Nhưng bản chất nhân viên tổng vụ là gì thì không phải ai cũng biết.

Công việc này không phải là HR cũng không phải là hành chính. Nó bao hàm cả hai. Hiện nay, các doanh nghiệp đang ngày càng quan tâm đến việc tuyển dụng một tổng vụ cho doanh nghiệp của mình.

Tổng vụ là gì?

Trong tiếng Anh, tổng vụ là General Administration. Đây là vị trí làm việc vừa đảm nhiệm các công việc của mảng hành chính nhân sự lại đảm nhiệm cả khối việc văn phòng.

Vậy, tổng vụ là gì?

“Tổng vụ là người điều phối các hoạt động hành chính. Họ có thể đảm nhiệm công tác quản lý, tuyển dụng, đào tạo. Họ cũng có thể tham gia điều phối quản lý các công việc về lương thưởng phúc lợi. Họ cũng có thể tham gia kiểm tra thu chi và kết quả làm việc của nhân viên.”

Các công việc chính của một nhân viên tổng vụ là gì?

Đặc tính của công việc tổng vụ là điều phối. Do đó, một nhân viên tổng vụ luôn là hình ảnh “chạy đôn chạy đáo”. Họ phải chịu trách nhiệm giám sát mọi công việc từ lớn đến nhỏ. Khối lượng và áp lực công việc là không hề nhỏ.

Vậy, bạn đã hình dung được những công việc của nhân viên tổng vụ là gì chưa?

Mảng nhân sự

Với mảng nhân sự, một nhân viên tổng vụ sẽ:

  • Chuẩn bị hợp đồng lao động, chuẩn bị thông báo nội bộ, các quyết định đề cử, từ chức…;
  • Cập nhật các báo cáo về tăng giảm nhân sự, lên kế hoạch xây dựng nhân sự theo tháng, quý năm và báo cáo cấp trên;
  • Quản lý công tác tuyển dụng, tham gia quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự;
  • Hỗ trợ cập nhật bảng lương thưởng, phụ cấp của nhân sự;
  • Hỗ trợ thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm

Mảng văn phòng

Mảng văn phòng, công việc của nhân viên tổng vụ là gì?

  • Hỗ trợ chuẩn bị các công tác tổ chức sự kiện công ty;
  • Hỗ trợ mua các thiết bị văn phòng khi có yêu cầu;
  • Đảm bảo giải quyết và thực hiện những yêu cầu thanh toán: điện thoại, taxi, văn phòng phẩm, quà tặng…;

Công việc của một tổng vụ rất đa dạng. Có thể nói, họ như một chánh văn phòng, là cánh tay đắc lực của lãnh đạo. Những ngành học có thể đảm nhiệm được công việc này nhà: Quản lý kinh tế, các ngành kinh tế nói chung, Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh…

Kiến thức và kỹ năng cần có của một nhân viên tổng vụ

Kiến thức

Người làm tổng vụ phải đảm bảo có được các kiến thức cơ bản về pháp luật và bảo hiểm. Các kiến thức này không chỉ được học ở trường. Bạn cũng có thể học nó dần dần trong quá trình làm việc. Tổng vụ là một nghề thú vị, nhưng lượng công việc rất nhiều. Do đó, cần phải có kiến thức rộng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Từ kiến thức chuyên môn đến các kiến thức về tâm lý học.

Đồng thời, tùy đặc thù doanh nghiệp, nhân viên tổng vụ cũng cần có kiến thức ngoại ngữ. Công việc tổng vụ là gì mà cần đến ngoại ngữ? Các tổng vụ làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia phải làm việc với nhiều nhân viên nước ngoài.

Hoặc là quá trình đàm phán giao tiếp với đối tác nước ngoài. Với các tổng vụ chuyên các công ty nội địa không có khách hàng nước ngoài, bạn chỉ cần tiếng Anh ở trình độ đọc hiểu cơ bản.

Kỹ năng

Kỹ năng của một tổng vụ là gì? Rất nhiều những kỹ năng cần thiết để bạn có thể theo được nghề:

Kỹ năng sử dụng máy tính: Tổng vụ không chỉ làm việc với con người. Bạn còn cần phải có đủ kỹ năng tin học để có thể tra cứu thông tin, nhập dữ liệu, kiểm tra dữ liệu, soạn thảo hợp đồng, tính lương thưởng. Đồng thời, cũng cần đảm bảo có các kỹ năng sử dụng phần mềm để tối ưu hiệu quả công việc.

Kinh nghiệm hành chính: Những ai đã từng làm việc tại phòng thư ký, làm trợ lý, làm mảng hành chính văn phòng rất phù hợp với tổng vụ. Các kỹ năng giao tiếp, ứng xử từ những công việc này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều.

Kỹ năng giao tiếp: Rất cần thiết với một nhân viên tổng vụ. Giao tiếp chính là chìa khóa để bạn có thể kết nối mọi người. Một tổng vụ luôn phải kết hợp với nhiều nhân sự khác để đảm bảo các công việc được thực hiện một cách hoàn hảo. 

Kỹ năng quản lý thời gian: Vì khối lượng công việc nhiều, nên nếu không có kỹ năng quản lý thời gian thì sẽ rất khó để hoàn thành công việc được.

Hạn chế của tổng vụ là gì? Chính là áp lực công việc. Khối lượng công việc nhiều nên một nhân viên tổng vụ phải luôn có sự tập trung cao độ. Họ cũng có thể đối mặt với stress, căng thẳng liên tục với áp lực từ nhiều phía. Có nghĩa là, muốn đảm nhiệm được công việc này thì phải là một người thực sự có năng lực. Và bạn cũng cần có được sức khỏe đảm bảo để theo nghề.

Thu nhập của một tổng vụ là bao nhiêu?

Hiện nay, các doanh nghiệp đang ngày càng quan tâm đến nhu cầu tuyển dụng tổng vụ. Đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, nhân sự trên 50 người. Một nhân viên tổng vụ sẽ là chìa khóa để kết nối các phòng ban. Đảm bảo giúp quản lý công việc thay cho giám đốc. Lại đồng thời mang lại sự an tâm làm việc cho nhân viên.

Do đó, đãi ngộ lương thưởng của nhân viên tổng vụ cũng không hề tệ. Nếu là một sinh viên mới ra trường, làm việc trong các công ty nhỏ, bạn có thể nhận mức lương từ 10 triệu. Nếu làm ở doanh nghiệp lớn, các khu công nghiệp, nhà máy, mức lương khởi điểm có thể từ 15 triệu đồng/tháng.

Sau một thời gian có kinh nghiệm, mức lương sẽ tăng khoảng 5 – 10 triệu so với ban đầu. Những tổng vụ lâu năm, có kinh nghiệm luôn được các doanh nghiệp lớn mời chào. Không chỉ tiền lương mà các chính sách đãi ngộ cũng sẽ vô cùng hấp dẫn.

Mỗi năm, có đến hàng nghìn doanh nghiệp mới được thành lập. Và thực tế cho thấy, hiện nay nhu cầu tổng vụ đang thiếu và các công ty đã và đang đưa ra những chính sách hấp dẫn để thu hút nhân tài. Cơ hội nghề nghiệp đang rộng mở và chắc chắn ngày càng được xã hội quan tâm.

Trên đây là chia sẻ về tổng vụ là gì và các thông tin liên quan đến công việc. Nếu bạn cảm thấy đây là một công việc hấp dẫn, phù hợp, đừng ngại ngần ứng tuyển. Chúc các thành công!

Pha Lê

Về Tác Giả

CareerLink
doanh nghiệp

Sao chép thành công