Phân tích công việc là gì, có gì khác với mô tả công việc?

Phân tích công việc là một bước quan trọng để đảm bảo lựa chọn được ứng viên phù hợp. Phân tích công việc giúp người sử dụng lao động trong việc tuyển dụng và lựa chọn, quản lý hiệu suất, đưa ra mức lương thưởng và phúc lợi… Nó cũng giúp người lao động có một bức tranh rõ ràng về những gì thực sự được yêu cầu ở họ. Vậy cụ thể phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là gì?

“Phân tích công việc là quá trình thu thập và phân tích thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu khác nhau của bất kỳ công việc cụ thể nào.”

Mục đích đằng sau quá trình này là hiểu rõ yêu cầu của mọi công việc để nhân sự có thể đưa ra quyết định sáng suốt về tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo và đánh giá hiệu suất.

Phân tích công việc cũng đưa ra cái nhìn tổng quan về thể chất, cảm xúc và những phẩm chất liên quan của con người cần có để thực hiện công việc thành công.

Ví dụ về phân tích công việc

Đối với bản phân tích công việc cho vị trí Nhân viên phát triển phần mềm thì ngôn ngữ lập trình, phương pháp phát triển phần mềm và kiến ​​thức về công nghệ cụ thể là những yêu cầu tiên quyết.

Ngoài ra, phân tích công việc cũng tính đến tầm quan trọng của kỹ năng mềm, ví dụ như khả năng giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề tốt. Những kỹ năng này cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả, điều phối dự án và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.

Hơn nữa, phân tích công việc ở vị trí công nghệ thông tin cũng tính đến những tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ và nhu cầu học hỏi liên tục. Do đó, phân tích công việc cũng đề cập đến các xu hướng mới nhất của ngành, nhu cầu đào tạo và đạt được các chứng chỉ mới.

Bằng cách kết hợp các yêu cầu này, phân tích công việc sẽ đảm bảo rằng các tổ chức thu hút những cá nhân cam kết phát triển nghề nghiệp và có thể thích ứng với bối cảnh công nghệ thông tin luôn thay đổi.

Mục đích của phân tích công việc

Tuyển dụng và tuyển chọn

Phân tích công việc giúp xác định các kỹ năng, trình độ và năng lực cần thiết của một công việc cụ thể. Thông tin này được sử dụng để tạo ra mô tả công việc và thông số kỹ thuật nhằm hướng dẫn cho việc tuyển dụng và lựa chọn ứng viên.

Quản lý hiệu suất

Phân tích công việc giúp hiểu được các chỉ số hiệu suất chính cho một công việc cụ thể và tạo ra các công cụ và kỹ thuật đánh giá, đảm bảo rằng nhân viên đạt được mục tiêu của họ.

Đào tạo và phát triển

Đây cũng là đáp án cho thắc mắc mục đích của phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc giúp làm nổi bật những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho công việc. Điều này hỗ trợ nhân sự trong việc tạo ra các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên.

Thiết kế lại công việc

Phân tích công việc giúp hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng của công việc và sắp xếp, điều chỉnh lại để đạt được hiệu quả cao hơn.

Lập kế hoạch kế nhiệm

Phân tích công việc cũng giúp xác định các kỹ năng và năng lực quan trọng cần thiết cho các vị trí lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, nó giúp xây dựng kế hoạch kế nhiệm, đảm bảo tất cả các vị trí quan trọng luôn có người đảm nhận.

Sự gắn kết và động lực của nhân viên

Phân tích công việc giúp phát triển các chiến lược và chương trình nhằm nâng cao sự gắn kết và động lực của nhân viên, dẫn đến tăng sự hài lòng trong công việc và năng suất. 

Các phương pháp thực hiện phân tích công việc

Một số phương pháp phân tích công việc bao gồm:

Phương pháp quan sát

Phương pháp đặc biệt này bao gồm ba kỹ thuật: quan sát trực tiếp, Phân tích phương pháp làm việc và Thông qua sự cố kỹ thuật nghiêm trọng.

Phương pháp đầu tiên bao gồm quan sát trực tiếp và ghi lại hành vi của nhân viên trong các tình huống khác nhau. Phương pháp thứ hai liên quan đến việc nghiên cứu thời gian và hoạt động, được sử dụng đặc biệt cho công nhân trong dây chuyền lắp ráp hoặc nhà máy. Và thứ ba là xác định các hành vi làm việc mang lại hiệu quả.

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này giúp người phỏng vấn biết chính xác nhân viên nghĩ gì về công việc của mình và trách nhiệm liên quan đến công việc đó.

Để tạo ra phản hồi trung thực và đúng sự thật hoặc thu thập dữ liệu xác thực, các câu hỏi được đặt ra trong cuộc phỏng vấn phải được xem xét cẩn thận. Và để tránh sai sót, tốt nhất bạn nên phỏng vấn nhiều cá nhân để nhận được nhiều câu trả lời.

Phương pháp bảng câu hỏi

Một phương pháp phân tích công việc thường được sử dụng khác là lấy các bảng câu hỏi được điền từ nhân viên, cấp trên và người quản lý.

Để có được thông tin thực sự liên quan đến công việc, người quản lý cần truyền đạt hiệu quả cho nhân viên rằng dữ liệu thu thập được sẽ được sử dụng vì lợi ích của họ. Nếu không thực hiện đúng sẽ gây lãng phí rất lớn về thời gian, tiền bạc và nhân lực.

Thông tin cần có để thực hiện phân tích công việc là gì?

Để thực hiện phân tích công việc, bạn cần các thông tin sau đây:

• Thông tin về tình hình thực hiện công việc: bạn cần thu thập các thông tin về việc thực hiện công việc trên thực tế bao gồm cách thực hiện, thời gian hao phí, thành phần công việc.
• Thông tin về yêu cầu nhân sự: thông tin này bao gồm các yêu cầu về nhân sự thực hiện công việc như trình độ học vấn, khả năng chuyên môn, kỹ năng, kiến thức cũng như phẩm chất cá nhân.
• Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: bao gồm thời gian làm việc, số lượng công việc, chất lượng…
• Thông tin về điều kiện làm việc: bao gồm các yêu cầu về thể lực, điều kiện làm việc, thời gian làm việc, văn hóa công ty, chế độ lương thưởng…

Tình tự thực hiện phân tích công việc

• Xác định mục đích sử dụng phân tích công việc.
• Lựa chọn cách thu thập thông tin. Tùy theo yêu cầu về độ chính xác và chi tiết mà có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như phỏng vấn, bảng khảo sát, quan sát thực tế…
• Thu thập thông tin dựa vào mục đích, yêu cầu, chức năng của phòng ban và mô tả công việc cũ nếu có.
• Kiểm tra độ chính xác của thông tin.
• Sử dụng thông tin đã thu thập được để tạo bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá công việc, xác định nhu cầu đào tạo… tùy thuộc vào mục đích tạo ra phân tích công việc.

Sự khác biệt giữa mô tả công việc và phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là quá trình có hệ thống nhằm thu thập, phân tích và ghi lại thông tin về một vai trò cụ thể trong doanh nghiệp với mục đích cung cấp sự hiểu biết rõ ràng và chính xác về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Phân tích công việc bao gồm mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn thực hiện, đánh giá công việc.

Phân tích công việc giúp các tổ chức hiểu được công việc và các yêu cầu của nó cũng như thiết kế các chương trình tuyển dụng và lựa chọn, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất và lương thưởng hiệu quả.

Trong khi đó, mô tả công việc là tài liệu nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của một vị trí cụ thể trong doanh nghiệp, thường được sử dụng để thu hút các ứng viên và đặt ra kỳ vọng cho nhân viên ở vị trí đó.

Các thành phần chính trong mô tả công việc bao gồm: chức danh, tóm tắt công việc, trách nhiệm chính, trình độ chuyên môn, mức lương và phúc lợi, điều kiện làm việc, kỳ vọng về hiệu suất.

Mô tả công việc giúp các tổ chức thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng và ngắn gọn về công việc cũng như các yêu cầu của nó.

Như vậy là bạn đã hiểu phân tích công việc là gì rồi phải không? Hãy truy cập vào CareerLink để tìm hiểu thêm về cách viết mô tả công việc cũng như tin đăng tuyển hấp dẫn thu hút nhiều ứng viên chất lượng nhé.

Vân Phạm