BPO là gì? Lợi ích và rủi ro khi sử dụng BPO

Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn giống như một chiếc xe đua, cần phải di chuyển với tốc độ và hiệu suất tối đa. Tuy nhiên, thay vì phải tự mình lắp ráp từng bánh xe, vận hành và bảo trì hệ thống máy móc của chiếc xe, bạn có thể thuê một đội ngũ BPO có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết thay bạn thực hiện công việc. Vậy, BPO là gì? Hãy cùng nhau đi tìm đáp án thông qua bài viết dưới đây nhé!

BPO là gì?

“BPO, hay Business Process Outsourcing có nghĩa là thuê một công ty khác để thực hiện một số công việc cho doanh nghiệp của bạn.”

Điều này thường xảy ra khi bạn nhận ra rằng một công ty chuyên biệt có thể xử lý một số nhiệm vụ đặc thù trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp hiệu quả hơn so với nhân sự của bạn tự thực hiện.

Có nhiều đầu mục công việc mà bạn có thể thuê ngoài trong BPO, từ quản lý tài liệu đến quan hệ khách hàng và tiếp thị truyền thông xã hội. 

Khi nói đến BPO, các công ty thường phân chia thành hai nhóm công việc chính: Back-office và Front-office. Back-office BPO thường tập trung vào các nhiệm vụ nội bộ quan trọng của doanh nghiệp như bảng lương và thanh toán. Trong khi đó, Front-office BPO giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ khách hàng, chẳng hạn như tiếp thị hay hỗ trợ kỹ thuật.

Lợi ích của BPO

Tiết kiệm chi phí

• Chi phí nhân sự: Một trong những lợi ích lớn nhất của BPO là giảm chi phí nhân sự. Thay vì tuyển dụng và duy trì một đội ngũ nhân viên trong nội bộ, doanh nghiệp có thể thuê một đối tác BPO với mức lương thấp hơn. Điều này giúp giảm tổn thất chi phí liên quan đến lương bổng, phúc lợi và quản lý nhân sự.
• Chi phí hạ tầng: Bằng cách sử dụng dịch vụ BPO, doanh nghiệp không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng như trang thiết bị, máy móc và không gian văn phòng. 
• Chi phí đào tạo: Việc đào tạo và phát triển nhân viên mới đòi hỏi nhiều chi phí và thời gian. Bằng cách sử dụng dịch vụ BPO, doanh nghiệp có thể tiết kiệm những chi phí này vì BPO sẽ cung cấp những nhân viên đã được đào tạo với kỹ năng cần thiết.
• Chi phí công nghệ: Các đối tác BPO thường đầu tư vào các công nghệ hiện đại và phần mềm tiên tiến để thực hiện các quy trình kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp không cần chi trả cho việc mua sắm và duy trì các công nghệ này, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể.
• Chi phí tổ chức và quản lý: Việc quản lý và giám sát một đội ngũ nhân viên lớn có thể tiêu tốn nhiều chi phí và tài nguyên. Với BPO, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí liên quan đến quản lý và tổ chức khi các hoạt động này được chuyển giao cho đối tác BPO.

Tập trung vào những giá trị cốt lõi của công ty

Hiểu BPO là gì để ứng dụng hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp và tập trung hơn vào những giá trị cốt lõi của công ty. Khi giao phần công việc không tạo ra lợi nhuận đáng kể cho BPO, doanh nghiệp có thể tập trung thời gian, nhân lực và tài chính vào những hoạt động cốt lõi thực sự mang lại giá trị và lợi nhuận cho công ty.

Bên cạnh đó, việc giảm bớt áp lực từ các hoạt động không cốt lõi giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc của họ mà không bị phân tán bởi những công việc không liên quan. Điều này giúp tăng cường hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn, sáng tạo hơn.

Giảm thiểu rủi ro về pháp lý

Thường xuyên cập nhật và tuân thủ các quy định mới là một phần quan trọng của việc giảm thiểu rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh. Các nhà cung cấp dịch vụ BPO không chỉ có kiến thức sâu rộng về các quy định pháp lý liên quan đến lĩnh vực của họ mà còn theo dõi sát sao những thay đổi trong pháp luật và kịp thời cập nhật các quy trình, chiến lược để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định, quy trình kinh doanh. Nhờ đó, họ không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định này mà còn hoạch định chiến lược và quản lý rủi ro pháp lý một cách chuyên nghiệp.

Rủi ro khi sử dụng BPO

Rủi ro về an ninh mạng

Khi chia sẻ dữ liệu với nhà cung cấp BPO, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro về an ninh mạng. Bất kỳ lỗ hổng nào trong hệ thống đều có thể gây ra những tổn thất lớn và dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đáng lo ngại trong trường hợp dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân hoặc thông tin tài chính được chia sẻ. Vì lẽ đó, khi hợp tác với BPO doanh nghiệp phải đảm bảo nhà cung cấp BPO tuân thủ tất cả các quy định pháp lý và tiêu chuẩn về an ninh mạng. 

Chi phí cao hơn dự kiến

Đôi khi, việc ước lượng không chính xác về quy mô dự án, yêu cầu và khối lượng công việc có thể dẫn đến chi phí thuê BPO cao hơn so với dự kiến ban đầu. 

Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài

Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp BPO có thể khiến doanh nghiệp mất kiểm soát về quy trình kinh doanh của mình. Bất kỳ rủi ro nào đối với nhà cung cấp BPO như vấn đề tài chính, bất ổn chính trị hoặc thiên tai đều có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của doanh nghiệp, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động bình thường. Điều này đặc biệt đáng lo ngại nếu nhà cung cấp BPO đóng vai trò quá quan trọng trong hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu những thông tin quan trọng nhất về BPO: BPO là gì, lợi ích và rủi ro khi sử dụng BPO. Tin rằng, trước khi đưa ra quyết định thuê nhân sự bên ngoài, bạn sẽ luôn biết cân đong đo đếm để xác định lợi ích mà phương án này đem lại liệu có xứng đáng với những gì doanh nghiệp phải bỏ ra hay không.

Trang Đoàn