Hành chính nhân sự là gì? Công việc, kỹ năng và cơ hội việc làm

By CareerLinkĐăng ngày:

Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò không thể thiếu trong sự phát triển và vận hành của mỗi doanh nghiệp. Công việc trong lĩnh vực này không chỉ xoay quanh tuyển dụng, đào tạo mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh quản lý nhân sự và hành chính khác. Vậy hành chính nhân sự là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự (Human Resources – HR) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ và điều phối các hoạt động liên quan đến nhân sự nhằm đảm bảo tổ chức vận hành hiệu quả.

Ngoài tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, bộ phận này còn phụ trách các công việc hành chính như quản lý văn thư, văn phòng phẩm, không gian làm việc và hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự càng nhiều hơn. 

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

  • Hỗ trợ các công việc liên quan đến tuyển dụng, chẳng hạn như sắp xếp phỏng vấn và kiểm tra lý lịch.
  • Chuẩn bị thư mời làm việc và hợp đồng.
  • Nhập thông tin về nhân viên vào cơ sở dữ liệu.
  • Phản hồi các thắc mắc của nhân viên, ứng viên và các bên liên quan bên ngoài.
  • Đảm bảo các quy tắc và quy trình của phòng nhân sự luôn được tuân thủ.
  • Nghiên cứu, trả lời khiếu nại và giải quyết vấn đề khi cần thiết.
  • Hỗ trợ các hành động kỷ luật và quan hệ nhân viên.
  • Xử lý và kiểm tra bảng lương.
  • Lên kế hoạch cho các cuộc họp và lưu giữ hồ sơ.
  • Xử lý các yêu cầu trợ cấp thất nghiệp và quá trình chấm dứt hợp đồng.
  • Lập báo cáo về hiệu suất và phúc lợi của nhân viên.
  • Hỗ trợ các công việc nhân sự khác khi cần.

Các chức danh trong phòng hành chính nhân sự

Tùy vào quy mô công ty, bộ phận này có thể bao gồm các vị trí sau:

Giám đốc nhân sự (CHRO – Chief Human Resources Officer)

CHRO là người đứng đầu bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược nhân sự tổng thể phù hợp với định hướng phát triển của công ty, đề xuất và giám sát các chính sách nhân sự, phúc lợi, đào tạo và phát triển nhân viên.

Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của phòng hành chính nhân sự, triển khai các chính sách nhân sự theo chiến lược công ty, giám sát quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất…

Nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, chấm công và tính lương, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng hoạt động tốt, tổ chức các sự kiện nội bộ, chăm lo đời sống nhân viên.

Nhân viên nhân sự

Nhân viên nhân sự phụ trách tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên, theo dõi và hỗ trợ lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên cũng như đề xuất các chính sách giữ chân và thu hút nhân tài.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự có thể có thêm các vị trí chuyên trách như: chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên đào tạo, chuyên viên phúc lợi… nhằm tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự.

Những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải trang bị nhiều kỹ năng mềm để hoàn thành tốt công việc. Hãy cùng tìm hiểu xem kỹ năng quan trọng đối với nhân viên hành chính nhân sự là gì nhé.

Kỹ năng tổ chức

Nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức đặc biệt để quản lý nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau liên quan đến nguồn nhân lực, từ sắp xếp hồ sơ nhân viên, dữ liệu tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất. Kỹ năng này giúp họ duy trì quy trình làm việc hiệu quả và ngăn ngừa mọi gián đoạn trong hoạt động hàng ngày.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là cốt lõi của các vai trò hành chính nhân sự. Cho dù tương tác với nhân viên, ban quản lý hay các bên bên ngoài, nhân viên nhân sự phải có khả năng diễn đạt rõ ràng và chuyên nghiệp bằng lời nói và văn bản. Họ cũng phải lắng nghe tích cực những mối quan tâm, câu hỏi hoặc khiếu nại của nhân viên, phản hồi theo cách đồng cảm và thấu hiểu. 

Bảo mật thông tin

Nhân viên hành chính nhân sự xử lý thông tin cá nhân, chẳng hạn như hồ sơ nhân viên, chi tiết lương và đánh giá hiệu suất. Thế nên, khả năng bảo mật thông tin là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin không bị tiết lộ không đúng cách. 

Thành thạo các công cụ khác nhau

Nhân viên hành chính nhân sự phải thành thạo nhiều công cụ kỹ thuật khác nhau để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Điều này bao gồm kiến ​​thức về Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) để quản lý hồ sơ nhân viên và hệ thống bảng lương để theo dõi tiền lương. Ngoài ra, hiểu biết về Microsoft Office, đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu và Word để tạo tài liệu cũng là điều cần thiết. 

Đa nhiệm và linh hoạt

Nhân viên hành chính nhân sự thường được giao nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, đặc biệt là trong những giai đoạn bận rộn như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất hoặc ghi danh phúc lợi. Có thể làm nhiều việc cùng lúc mà không mất tập trung hoặc mắc lỗi là một kỹ năng quan trọng để thành công trong vai trò này.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhân viên hành chính nhân sự thường xuyên gặp phải những thách thức, chẳng hạn như giải quyết các bất cập về bảng lương, trả lời các câu hỏi phức tạp của nhân viên hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến phúc lợi và tuân thủ. Có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt là rất quan trọng để xác định nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này và đưa ra các giải pháp hiệu quả. 

Kiến thức về Luật và Quy định về Nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần có hiểu biết về luật lao động, quy định và thông lệ tốt nhất để đảm bảo tổ chức vẫn tuân thủ. Điều này bao gồm hiểu biết về luật lao động, quy định về an toàn tại nơi làm việc và các quy định về phúc lợi. Sự hiểu biết và tuân thủ đúng quy định của họ giúp công ty tránh được rủi ro pháp lý và đảm bảo một nơi làm việc công bằng và bình đẳng cho tất cả nhân viên.

Kỹ năng phân tích và báo cáo

Nhân viên hành chính nhân sự thường cần phân tích dữ liệu nhân viên và tạo báo cáo về nhiều số liệu nhân sự khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ luân chuyển, thành công trong tuyển dụng và hồ sơ tham dự nên có khả năng diễn giải dữ liệu và trình bày dữ liệu theo định dạng rõ ràng và có thể thực hiện được là điều thiết yếu. 

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, vị trí công việc, quy mô doanh nghiệp và khu vực làm việc. 

Dưới đây là mức lương tham khảo cho các cấp bậc khác nhau trong ngành:

  • Nhân viên hành chính nhân sự mới ra trường: 7 – 10 triệu đồng/tháng.
  • Nhân viên có 2 – 5 năm kinh nghiệm: 10 – 15 triệu đồng/tháng.
  • Chuyên viên nhân sự cấp cao: 15 – 25 triệu đồng/tháng.
  • Trưởng phòng hành chính nhân sự: 25 – 40 triệu đồng/tháng.
  • Giám đốc nhân sự (CHRO): Trên 50 triệu đồng/tháng, có thể lên đến hàng trăm triệu tùy vào quy mô doanh nghiệp.

*Thông tin mức lương chỉ mang tính tham khảo.

Các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương

  • Kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn: Nhân viên có kỹ năng tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất tốt sẽ có mức lương cao hơn.
  • Quy mô doanh nghiệp: Các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia thường trả lương cao hơn so với doanh nghiệp nhỏ.
  • Địa điểm làm việc: Nhân sự làm việc tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh thường có mức lương cao hơn so với các tỉnh thành khác.

So sánh mức lương giữa các doanh nghiệp

  • Doanh nghiệp nước ngoài: Thường có mức lương cao hơn, chế độ phúc lợi tốt hơn.
  • Doanh nghiệp trong nước: Mức lương trung bình nhưng có cơ hội thăng tiến nếu làm việc lâu dài.
  • Start-up: Lương có thể thấp hơn nhưng môi trường năng động, nhiều cơ hội học hỏi.

Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu?

Nếu bạn đang tìm kiếm công việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự, có nhiều kênh tuyển dụng uy tín giúp bạn tiếp cận các cơ hội việc làm phù hợp. Dưới đây là một số cách phổ biến:

Website tuyển dụng uy tín: truy cập vào các trang web như CareerLink.vn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm công việc theo vị trí, ngành nghề và địa điểm mong muốn.

Nhóm Facebook, diễn đàn nghề nghiệp: đây vừa là nơi cập nhật thông tin tuyển dụng, cũng là nơi để trao đổi kinh nghiệm, học hỏi từ những người đi trước trong ngành.

Mạng lưới quan hệ cá nhân: Kết nối với bạn bè, đồng nghiệp, giảng viên hoặc những người đã làm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tham gia các sự kiện, hội thảo chuyên ngành cũng giúp bạn tìm thấy cơ hội việc làm.

Học ngành nào để làm hành chính nhân sự?

Để theo đuổi nghề hành chính nhân sự, bạn có thể học một số ngành liên quan nhằm trang bị kiến thức và kỹ năng phù hợp. Dưới đây là những ngành học phổ biến giúp bạn dễ dàng tiếp cận công việc trong lĩnh vực này:

Quản trị nhân lực: Ngành học này cung cấp các kiến thức về tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, luật lao động, chính sách lương thưởng, kỹ năng giao tiếp và phần mềm quản lý nhân sự.

Quản trị kinh doanh: Ngành này giúp sinh viên hiểu về vận hành doanh nghiệp, quản lý con người và các chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Luật: Sinh viên ngành luật có lợi thế khi làm ở vị trí nhân viên hành chính nhân sự vì họ có hiểu biết quan hệ lao động và giải quyết tranh chấp trong doanh nghiệp.

Quản trị văn phòng: Ngành học này giúp trang bị kỹ năng về tổ chức, quản lý hành chính và vận hành văn phòng, rất phù hợp với công việc hành chính nhân sự.

Ngoài ra, dù không học đúng chuyên ngành, bạn vẫn có thể làm hành chính nhân sự nếu có đam mê và nỗ lực bổ sung kiến thức, kỹ năng cần thiết thông qua các khóa học ngắn hạn hoặc kinh nghiệm thực tế.

Một số câu hỏi thường gặp về hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự khác gì quản trị nhân lực?

Hành chính nhân sự tập trung vào các công việc liên quan đến quản lý hồ sơ, chế độ phúc lợi, hợp đồng lao động và các thủ tục hành chính trong doanh nghiệp.

Quản trị nhân lực mang tính chiến lược hơn, bao gồm hoạch định nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chiến lược nhân sự dài hạn.

Công việc hành chính nhân sự có áp lực không?

Công việc này yêu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ vì liên quan đến hồ sơ, lương thưởng, chế độ cho nhân viên. Một số giai đoạn như tuyển dụng số lượng lớn, tính lương thưởng hoặc giải quyết tranh chấp lao động có thể tạo áp lực cao. Tuy nhiên, nếu biết sắp xếp công việc hợp lý, nhân viên hành chính nhân sự có thể làm việc hiệu quả mà không bị quá tải.

Có cần bằng chuyên ngành để làm hành chính nhân sự không?

Có bằng chuyên ngành như quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh, Luật, quản trị văn phònglà một lợi thế lớn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn tuyển dụng người không đúng chuyên ngành nếu họ có kỹ năng phù hợp và kinh nghiệm thực tế. Bạn có thể học thêm các khóa đào tạo ngắn hạn để bổ sung kiến thức nếu muốn theo đuổi nghề này.

Trên đây là những thông tin chia sẻ chi tiết về hành chính nhân sự là gì, vai trò và những kỹ năng cần có trong lĩnh vực này. Nếu bạn đang quan tâm đến công việc hành chính nhân sự thì hãy thường xuyên truy cập Careerlink.vn để tìm thấy các cơ hội hấp dẫn nhé. 

Trí Nhân

Về Tác Giả

CareerLink

Sao chép thành công