Viết thư từ chối phỏng vấn thế nào để không mất lòng nhà tuyển dụng?

Bạn đang cố gắng để tìm được công việc ở một công ty có uy tín trong lĩnh vực bạn quan tâm. Bạn đã nộp hồ sơ và đã lọt vào danh sách phỏng vấn. Tuy nhiên, vài ngày trước cuộc phỏng vấn, một số vấn đề cá nhân xuất hiện hoặc có một cơ hội việc làm khác hấp dẫn hơn khiến bạn không thể gặp gỡ nhà tuyển dụng tiềm năng. Đây là tình huống không chỉ bạn mà nhiều người tìm việc thường xuyên gặp phải.

Điều quan trọng là bạn không nên “hoàn toàn biệt tăm” mà không đưa ra bất kỳ lời giải thích nào vì sẽ gây hại đến sự nghiệp. Có thể trong tương lai, vì lí do nào đó bạn phải nộp hồ sơ vào công ty này một lần nữa nhưng vì thái độ thờ ơ trước đây, bạn sẽ bị từ chối.

Việc từ chối phỏng vấn mà không liên lạc với công ty được xem là không chuyên nghiệp và thiếu hiểu biết, do đó hãy tránh nó bằng mọi giá. Có nhiều cách để thông báo với công ty về quyết định của bạn. Tuy nhiên, phương tiện giao tiếp tốt nhất và phổ biến là thông qua email. Nếu bạn muốn từ chối một cuộc phỏng vấn nhưng không chắc chắn làm thế nào để viết email một cách lịch sự thì dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn làm điều đó một cách hiệu quả.

Mở đầu thư bằng một lời chào

Đây nên là lời chào mở đầu trịnh trọng nhất. Bạn có thể nói “Kính chào anh/chị...” khi viết bằng tiếng Việt hoặc “Dear/Good morning Sir, Mrs” khi viết bằng tiếng Anh kèm theo tên và chức vụ cụ thể của nhà tuyển dụng. Điều quan trọng là cần đảm bảo rằng bạn xác định được đúng người nhận. Hãy đọc kỹ email bạn nhận được về lời mời phỏng vấn để có được các thông tin này nhé.

Thể hiện lòng biết ơn của bạn

Điều tiếp theo sau lời chào mở đầu là nói lời cảm ơn nhà tuyển dụng. Ở đây bạn cần thể hiện rằng bạn rất cảm kích vì đã được mời tham dự buổi phỏng vấn. Khi viết điều đó, hãy chân thành. Thực tế là có một số ứng viên khác đã không được mời. Điều này có nghĩa rằng họ đã không được phỏng vấn vì bạn. Do đó, đừng xem nhẹ cơ hội mà bạn đã được trao cho.

Xin lỗi

Khi từ chối một cuộc phỏng vấn việc làm qua email, bạn nên đưa ra lời xin lỗi về hành động của mình. Mặc dù quyết định của bạn là điều hợp lý nhưng việc từ chối của bạn cũng đã gây ra một số bất tiện cho nhà tuyển dụng. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có lỗi nhưng xin lỗi vì đã từ chối lời mời của họ thể hiện bạn là người lịch sự và chuyên nghiệp. Bằng cách này, bạn sẽ giữ được uy tín của mình và “để ngỏ” cho các cơ hội việc làm trong tương lai với công ty đó.

Trình bày lý do của bạn

Giải thích lý do cho quyết định của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn. Hầu hết các công ty đều không quá quan tâm đến lý do của bạn, việc bạn thông báo đến họ một cách lịch sự là đủ. Do đó, đừng nhấn mạnh vào khía cạnh này. Bạn thậm chí có thể tránh các chi tiết mà bạn cảm thấy khá riêng tư. Tuy nhiên, hãy đảm bảo lý do của bạn là hợp lý và nhà tuyển dụng có thể thông cảm.

Đừng bao giờ đưa ra lý do là trời mưa hoặc đổ lỗi cho bất kỳ ai là nguyên nhân của việc bạn không xuất hiện. Tất cả những điều này được coi là lý do khập khiễng. Nếu đó là lý do của bạn thì bạn cần phải tìm cách khắc phục nếu bạn thực sự muốn có được công việc. Một cách để tránh nói đến các lý do cụ thể (đặc biệt là lý do khập khiễng) là chỉ nói “vì vấn đề cá nhân” hoặc “vì chuyện gia đình”.

Xin lỗi một lần nữa

Sau khi đưa ra lý do, hãy xin lỗi một lần nữa. Lý do đơn giản là nhằm cho thấy bạn rất lấy làm tiếc và bạn rất nhiệt tình với công ty. Điều này thực sự quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Họ cần biết rằng họ được xem trọng và bạn cũng hiểu rằng sự từ chối của mình không phải là một điều dễ chịu đối với họ. Hãy chú ý đến những điểm này nếu bạn quyết định từ chối phỏng vấn xin việc qua email.

Kết thúc phù hợp

Bạn có thể kết thúc email của mình bằng cách đánh giá cao cơ hội được trao cho một lần nữa. Sau đó, khép lại email một cách thích hợp bằng các từ như “Trân trọng” hoặc “Chân thành cảm ơn” hay Best wishes”, “Best regards”, “Yours sincerely/faithfully” nếu viết bằng tiếng Anh và thêm tên của bạn vào cuối.

Bên cạnh đảm bảo các phần cần có, đừng quên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Đây là một khía cạnh quan trọng khi viết thư từ chối phỏng vấn việc làm qua email. Hãy nhớ rằng, khi được mời phỏng vấn, bạn đã được đánh giá là chuyên nghiệp. Do đó, email từ chối không nên đi ngược lại hình ảnh mà công ty đã nghĩ về bạn.

Đặng Hảo 2/12/2019