Stakeholder là gì? Tại sao cần quản lý stakeholder?

Việc hiểu rõ và biết cách quản lý các stakeholder sẽ giúp bạn mang lại những giá trị tích cực, đảm bảo cho sự thành công của dự án hoặc doanh nghiệp. Bài viết hôm nay sẽ giải thích chi tiết về khái niệm stakeholder là gì cũng như vai trò và tầm quan trọng của việc quản lý stakeholder trong hoạt động kinh doanh, hãy cùng tìm hiểu nhé.

Stakeholder là gì?

“Stakeholder là cá nhân, tổ chức hoặc một nhóm người có quyền lợi nhất định trong một dự án, công ty hoặc tổ chức, có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến kết quả của dự án hay hoạt động kinh doanh”

Stakeholder có thể là nhân viên, có thể là các nhà cung cấp nguyên vật liệu hay dịch vụ cho dự án, cũng có thể là khách hàng – những người mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bên cạnh đó, các nhà đầu tư hoặc các cơ quan quản lý cũng có thể trở thành những stakeholder quan trọng.

Việc xác định và quản lý stakeholder là một phần quan trọng trong sự thành công của mỗi dự án. Nếu bạn không biết rõ về những người ảnh hưởng đến bạn hoặc không quản lý mối quan hệ với họ một cách hiệu quả, dự án của bạn có thể phải đối mặt với nhiều khó khăn.

Stakeholder management là gì?

Stakeholder management hay quản lý các bên liên quan là quá trình duy trì mối quan hệ tốt với những người có ảnh hưởng nhiều nhất đến công việc của bạn.

 Giao tiếp với từng người một cách phù hợp có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ họ “đồng hành” cùng bạn.

Phân loại stakeholder

Stakeholder được chia thành nhiều loại và mỗi loại đều có những đóng góp riêng biệt trong hoạt động kinh doanh. Hiểu và phân loại stakeholder một cách chính xác là điều vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Việc thiết lập và duy trì mối quan hệ tích cực với họ chính là chìa khóa để bạn đạt được mục tiêu tổng thể. Vì lẽ đó, cách bạn hiểu và phân loại stakeholder sẽ tác động rất lớn đến sự thành bại của dự án hoặc hoạt động của doanh nghiệp.

Internal Stakeholders (Stakeholder nội bộ)

Đây là những người hoặc nhóm người trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, có mối quan tâm trực tiếp đến sự thành công của dự án hoặc tổ chức. Họ chịu ảnh hưởng bởi thành bại của dự án và thường tham gia trực tiếp vào dự án hoặc được thuê bởi tổ chức quản lý dự án. Vai trò của họ là quyết định, thiết lập mục tiêu và tạo ra nền tảng cho sự phát triển của tổ chức. Họ bao gồm:

• Nhân viên: Họ là nguồn lực quan trọng trong bất cứ dự án nào và thành công của các cá nhân, tổ chức phụ thuộc rất lớn vào họ.
• Người quản lý: Là những người đưa ra những quyết quan trọng, định hướng chiến lược và hướng đi của tổ chức.
• Cổ đông: Là những người đầu tư tài chính vào công ty và mong đợi thu được lợi nhuận từ sự đầu tư này.

External Stakeholders (Stakeholder bên ngoài)

External stakeholder là gì? Hiểu một cách đơn giản, họ là những người không tham gia trực tiếp vào hoạt động hàng ngày của tổ chức nhưng lại có ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của dự án. Họ gồm có:

• Khách hàng: Sự hài lòng của họ là yếu tố quyết định việc duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp: Là những người cung cấp tài nguyên, vật liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn.
• Các cơ quan chính phủ: Là những đơn vị thiết lập nên luật lệ và quy định cho các hoạt động của tổ chức.
• Cộng đồng địa phương: Các doanh nghiệp sẽ gây nên những ảnh hưởng nhất định đến cộng đồng và môi trường nói chung. Người dân sống xung quanh các cơ sở sản xuất chính cũng bị ảnh hưởng và vì lẽ đó họ cũng trở thành Stakeholder. Việc có những hoạt động, giải pháp tương tác tích cực với cộng đồng địa phương có thể góp phần xây dựng và phát triển danh tiếng của tổ chức, doanh nghiệp.

Lí do cần quản lý stakeholders là gì?

Quản lý stakeholders là một phần quan trọng trong quá trình quản lý dự án và quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là bốn lý do tại sao chúng ta cần chăm sóc và quản lý các stakeholders một cách nghiêm túc và cẩn thận:

Sức ảnh hưởng của stakeholders

Như đã nói ở phần stakeholder là gì, họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công hoặc thất bại của dự án hoặc doanh nghiệp. Quyết định của họ có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến hướng đi của dự án. Do đó, bạn cần nghiêm túc lên phương án quản lý các stakeholders để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Xác định stakeholders quan trọng

Quản lý stakeholders giúp bạn xác định ai là stakeholders quan trọng nhất. Đây là những người có khả năng định đoạt xem dự án có thể thực hiện thành công hay không. Bằng việc hiểu rõ những người này và đáp ứng yêu cầu của họ, bạn có thể thu được sự ủng hộ quan trọng cho dự án.

Giảm thiểu rủi ro

Việc quản lý stakeholders giúp bạn dự đoán và đối phó với các rủi ro tiềm tàng. Điều này bao gồm việc xác định và giải quyết các mối quan ngại hoặc sự phản đối từ phía stakeholders. Việc dự phòng và lên phương án đối phó với những thách thức này có thể góp phần giảm thiểu rủi ro cho dự án.

Sự hài lòng của stakeholders

 Một trong những mục tiêu chính của dự án là đảm bảo sự hài lòng của các stakeholders. Khi họ hài lòng với kết quả và quá trình thực hiện dự án, nó có thể tạo nên sự ủng hộ và lòng trung thành cực kỳ lớn đối với tổ chức, doanh nghiệp, điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với thành công của dự án.

Như vậy, việc quản lý stakeholders không chỉ đảm bảo sự hài lòng của họ mà còn giúp bạn tối ưu hóa các cơ hội và giảm thiểu rủi ro liên quan đến dự án hoặc hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ, đáp ứng và tạo mối quan hệ tốt với các stakeholders là một yếu tố quyết định cho sự thành công và phát triển bền vững của dự án hoặc doanh nghiệp.

Cách quản lý stakeholder

Dưới đây là các bước mà bất kỳ người quản lý dự án nào cũng nên tuân theo khi quản lý stakeholder.

Xác định stakeholder

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý các bên liên quan là xác định các bên liên quan cũng như vai trò và lợi ích của họ trong dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan tiềm năng đều có thể tham gia vào dự án và các quyết định của dự án.

Phân tích stakeholder

Đây là lúc bạn sẽ thu thập thông tin và yêu cầu từ các stakeholder là gì. Bạn cũng cần ước tính mức độ tham gia và ảnh hưởng của họ trong dự án để chuẩn bị các chiến lược giao tiếp với các bên liên quan.

Đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng

Việc tạo ra các mục tiêu rõ ràng ở từng giai đoạn trong vòng đời của dự án sẽ giúp đặt ra kỳ vọng ngay từ đầu, để mọi người biết chính xác những gì cần phải làm để thành công. Các bên liên quan cần phải rõ ràng về những gì đã hứa, những gì không và những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Xác định cách giao tiếp với stakeholder

Hãy lập ra một kế hoạch để giao tiếp với stakeholder một cách đơn giản và hiệu quả nhất có thể với lượng thông tin thích hợp vừa đủ. Hãy xem xét tần suất họ muốn nhận thông tin cập nhật và dưới hình thức nào. Chẳng hạn, họ thích email hay gặp mặt trực tiếp. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là thu hút các stakeholder tham gia và hỗ trợ, vì vậy hãy cẩn thận để không làm họ quá tải hoặc lãng phí thời gian của họ!

Thực hiện kế hoạch quản lý stakeholder

Khi bạn đã chuẩn bị xong kế hoạch của mình, bạn có thể bắt đầu thực hiện! Và hãy nhớ rằng, các dự án thường có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Điều này có nghĩa là nhu cầu của stakeholder cũng có thể thay đổi. Vì vậy, hãy xem lại kế hoạch của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng bạn tiếp tục giao tiếp với các bên liên quan có ảnh hưởng nhất, theo cách hiệu quả nhất, trong suốt thời gian thực hiện dự án.

Trên đây là những thông tin về stakeholder là gì và tại sao bạn cần quản lý stakeholder trong các hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. Hãy truy cập vào CareeLink để cập nhật thêm các thuật ngữ thú vị khác nhé.

Trang Đoàn