Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?

Nhân viên đảm trách công việc hành chính nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong mọi công ty. Nếu bạn quan tâm đến việc phát triển các kỹ năng hành chính nhân sự và muốn biết kỹ năng nào là quan trọng nhất đối với sự nghiệp, hãy cùng tìm câu trả lời sau đây nhé.

Quản lý thời gian

Đầu tiên, kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố tối cần thiết. Bạn phải xuất sắc trong việc quản lý thời gian của mình vì bạn có hàng tá nhiệm vụ phải hoàn thành mỗi ngày.

Bạn cần xác định công việc nào là khẩn cấp và ước tính chính xác thời gian cho mỗi việc. Đồng thời bạn cũng nên sắp xếp thời gian để có thể hoàn thành nhiệm vụ thường ngày đồng thời linh hoạt giải quyết công việc đột xuất.

Nhân viên hành chính nhân sự cũng thường chịu trách nhiệm quản lý thời gian của những người khác. Chẳng hạn như bạn phải sắp xếp các cuộc họp hoặc lập kế hoạch cho các sự kiện, nếu không mọi thứ sẽ rơi vào tình trạng rối loạn.

Kỹ năng tổ chức

Tổ chức đi đôi với quản lý thời gian. Nếu không có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, bạn sẽ khó quản lý tốt thời gian của mình. Kỹ năng tổ chức áp dụng cho công việc hành chính nhân sự theo nhiều cách khác nhau. Là một nhân viên hành chính nhân sự, bạn có thể sẽ phụ trách việc sắp xếp các hạng mục như thủ tục giấy tờ, văn phòng phẩm, thiết bị điện tử… Bạn cũng có thể phải quản lý các mục kỹ thuật số, chẳng hạn như e-mail, tài liệu… Có khả năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp mọi người trong công ty thực hiện công việc của họ một cách suôn sẻ.

Đưa ra quyết định

Trung bình, một nhân viên hành chính nhân sự phải đưa ra nhiều quyết định hơn so với đồng nghiệp của họ ở bộ phận khác. Các quyết định liên quan đến thăng chức, đào tạo, tuyển dụng, nghỉ việc… phải được thực hiện hàng ngày. Vì vậy, bạn phải có khả năng đưa ra quyết định với nguồn thông tin (đôi khi là hạn chế) về các vấn đề trên.

Chú ý đến chi tiết

Là một nhân viên hành chính nhân sự, bạn cần cố gắng ngăn chặn một số vấn đề nhất định trước khi chúng xảy ra. Cách tốt nhất để làm điều này là chú ý đến từng chi tiết nhỏ.

Kiểm tra kỹ các tài liệu, hóa đơn, biên nhận, chi tiết sự kiện, địa chỉ gửi thư và các thông tin quan trọng khác sẽ giúp bạn không gặp rắc rối sau này.

Để ý kỹ đến từng chi tiết cũng giúp bạn chứng tỏ sự đáng tin cậy. Nếu bạn là người định hướng chi tiết, cấp trên sẽ tin tưởng giao phó nhiệm vụ cho bạn. Họ cũng không cần phải theo dõi bạn một cách sát sao.

Tương tự, khách hàng và đối tác kinh doanh cũng đánh giá cao sự chú ý đến từng chi tiết, vì nó phản ánh tốt về toàn bộ công ty. Khi tất cả các chi tiết nhỏ được quan tâm đúng mức, doanh nghiệp của bạn sẽ được đánh giá là cẩn trọng và tập trung vào việc cung cấp dịch vụ tốt nhất.

Khả năng thích ứng

Nơi làm việc không bao giờ có thể giữ nguyên mãi mãi, và do đó, sự thay đổi phải được quản lý, dự đoán và chuyển đổi.

Điều này có nghĩa là nhân viên hành chính nhân sự phải được chuẩn bị để thay đổi hoàn toàn hệ thống cấp bậc, văn hóa làm việc và phong cách tuyển dụng… để giữ môi trường làm việc luôn năng động.

Bên cạnh đó, công việc hành chính nhân sự cũng đòi hỏi bạn phải sử dụng công nghệ hàng ngày, và như bạn đã biết, công nghệ đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Bạn phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi này bằng cách liên tục cập nhật và học cách sử dụng phần mềm và thiết bị mới.

Trí tuệ cảm xúc

Đảm trách công việc hành chính nhân sự, bạn sẽ thường xuyên tương tác với nhiều người trong và ngoài công ty, từ nhà quản lý đến những người khác như lao công hoặc người vận chuyển thư.

Giao tiếp với nhiều người đòi hỏi trí tuệ cảm xúc và kỹ năng tương tác giữa các cá nhân. Bạn phải chứng minh rằng bạn có những kỹ năng cần thiết để hiểu và làm việc với nhiều đồng nghiệp ở các vị trí khác nhau.

Giao tiếp bằng lời nói

Cuối cùng nhưng rất quan trọng trong hầu hết các công việc, đặc biệt là hành chính nhân sự là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói.

Kỹ năng giao tiếp của nhân viên hành chính nhân sự là chìa khóa giúp họ truyền đạt thông tin bên trong và bên ngoài công ty cũng như duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Bạn phải có khả năng nói và viết rõ ràng, theo cách mà người khác dễ hiểu nhất.

Nếu bạn bị hiểu lầm hoặc không đáng tin cậy, nó sẽ gây ra hiểu lầm và nhiều sự cố đáng tiếc. Vì vậy, bạn phải học cách nói chuyện thẳng thắn, không úp mở và mang tính thuyết phục, trong khi vẫn lịch sự và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm công việc hành chính nhân sự, hãy đưa ra các ví dụ cụ thể về các kỹ năng trên đây trong CV, giải thích sâu hơn trong thư xin việc của bạn và sẵn sàng thảo luận về chúng trong cuộc phỏng vấn, bạn sẽ nâng cao cơ hội được tuyển dụng.

Huỳnh Trâm