Có thể bạn đã biết danh sách các việc cần làm (to do list) là công cụ tuyệt vời giúp nâng cao năng suất làm việc. Thế nhưng, nhiều người vô tình phạm phải sai lầm làm hạn chế tính hiệu quả chung của “to do list” và điều này thậm chí có thể cản trở tiềm năng của họ.
Dưới đây là một số lỗi phổ biến liên quan đến việc tạo danh sách các việc cần làm và cách khắc phục mà bạn có thể áp dụng nếu gặp phải.
Chuyển đổi giữa các phương pháp lập danh sách
Khi suy nghĩ về cách viết danh sách việc cần làm, bạn có thể lựa chọn sử dụng giấy bút hoặc điện thoại, laptop. Tuy nhiên, một số người không thể quyết định được nên sử dụng công cụ nào. Họ sử dụng giấy bút trong một vài ngày, sau đó lại tải xuống một ứng dụng tạo “to do list” vào điện thoại thông minh. Việc liên tục chuyển đổi sẽ phá vỡ năng suất của bạn bởi bạn không thể tạo ra được thói quen hiệu quả.
Hãy sử dụng một cách tạo “to do list” trong ít nhất một tuần. Trong thời gian đó, hãy viết ra tất cả ưu và nhược điểm bạn nhận thấy. Sau đó, lặp lại quy trình với các tùy chọn khác. Điều này sẽ giúp bạn có sự so sánh chính xác giữa các công cụ và chọn được cách tạo danh sách phù hợp nhất.
Tạo danh sách vào đầu mỗi ngày làm việc
Đây là một lỗi rất phổ biến có thể tạo ra tác dụng ngược, bởi nó khiến bạn khó chịu khi bắt đầu ngày mới với một phiên động não căng thẳng và đây là nguyên nhân dẫn đến việc đưa ra các thứ tự ưu tiên không hiệu quả.
Những người có kinh nghiệm với "to do list" khuyên rằng nên dành một ít thời gian vào cuối ngày làm việc để lên danh sách việc cần làm cho ngày tiếp theo. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, bạn cũng sẽ giảm bớt suy nghĩ về các nhiệm vụ sau khi đã rời khỏi văn phòng.
Liệt kê các nhiệm vụ mơ hồ
Khi viết ra các mục trong danh sách việc cần làm, bạn nên tránh sự mơ hồ và khó hiểu. Thay vì đưa ra một ý tưởng không rõ ràng như “Làm việc với bài thuyết trình”, hãy diễn đạt theo cách cụ thể hơn “Viết dàn ý về bài thuyết trình cho khách hàng X”. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có động lực để bắt tay vào việc bởi không phải lăn tăn nghĩ ngợi nhiệm vụ đó có nghĩa là gì.
Không ước tính thời gian
Một lỗi phổ biến khác khi tạo danh sách việc cần làm là không đưa ra thời hạn hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ. Sai lầm này có thể khiến bạn tạo ra “to do list” với số lượng các công việc nhiều hơn mức mà bạn có thể giải quyết. Khi không hoàn thành được kế hoạch, bạn sẽ có xu hướng chán nản và giảm năng suất làm việc.
Do đó, khi đưa ra bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn cần có ước tính sơ bộ về thời gian thực hiện. Để đưa ra được khoảng thời gian hợp lý, hãy theo dõi một tuần làm việc thông thường và xem bạn đã mất bao lâu để hoàn thành từng loại nhiệm vụ khác nhau. Sau đó, áp dụng khoảng thời gian này vào “to do list”. Nếu thường xuyên làm điều này, bạn sẽ dự đoán những gì thực sự có thể được thực hiện mỗi ngày và kiểm soát thời gian của mình tốt hơn.
Danh sách đã sẵn sàng nhưng không biết bắt đầu từ đâu
Bắt đầu với một nhiệm vụ ngẫu nhiên nào đó có thể làm tăng nguy cơ đa nhiệm cả ngày. Cứ “nhảy” từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác - bởi vì bạn không thể quyết định bắt đầu từ đâu - là một hành động thiếu sáng suốt.
Lời khuyên từ rất nhiều nhà lãnh đạo trên toàn thế giới là bắt đầu ngày mới với công việc quan trọng nhất và không thể trì hoãn trong “to do list” của bạn. Điều này có hiệu quả bởi vì sau khi hoàn thành nhiệm vụ khó nhằn đầu tiên, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn về bản thân và có động lực hơn để thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.
Trên đây là 5 điều không nên làm để đảm bảo bạn sử dụng danh sách việc cần làm một cách dễ dàng và hiệu quả. Có lẽ không phải tất cả các mẹo này sẽ phù hợp với bạn và có thể bạn có những lời khuyên khác hữu ích không kém. Nếu vậy, hãy cùng chia sẻ với CareerLink nhé. Càng có nhiều chia sẻ hữu ích, chúng ta có nhiều khả năng sẽ loại bỏ được những phiền phức để đạt được năng suất công việc cao hơn.
Huỳnh Trâm
Góc kỹ năng - Cẩm nang khác
- Thiết kế cơ sở tiếng Anh là gì và các thuật ngữ cần biết?
- AIFTA là gì, các lĩnh vực hợp tác và kết quả đạt được?
- 4 thử thách khi phân tích dữ liệu Marketing và cách xử lý
- 7 ngôn ngữ hình thể không thể thiếu khi chăm sóc khách hàng
- 8 kỹ năng trả lời câu hỏi hiệu quả và thuyết phục
- 8 kỹ năng đàm phán thương lượng cần thiết trong kinh doanh
- Ngành chăm sóc sức khỏe đòi hỏi các kỹ năng mềm nào?
- Các câu hỏi phỏng vấn về thái độ bạn dễ gặp nhất
- Sử dụng thời gian hợp lý khi làm việc tại nhà
- 7 cách tối ưu hóa hiệu quả cho người lần đầu làm việc từ xa
- 8 bí quyết tự tạo động lực khi làm việc tại nhà
- 6 câu hỏi phỏng vấn xin việc bạn có thể gặp trong mùa Covid
- 7 mẹo làm việc tại nhà online dành cho nhân viên kinh doanh
- Giao tiếp qua email, thế nào là chuyên nghiệp?
- Thiếu tập trung khi làm việc tại nhà, nên làm gì?
- Nâng cao trách nhiệm của bản thân khi làm việc tại nhà
- 9 thói quen của người có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
- Tạo không khí hài hước vui nhộn cho bài thuyết trình đúng cách
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng bằng các từ khóa đắt giá
- Lí do kiên trì nhẫn nại quan trọng với nhân viên kinh doanh
- Tip phỏng vấn: 8 “không” để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng
- “Điểm danh” các kỹ năng thiết yếu cho công việc lễ tân
- Thế nào là lắng nghe khách hàng hiệu quả?
- “Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?” và cách trả lời chuẩn
- 5 kiểu khách hàng khó tính và lời khuyên khi ứng xử
- Tìm hiểu về cách trả lời câu hỏi “Sở thích của bạn là gì?”
- Nghỉ phép tiếng Anh là gì? Cách xin nghỉ phép chuẩn
- Sales Representative là gì? Tìm hiểu cụ thể về công việc Sales Representative
- Nghề nghiệp là gì? Vai trò của định hướng nghề nghiệp
- Cống hiến là gì? 4 dấu hiệu của nhân viên có tinh thần cống hiến
- Tự học là gì? Các phương pháp tự học hiệu quả
- Trình bày kỹ năng nghề nghiệp khi tìm việc thế nào cho thú vị?
- LinkedIn là gì? Mẹo tạo hồ sơ ghi điểm nhà tuyển dụng
- Ngoại thương là gì? Học Ngoại thương ra trường làm gì?
- Trách nhiệm là gì? Làm gì để trở thành người có trách nhiệm?
- 8 mục tiêu phát triển nghề nghiệp trong năm 2021
- Công văn tiếng Anh là gì? Các yêu cầu trong soạn thảo công văn tiếng Anh
- Credential là gì? Cách thể hiện chuyên nghiệp trong CV
- Để làm tốt công việc hành chính nhân sự, bạn cần kỹ năng nào?
- Support là gì? Tìm hiểu về công việc support và các vấn đề liên quan
- Gợi ý hay để trả lời câu hỏi “Điểm mạnh của bạn là gì?”
- All rights reserved là gì? Hiểu đúng để bảo vệ bản quyền sáng tạo của bạn
- Trình độ chuyên môn là gì? Cách trình bày trên CV hiệu quả
- Bộc trực là gì? 6 biểu hiện của người có tính bộc trực
- Nhất quán là gì? Vì sao nhất quán là yếu tố giúp bạn thành công?
- Làm ca xoay là gì? Điều cơ bản bạn cần biết về ca xoay và ca gãy
- Kỹ năng tư duy logic: tầm quan trọng và 4 cách để rèn luyện
- HTKK là gì? Hướng dẫn cách tải và sử dụng phần mềm HTKK
- Người lãnh đạo là gì? 10 yếu tố hình thành nên người lãnh đạo tuyệt vời
- Sở trường là gì? Cách trả lời ghi điểm khi được hỏi về sở trường
- Lạc quan là gì? 5 cách để trở nên lạc quan hơn trong công việc
- Sắp xếp công việc hiệu quả: đặc điểm và cách thể hiện khi tìm việc
- Tư duy phản biện là gì và dấu hiệu của người có tư duy phản biện?
- Tỉ mỉ, cẩn thận: tầm quan trọng và cách cải thiện hiệu quả
- Best regards là gì? Cách sử dụng Best regards và các lời chào kết thúc email khác
- “Mẹo” nêu ưu nhược điểm của bản thân thuyết phục nhà tuyển dụng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản – những điều cần biết để trở nên chuyên nghiệp
- Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
- Cách phát triển bản thân hiệu quả để có một năm mới thành công
- Dự đoán công danh sự nghiệp của 12 chòm sao trong năm 2020
- Vì sao bạn nên cải thiện kỹ năng quản lý thời gian?
- 9 lỗi khiến email công việc của bạn kém hiệu quả
- 6 điều cần tránh nếu muốn nổi bật trong công việc mới
- 5 lí do bạn không phát huy hết tiềm năng trong công việc
- 6 kỹ năng viết email công việc ai cũng cần biết
- Kỹ năng giao tiếp với khách hàng: 7 cách để cải thiện
- Nghệ thuật thuyết phục không làm người nghe khó chịu
- 6 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp nhân viên sale nhất định phải biết
- Vì sao bạn nên “rèn” kỹ năng nói trước đám đông ngay hôm nay?
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: bạn có phải là người thành thạo?
- 8 lợi ích khi tạo danh sách các việc cần làm
- Người có kỹ năng thuyết phục vượt trội sở hữu đặc điểm nào ?
- 6 kiểu người nên cân nhắc khi chọn làm “người tham khảo”
- 7 điều nên biết trước khi làm việc tại startup
- 5 bí quyết vượt qua nỗi lo khi bắt đầu công việc mới
- 6 hành động đẹp cần có trong ngày làm việc cuối cùng
- 5 nỗi sợ trong công việc bất cứ ai cũng cần vượt qua
- 6 mẹo quản lý thời gian dành cho nữ nhân viên bận rộn
- Mẹo giữ năng suất trong những ngày đầu làm việc sau kỳ nghỉ
- 7 điều khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp khi tìm việc
- 5 lí do nên ngừng so sánh công việc của mình với người khác
- Mẹo tìm kiếm công việc cho người hướng nội
- 6 điều nên làm nếu bạn “ghét” công việc mới
- Nhóm máu nói lên điều gì về tính cách và nghề nghiệp của bạn?
- Cần làm gì trong 6 tháng đầu ở công việc mới?
- Bí quyết lựa chọn khi nhận được hai công việc cùng lúc
- Tự quảng bá bản thân để thăng tiến trong sự nghiệp
- 3 điều cần nhớ khi cảm thấy “đuối” với công việc mới
- Từ chối nhận thêm việc thế nào để tránh mất lòng sếp?
- 5 điều cần nghĩ đến trước khi “đòi” tăng lương
- Administrative staff là gì và con đường phát triển sự nghiệp
- 8 tuyệt chiêu tạo thiện cảm trong giao tiếp
- 6 Cách Tạo Dựng Tác Phong Chuyên Nghiệp Trong Công Việc
- [Lời Khuyên] 6 Giai Đoạn Phát Triển Sự Nghiệp Của Bản Thân
- Làm sao để bớt căng thẳng trong công việc và cuộc sống?
- Bạn nên làm gì trong ngày đầu tiên nhận việc?
- Thuyên chuyển công tác người lao động – những kiến thức cần biết
- Những bí quyết giúp bạn chinh phục "party công sở"
- Vượt qua đồng nghiệp trong môi trường công việc cạnh tranh khốc liệt
- Những cú sốc dành cho lính mới công sở
- 6 lời khuyên khi bạn bắt đầu đào tạo nhân viên mới
- 4 tố chất tỷ phú Warren Buffett trông đợi ở một người lãnh đạo
- 7 cách đơn giản biến những ngày nghỉ thành cơ hội phát triển sự nghiệp
- Tạo dấu ấn với nhà tuyển dụng bằng thư cảm ơn
- 5 đặc điểm của một ứng viên ấn tượng
- [Infographic] Bạn đã sẵn sàng tìm kiếm và giữ chân nhân viên xuất sắc
- Thói quen của những người thành công sau giờ làm việc
- Luyện kỹ năng thuyết trình một cách dễ dàng nhất
- Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo (Phần 1)
- Hướng dẫn cách lập thời gian biểu cá nhân hiệu quả
- 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng đàm phán
- Hướng dẫn cách lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới
- 3 trường hợp “thương hiệu cá nhân” gây ảnh hưởng xấu đến sự nghiệp
- Tư duy tích cực – chìa khoá của thành công
- 5 cách để rèn luyện kỹ năng ra quyết định
- 4 kĩ năng làm việc thiết yếu bạn không được dạy trong trường đại học
- Làm thế nào để thành công trong tuần đầu tiên của công việc mới?
- Rèn luyện kỹ năng học và tự học hiệu quả
- Làm việc nhóm hiệu quả và 8 kỹ năng không thể thiếu
- Chăm sóc khách hàng là gì và tiêu chí của nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Kỹ năng giải quyết xung đột trong môi trường công sở
- Giao tiếp trong kinh doanh – 10 điều bạn nên làm để trở nên giỏi hơn
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 2)
- 21 bí quyết để được thăng tiến trong công việc (Phần 1)